Sistema de Gestão de Qualidade: como implementar um SGQ na sua distribuidora

Uma das principais preocupações nas empresas na área da saúde é garantir que o sistema de gestão da qualidade esteja redondo, em pleno funcionamento. O controle deve ser em cima de todos os produtos para garantir a satisfação dos clientes.

Vamos tratar um pouco melhor essa temática abaixo. Confira!

O que é um Sistema de Gestão de Qualidade

O SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade é considerado uma estratégia para orientar, administrar e conscientizar todas as áreas da empresa em torno de seus processos e demandas para garantir a eficácia da realização das atividades.

Por isso, o sistema envolve todos os processos da organização e inclui as estruturas documentais dos produtos e serviços oferecidos. Uma atenção especial é orientada para a área da saúde, pois envolve a segurança dos consumidores, então deve-se minimizar ao máximo os riscos de falhas.

Etapas do Sistema de Gestão da Qualidade

É de suma importância que as empresas de saúde estejam atentas à etapas da produção dos seus itens que envolvem o sistema de gestão e controle da qualidade.

Para isso, é necessário garantir o controle das etapas, realizando testes e certificando sua eficiência e eficácia.

Dentre as etapas que são envolvidas nesses processos, podemos citar:

– Qualificação e certificação da cadeia de fornecimento;
– Entrada das matérias-primas, materiais para embalagens primários e secundários na unidade fabril;
– Amostragem e análise;
– Análise pelo controle de qualidade;
– Retenção de materiais no estoque/almoxarifado;
– Ordem de produção;
– Separação dos materiais;
– Liberação de área para produção de medicamentos;
– Produção do medicamento;
– Controles em processo;
– Análises laboratoriais dos produtos semiacabados/granel;
– Análise e disposição dos produtos pelo controle de qualidade físico-químico e microbiológico;
– Fechamento da ordem de produção pela garantia da qualidade;
– Disposição do material em sistema ou processo decisório pelas áreas de controle e garantia da qualidade.

Mesmo depois de embalar todos os produtos, o controle dos itens ainda deve continuar, seguindo esses tópicos:

– Estudos de estabilidade;
– Armazenamento (como local, validade, temperatura);
– Distribuição;
– Validação do transporte;
– Satisfação do consumidor final;
– Atendimento do consumidor;
– Investigação e tratamento de reclamações técnicas e comerciais.

Podemos perceber que são muitas as etapas que o Sistema de Gestão da Qualidade do produto está inserido e por isso é fundamental envolver todos os setores, para que também estejam engajados e comprometidos com as responsabilidades por serem muito complexas.

Como funciona o Sistema de Gestão da Qualidade

O Sistema de Gestão da Qualidade – SGQ funciona implementando a padronização de documentos, atividades e processos conforme a série de normas presentes na ISO (Organização Internacional de Normalização).

Por isso, as áreas responsáveis por essa implementação buscam preparar as empresas para tirarem a certificação ISO 9001:2008, reconhecendo a garantia da qualidade diante do mercado e de seus clientes.

Com a certificação ISO 9001:2008 a empresa garante a redução de expressivas falhas, tais como não conformidade dos serviços ou produtos oferecidos. Assim, ganha preferência do mercado. Empresas que contêm o selo de qualidade ajudam seus clientes a:

– Aumentar a competitividade;
– Obter mais credibilidade;
– Padronizar atividades;
– Otimizar processos;
– Melhorar a qualidade de produtos/serviços oferecidos.

Entendendo as documentações

O objetivo do Sistema de Gestão da Qualidade – SGQ é que tudo seja documentado, e, dessa forma, os documentos gerados devem possuir um controle preciso. Para isso, há diretrizes para que a gestão documental seja realizada corretamente e implementada da melhor forma possível.

Veja exemplos de documentos que são constatados:

– Diretrizes de qualidade;
– Manual da qualidade;
– Procedimento operacional padrão (POP);
– Ordem de produção / Ficha de produção;
– Plano mestre de validação (PMV ou VMP – Validation master plan);
– Protocolos e relatórios de validação e qualificação;
– Relatórios de auto-inspeções.

Esses documentos que impactam na gestão dos produtos devem possuir controles específicos, tais como:

– Codificação;
– Versão;
– Histórico;
– Treinamento;
– Controle de cópias;
– Validade dos documentos.

Nesse caso, é possível contar com um software para gestão, visando garantir a máxima eficiência perante todos os processos e também garantindo o cumprimento das normas regulatórias.

No Brasil, por exemplo, a Anvisa – Agência Nacional de Vigilância Sanitária é quem fiscaliza o cumprimento dos requisitos legais vigentes, como no caso da autorização para a produção de medicamentos concedido apenas às empresas que apresentam o certificado de Boas Práticas de Fabricação.

Otimização dos processos

É inevitável pensar em uma gestão eficiente, garantindo a padronização de processos, para melhorar a produtividade da empresa.

Por isso, sua empresa precisa ter em mente que os seus processos têm de ser claros, os profissionais com conhecimento preciso, para ter vantagem competitiva no mercado.

Também é fundamental observar atentamente as falhas nos processos e agir de maneira imediata, aplicando as melhorias sempre que possível. Dessa forma, é importante usar indicadores e medir os resultados dos processos, controlando de forma eficaz e reduzindo riscos para resultados mais expressivos, como redução de custos e aumento de produtividade.

Como utilizar o programa 5S nos processos

O programa 5S faz muita diferença nos processos das empresas e é fundamental sua implantação dentro de um Sistema de Gestão da Qualidade, pois tem como objetivo melhorar a eficiência, promovendo um efeito positivo na qualidade do ambiente dos funcionários.

A filosofia considera cinco passos sistemáticos para uma gestão de processos na área da saúde de forma mais eficiente, desde o uso de materiais, sua ordenação, o cuidado com a saúde e segurança, até a limpeza dos ambientes de trabalho.

Dessa forma, é possível evitar problemas a aplicar melhorias contínuas, garantindo a organização, a segurança, a padronização e as melhorias dos processos.

– 1º S – Seiri: Senso de Utilização e Descarte, buscando utilizar apenas o que é necessário;
– 2º S – Seiton: Senso de Arrumação e Ordenação, para facilitar a identificação dos produtos;
– 3º S – Seiso: Senso de Limpeza, cuidando da preservação dos ambientes;
– 4º S – Seiketsu: Senso de Saúde e Higiene, mantendo um ambiente de trabalho favorável à saúde e higiene;
– 5º S – Shitsuke: Senso de Autodisciplina, fazendo das atitudes um hábito.

São muitas as formas de garantir a eficiência da implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade – SGQ. Siga nossas dicas e obtenha resultados melhores para a sua empresa!