Como fazer uma auditoria em OPME?

Existem processos essenciais para a gestão de qualquer instituição médica ou hospitalar.

Dentre esses processos está a gestão de recursos, que mantém a empresa em constante crescimento e com cada vez mais rentabilidade.

A auditoria em OPME está entre esses processos que devem integrar a gestão médico-hospitalar de instituições de saúde.

Neste artigo sobre auditoria em OPME, falaremos sobre esse tópico aprofundadamente, explicando suas bases e mostrando um passo a passo para executar de forma excelente.

O que é OPME?

OPME é uma sigla que significa órteses, próteses e materiais especiais para procedimentos médicos. OPME refere-se, portanto, a materiais utilizados no ambiente hospitalar sobretudo para fins terapêuticos, mas também para diagnósticos e cirurgias.

A gestão da OPME é importante porque diz respeito a gastos que comprometem grande parte do setor de saúde. A auditoria hospitalar deve sempre considerar as informações associadas às OPMEs.

Quais as vantagens da auditoria em OPME?

A auditoria em OPME, portanto, faz parte da gestão de qualidade total, realizando análises dos processos, atividades e usos dos materiais OPME na instituição, sempre levantando dados relevantes que ajudam a agir de forma estratégica a nível de gestão.

É essencial dar atenção a esse assunto na auditoria hospitalar, já que ao falar de OPMEs estamos nos referindo a materiais com alto custo e grande utilização no cotidiano das empresas hospitalares.

Conheça, a seguir, três grandes vantagens da auditoria em OPME:

Diminuição de gastos

Os gastos são o maior impacto de OPME’s sentido pelas instituições hospitalares.

Segundo um relatório da IESS (Instituto de Estudos de Saúde Suplementar), o valor desembolsado para compra de OPMEs é muito discrepante no território brasileiro.

Isso significa que os mesmos materiais, comprados em estados diferentes, podem ter preços absurdamente distintos.

Ao fazer uma auditoria especializada em OPME, é possível identificar produtos que estão sendo comprados em excesso e fornecedores que estão cobrando muito caro. O resultado disso é, naturalmente, economia.

Aumento da qualidade

A gestão da OPME influencia na qualidade dos produtos comprados e, por consequência, do serviço de saúde oferecido.

Isso ocorre porque, ao levantar os preços praticados por fornecedores, é possível encontrar aqueles cujo custo-benefício é superior, por vezes entregando qualidade maior por preços mais acessíveis.

Os benefícios alcançarão, inclusive, o processo de auditoria de qualidade, melhorando os índices da empresa.

Melhor gerenciamento

As vantagens da auditoria em OPME também alcançam o gerenciamento de insumos.

Com um controle mais restrito, não será necessário ter espaços muito grandes para armazenar os produtos por longos períodos.

A previsibilidade de uso permitirá uma compra equilibrada, otimizando custos e espaço logístico.

7 passos para realizar uma auditoria OPME

Agora que entendemos todos os detalhes sobre o que é OPME e as vantagens de uma auditoria, podemos partir para questões mais práticas.

A auditoria OPME exige bastante atenção e um dedicado esforço para conquistar resultados realmente satisfatórios.

Não é à toa que existem softwares de gestão especialista para OPMEs. O processo é minucioso e exige atenção.

Mas, não se assuste! Facilitamos o processo de auditoria OPME em sete passos muito simples. Confira:

1. Analisar os contratos com as operadoras de saúde

O primeiro passo da auditoria é efetuar um pente-fino nos contratos junto às operadoras de saúde.

O objetivo é entender em quais casos os OPMEs são cobertos ou não pelas operadoras.

Geralmente, os hospitais acabam assumindo o custo desses produtos como próprios e administrativos, no entanto, há situações onde as OPMEs podem ser reembolsadas pelos convênios médios.

2. Atualizar e divulgar o rol de serviços da ANS

Também é importante verificar a divulgação anual da ANS, que exibe aqueles serviços que devem ser fornecidos aos pacientes pelas operadoras de saúde mesmo quando não há previsão contratual.

Essa divulgação é essencial para conseguir fazer com que, em alguns casos, a operadora de saúde custeie as OPMEs ainda que isso não tenha sido acordado anteriormente.

3. Escolher auditores especializados

A auditoria em OPME deve ser realizada por pessoal especializado.

Existem particularidades das OPMEs que não podem ser desconsideradas em uma auditoria. Por isso, busque pessoas que atendam a essas particularidades.

Um exemplo de algo próprio do universo das OPMEs é o gráfico de Pareto, que permite classificar os produtos e materiais a partir de uma maior ou menos importância na realidade hospitalar.

4. Definir  os indicadores

Um ponto muito importante é definir quais são os indicadores mais importantes na realidade hospitalar.

Essa definição precisa ocorrer antes da auditoria em OPME começar, já que a identificação desses dados é o que conduzirá todo o processo.

Alguns dos possíveis indicadores são:

  • custos de aquisição;
  • integridade;
  • tempo médio até utilizar;
  • índice de desempenho;
  • índice de conformidade;
  • índice de higiene.

5. Garantir conformidade à legislação

Como quinto passo também é importante garantir que a legislação seja obedecida e seguida.

Um exemplo de legislação relacionada à auditoria em OPME é a necessidade de que os equipamentos, softwares e recursos tecnológicos precisam passar por um processo regulatório da ANVISA chamado validação de sistemas.

É importante avaliar produto a produto, consultando a legislação vigente e apontando o que precisa ser corrigido.

6. Fazer um relatório completo

Após seguir o passo a passo até aqui, será preciso montar um modelo de relatório que será utilizado para registrar toda a auditoria em OPME.

Esse relatório deve conter, pelo menos, as seguintes informações:

  • descrições técnicas dos materiais;
  • quantidade utilizada por período;
  • registos da ANVISA;
  • dados dos fabricantes;
  • valores unitários;
  • total gasto com cada item.

7. Garantir informações precisas em todas as etapas do processo

O nosso último passo, na verdade, é algo que deve permear todas as etapas anteriores.

Toda auditoria precisa ser realizada com base na verdade, caso contrário, perde totalmente seu sentido.

O objetivo da auditoria em OPME é garantir que os dados deem aos gestores a capacidade de tomar decisões que realmente coloquem as empresas em rumos melhores, sobretudo aumentando a lucratividade.

No entanto, dados imprecisos ou equivocados podem colocar tudo a perder.

Por isso é essencial ter a certeza de que cada dado coletado diz respeito à realidade. Ter processos que confirmem a segurança das informações é uma boa alternativa para preservar o processo de auditoria de OPME.

Conclusão

Com tudo o que trouxemos até aqui já é possível aplicar processos para melhorar e otimizar a gestão de OPME, sobretudo por meio da auditoria.

Mas esse é apenas o começo. O gerenciamento dos recursos hospitalares está diretamente relacionado à lucratividade da organização. Cuidar disso é uma tarefa perene e essencial.

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