Auditoria da qualidade: o que é e quais são as suas principais etapas

Atualmente, a gestão da qualidade é um dos quesitos mais importantes dentro de qualquer empresa. Isso porque os consumidores estão cada vez mais exigentes e o mercado cada vez mais competitivo. Sem um ótimo Sistema de Gestão da Qualidade (SQG), dificilmente uma empresa consegue competir com a concorrência. E a ferramenta que mensura o SGQ é a auditoria da qualidade.

Saiba aqui como implementar um SQG de acordo com a ISO 9001

A principal certificação da qualidade hoje é a ISO 9001. Para que uma empresa receba esse certificado, ela deve passar por uma auditoria da qualidade externa, que irá avaliar se a empresa está apta a conquistá-lo, e também por auditorias internas, previstas na norma, que devem ser realizadas em intervalos pré-definidos. A auditoria interna serve para verificar se o Sistema de Gestão da Qualidade está coerente e em uso, analisa o seu funcionamento conforme os requisitos da ISO 9001 e identifica pontos de melhoria.

5 etapas para a realização de uma boa auditoria da qualidade

      1. Planejamento

Antes de mais nada, é preciso planejar, de acordo com as instruções da ISO 9001. Ter um documento padrão é o ideal, assim todas as auditorias acontecerão da mesma forma, de acordo com critérios pré-estabelecidos. De qualquer forma, para cada nova auditoria, é preciso realizar um plano prático do que será feito. 

      2. Escolha dos auditores

É necessário escolher bem os auditores internos. Não é qualquer colaborador da área da Qualidade que está apto a realizar uma auditoria. Os eleitos precisam ter capacitação para atuar como auditores internos e, principalmente, serem imparciais em suas análises. Melhor ainda é contratar uma equipe externa para a auditoria, tornando mais fácil a questão da imparcialidade. Além disso, esses profissionais precisam garantir os dados relatados, já que eles farão toda a diferença na tomada de decisões para a melhoria de processos.

      3. Análise das não-conformidades

Toda não-conformidade encontrada durante uma auditoria da qualidade deve ser tratada de forma a criar um procedimento para que ela não ocorra novamente. É preciso aceitar o erro e procurar eliminá-lo. Vale lembrar que a análise dessas não-conformidades não visa à busca de um culpado, mas sim de problemas que podem e devem ser sanados. 

      4. Reunião de fechamento

A reunião de fechamento deve ser realizada com os líderes de cada área auditada, com a leitura do relatório dos auditores e a apresentação dos resultados. Essa reunião é decisiva em uma auditoria da qualidade. Quanto mais os participantes estiverem alinhados às normas da ISO 9001 e atentos às melhorias necessárias, melhor será essa reunião.

      5. Proposição de ações de melhoria

O foco agora é a redação de um documento que englobe ações de melhoria para cada setor com não-conformidades. Essas ações devem ser pensadas em conjunto com todos os colaboradores da área, estipulando um cronograma para realizá-las e implementá-las, para que essas não-conformidades estejam sanadas na próxima auditoria interna. 

Outras dicas para uma auditoria da qualidade

Apesar de muitas empresas acreditarem que os setores precisam estar sempre preparados para uma auditoria interna e, assim, realizarem auditorias “surpresa”, isso não é recomendado. Para não criar frustrações e nem desestimular a execução de melhorias pelos colaboradores, é necessário criar um planejamento, com uma agenda e um roteiro bem definido para cada setor, inclusive com um checklist a ser realizado no momento. 

Além disso, o responsável pelo setor deve obrigatoriamente estar presente durante uma auditoria interna, prestando esclarecimentos sobre as rotinas adotadas nos processos. Claro que todos os colaboradores envolvidos precisam estar cientes de suas responsabilidades e serem incentivados a dar feedbacks e propor melhorias às lideranças. 

Dessa forma, após uma auditoria da qualidade bem realizada, o resultado será a visão geral do que está dentro dos parâmetros da ISO 9001 e o que precisa de alguma melhoria. É importante que todos saibam que um sistema de gestão da qualidade não finaliza com a auditoria (nem interna nem externa). Ao contrário, o SQG é um processo constante que tem como finalidade a melhoria contínua dos produtos e serviços de uma organização.

Quer saber mais? Conheça aqui as diferenças entre metodologias MASP e Ciclo PDCA para a melhoria contínua. Leia também a nossa série de artigos sobre o Ciclo PDCA:

• [Ciclo PDCA na saúde] Qual a importância da adoção neste segmento?
• [Ciclo PDCA na saúde] Plan e Do – Foco em planejamento e ações
• [Ciclo PDCA na saúde] gestão da qualidade em saúde: Check e Act