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Lista Mestra: como usá-la para gerir documentos obsoletos na distribuidora?

A lista mestra é uma ferramenta que facilita o controle, a administração e a consulta de documentos gerados, a fim de cumprir atividades organizacionais.

Apesar de não ser uma exigência direta da medida regulatória ISO 9001, este é um dos método mais adequados para assegurar a boa gestão.

A ISO 9001 determina que as empresas devem ter controle sobre todos os documentos, mantendo evidências reais de todas as ações do Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ). Seu objetivo é garantir que todos os dados disponíveis estejam em pleno funcionamento, com versões atualizadas e pertinentes. Evitando, dessa forma, cair em não conformidade de auditorias.

De modo simplificado, podemos dizer que a lista mestra é utilizado para melhorar a gestão de documentos obsoletos. Nela, devem estar contidos itens como:

– Código;

– Nome do responsável;

– Título do documento;

– Número de revisões feitas;

– Data da última revisão;

– Nome do revisor.

Apesar de parecer algo simples e que poderia ser resolvido manualmente – ou mesmo, numa tabela de Excel -, na prática, não é bem assim. Toda instituição conta com um volume imenso de documentos expedidos e alterados diariamente. Ter a lista mestra à moda antiga pode custar horas de serviço de um profissional que poderia estar focado em outra área.

Graças à evolução, hoje é possível contar com ferramentas de automação para realizar tal processo, sem maiores chances de erro. Neste post, ajudaremos você a compreender o que é a lista mestra mais a fundo. Além disso, te indicaremos uma alternativa eficaz para auxiliar na gestão de documentos obsoletos para empresas que atuam no setor da saúde.

O que são documentos obsoletos e como controlá-los com a Lista Mestra?

Primeiramente, é necessário que você entenda o que são documentos obsoletos e quais os problemas podem trazer para a organização, conforme a ISO 9001. Segundo o dicionário online Priberam, a palavra “obsoleto” significa:

“1. Caído em desuso; que já não se usa. = ARCAICO;

2. Que está fora de moda ou não corresponde aos últimos desenvolvimentos técnicos. = ANTIQUADO, ULTRAPASSADO”

Ou seja, são versões antigas e que já não são mais utilizadas da mesma forma. Reflita sobre o seguinte exemplo: inicialmente, uma empresa utilizava o formulário X para cadastro de clientes. Para melhor adequar-se às normas da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), foi identificada a necessidade de agregar novos campos aos modelos. Nesse caso, o primeiro formulário torna-se obsoleto e deixa de ser utilizado.

Apesar de não terem mais uso, é preciso guardar alguns destes documentos para que se possa fazer melhorias contínuas e acompanhar a evolução da qualidade. Como alterações em contratos de serviço: é interessante manter os históricos das mudanças para eventuais necessidades.

Quando se trata de produtos de saúde – geralmente, cirúrgicos -, que podem dar problemas depois de certo tempo de uso, preservar versões de documentos anteriores é essencial a resolução de questões, por exemplo.

Entretanto, é preciso adotar medidas para precaver-se de que documentos obsoletos continuem sendo aplicados. A norma da ISO 9001 recomenda não utilizar os dados que não estejam em vigor. A tarefa é mais difícil do que parece, pois é quase impossível garantir que ninguém faça uso de um formulário antigo – ou que tenha sido baseado em versões desatualizadas.

A melhor forma de evitar que haja o tráfego é criando uma lista mestra automatizada. Por ser rotineira e amplamente objetiva, a inteligência artificial é perfeita para desenvolvê-la. Os riscos de um software falhar na alteração de registros são quase nulos. Os próprios programas são capazes de manter um histórico de edições recentes.

Veja, a seguir, alguns recursos para fazer o controle de documentos obsoletos através da lista mestra. Ela é o núcleo de todo o processo organizacional:

Estabeleça datas periódicas para revisão

Um cronograma de revisões garante que os dados estejam constantemente atualizados. Conforme a necessidade verificada pela instituição sobre os diferentes tipos de documento a serem analisados, será determinada a periodicidade das revisões.

Determine os prazos de validade

Quando se conhece o período de vigência de cada documento, é mais fácil manter todos os profissionais atentos às mudanças e orientados para que busquem as novas versões – de preferência, antes mesmo que as antigas expirem.

Tenha controle sobre as permissões de acesso e edição

O controle de permissões poupa muitos esforços ao rastrear se todos os colaboradores estão fazendo uso das versões corretas. Afinal, se um documento inadequado permanece disponível, a probabilidade de que alguém desavisado possa tomá-lo como atual são altas. Assim, é indicado evitar que tais informações cheguem nas mãos erradas.

Divulgue mudanças relevantes para a equipe

Nada pode ser mais positivo num ambiente organizacional do que uma boa comunicação interna. Quando todos estão constantemente informados sobre detalhes de processos que podem afetar seu trabalho, os erros diminuem de forma considerável. Por isso, toda vez que um documento importante é alterado, todos os envolvidos devem ser notificados. A fim de que estejam cientes e busquem utilizar as versões atualizadas.

Estas são dicas para gerir documentos obsoletos na distribuidora com o uso da lista mestra. Some isso à tecnologia de gestão da qualidade e, certamente, terá os melhores resultados.

Para tanto, queremos convidar você a conhecer o software VIGIX, da Visto Sistemas! Ele foi desenvolvido especialmente para fornecedores da área da saúde, com funcionalidades voltadas para a gestão da qualidade, conforme a ISO 9001.

Através dessa ferramenta, é possível criar a lista mestra e gravar predefinições, de acordo com as necessidades de cada usuário. Trazemos eficiência na listagem – e, o melhor de tudo – com o mínimo risco de erros! Ou seja, dá para fazer uma lista mestra dentro do próprio VIGIX, tudo automatizado e seguro. Assista ao vídeo abaixo para conhecer mais:

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