ISO 9001:2000 – O que treinamento tem a ver com redução do volume de documentos?

Uma equipe com processos de armazenamento de documentos bem definidos economiza tempo e garante maior produtividade. Programas de treinamento são indispensáveis para garantir esses benefícios, como pode ser visto a partir da ISO 9001:2000.

Pense em uma instituição que, diariamente, trabalha com documentos de diversos tipos. Um escritório de advocacia, por exemplo. Ou então, uma empresa da área da saúde, que tem em mãos diversos exames e prontuários de pacientes.

Para empreendimentos assim, a organização interna é fundamental no bom andamento do trabalho. Não somente na esfera física, mas principalmente com relação à existência de processos que são seguidos pelos colaboradores. De forma a generalizar um esquema prático de disposição de documentos que seja seguido por todos.

Em ocasiões como estas, o envolvimento total da equipe é indispensável para reduzir dados armazenados. Obviamente, o arquivamento dessas informações é importante, ainda que não sejam mais úteis para a rotina diária da empresa. Porém, um gerenciamento eficiente do acervo facilita as etapas e desempenham papel primordial neste quesito.

O que o treinamento tem a ver com o volume de documentos, segundo a ISO 9001:2000?

Basicamente, tudo! A segurança na eficácia do desempenho somente é possível através de parâmetros que se adaptam a todos. Em outras palavras, um treino. A ISO 9001:2000, de modo especial, tem regras que envolvem o controle de informação documentada. Empresas que desejam seguir a norma internacional precisam seguir essas considerações.

São elas:

a) distribuição, acesso, recuperação e uso;

b) armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;

c) controle de alterações (por exemplo, controle de versão);

d) retenção e disposição.

Tendo como base essa nova versão, elencamos as formas mais comuns e eficazes de controlar ou reduzir o volume de documentos organizacionais. Veja:

Invista em treinamento de pessoal

O treinamento é importante e indispensável para garantir que tudo funcione da forma mais natural e prática. Como você sabe, alguns softwares podem ser adaptados de acordo com as necessidades de cada cliente.

A criação de campos personalizados, por exemplo, é uma maneira simples e rápida de aprimorar a execução das atividades profissionais. Ao mesmo tempo, se não existe um padrão adotado por todos os colaboradores, a organização sai perdendo.

Seminários e cursos de reciclagem são, portanto, medidas essenciais para otimizar a rotina da equipe. Aulas práticas e teóricas sobre temas como análise de processos, audição de qualidade e organização do fluxo de trabalho são ótimas maneiras de mantê-la engajada. Incitando, ainda, o melhor uso do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

Comunique-se com seu time

Estabelecer um bom canal de comunicação entre os colaboradores é parte integrante de qualquer projeto. Nesse caso, não pode ser diferente. Uma vez que a implementação e a manutenção de um SGQ transforma a rotina de qualquer pessoa dentro do ambiente corporativo. É preciso estabelecer diálogos que envolvam desde o gerenciamento de riscos e as responsabilidades do gestor, até o fornecimento de feedback por parte dos envolvidos.

Segundo este guia prático sobre a implementação de um SGQ, “a comunicação é um processo de mão dupla: estabelecer uma ação para gerar uma reação.” Com base nessa ideia, os autores definem três grupos distintos com os quais um gestor deve dialogar:

Pessoas que têm contato direto com o processo

Exige uma comunicação direta sobre o andamento do projeto, registros sobre reuniões, novidades e funções envolvidas no trabalho de implementação. Para esse grupo, o feedback é importante, pois identifica e resolve problemas assim que eles surgem.

Gestores empresariais

São pessoas que precisam estar convencidas acerca da necessidade de aplicação do SGQ. A comunicação para este nicho exige um histórico dos progressos alcançados. O feedback deve ser feito de forma a encorajar novas ações.

Colaboradores em geral

Como nem todas as pessoas deste grupo têm envolvimento direto com o SGQ, é primordial mantê-las a par do andamento do processo, além dos benefícios oferecidos. Por outro lado, boa parte do trabalho de alimentação dos documentos é feita por esses colaboradores. Assim, eles precisam conhecer a importância da cooperação de cada um para o amplo funcionamento da ferramenta.

Crie campos de controle

Um dos modos de facilitar a organização de documentos, conforme as especificações da ISO 9001:2000, é criar campos personalizados para arquivos internos e externos.

A dica é seguir à risca os regulamentos e gerar campos da seguinte ordem: distribuição, acesso, recuperação, uso, armazenamento, preservação, controle de alterações, retenção e disposição. Isso evita que documentos desnecessários sejam criados. Lembre-se de que menos é mais, especialmente em se tratando de um grande volume de informações.

Identifique áreas de melhoria

Há setores empresariais que demandam melhorias constantes. Antecipe-se aos problemas que podem surgir e identifique quais são, antes de pensar em soluções práticas.

O padrão ISO 9001:2000 é enfático quanto ao planejamento para o sistema, seus recursos e processos, além da avaliação de desempenho. Em parte, envolve uma visão mais geral sobre os pontos que podem causar problemas no futuro e o que pode ser feito para evitar que estes ocorram.

Estabeleça objetivos de melhoria, busque soluções e registre quaisquer ações tomadas para este aprimoramento.

Utilize um software especializado

Abrace a tecnologia e adote um software de gestão da qualidade para facilitar o controle dos documentos. Programas especializados são eficientes e, sem dúvidas, podem ser a maneira mais prática de atender às normas da ISO 9001:2000.

Se você trabalhar com a dica anterior, sobre a criação de campos de controle, é possível evidenciar o atendimento ao requisito 7.5.3.2 através de uma auditoria. O uso de um software também elimina a necessidade de diversos documentos, automatizando o registro e a organização de dados importantes para a empresa.

Um gestor que mantém informações documentadas com a ajuda de programas de gestão é mais produtivo. Já que não perde tempo com tarefas corriqueiras – porém, necessárias -, que passam a ser assumidas como responsabilidade.

A melhoria continuada através de treinamentos e atualizações colabora para a redução do volume de documentos organizacionais. Para saber mais, visite outros posts em nosso blog!