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Manutenção preventiva: por que mexer com quem está quieto?

Em meus recentes artigos no LinkedIn, abordei alguns aspectos operacionais e éticos da área de serviços que são modulados pela cultura brasileira e seus hábitos profissionais.

Aqui, atendendo ao pedido de focar em minha área de atuação (serviços em equipamentos médicos) decido iniciar a escrita pelo mesmo caminho. Afinal de contas, como falar sobre manutenção preventiva em um contexto no qual quase sempre “esperamos a dor para apenas depois procurarmos o médico”? O artigo se destina especialmente aos administradores hospitalares e engenheiros clínicos.

Infelizmente, por históricas questões econômicas e gerenciais, não temos vocação para ações eletivas. Atuamos majoritariamente quando algo no mundo exige a nossa ação, do contrário, deixamos o tema em espera. Em certo sentido, isso ajudou ao desenvolvimento industrial: os fabricantes cada vez mais precisaram produzir produtos robustos e com peças menos sujeitas ao desgaste natural. Isso tudo para evitar que uma manada de equipamentos se danificasse simultaneamente pelo não cumprimento da recomendação presente em todos os manuais: “a cada ano faça tal procedimento…”.

Mas, calma: “isso que o autor escreveu não é correto! Diversas instituições possuem rígidos programas de manutenção preventiva e o seguem à risca”. Voltemos um passo: no caso brasileiro, quase sempre o ovo vem antes da galinha. Realmente, os principais estabelecimentos de assistência à saúde do país contam hoje com cronogramas fixos de manutenção preventiva. Nascidos boa parte das vezes em cumprimento a requisitos formais de auditorias de acreditação. E que bom que veio assim! Isso propiciou o amadurecimento de nossa cultura de qualidade total associada à programas de melhoria contínua. Independente de onde tudo começou.

O ponto que gostaria de tocar é: não nos é natural atuar tecnicamente sobre máquinas complexas que estejam cumprindo o seu papel desejado. Assim como não é para os Diretores Financeiros e Administrativos, que precisam alocar parte do estreito orçamento anual em uma atividade que facilmente pode ser qualificada como “supérflua”.

A abordagem normativa sobre o tema é bastante acessível. De forma sintética, temos a Resolução da Diretoria Colegiada Nº16 da Anvisa (direcionada à distribuidores e armazenadores de produtos médicos) estabelecendo como obrigação “identificar e executar as ações necessárias para prevenir a ocorrência, corrigir o ocorrido e prevenir a recorrência de não conformidades” e indicando que essas ações sejam registradas e analisadas por profissional competente. Mais recentemente, em decisão nascida de denúncia apresentada pela Associação das Empresas do Segmento Médico Hospitalar e Laboratorial do Distrito Federal à Anvisa, o órgão federal respondeu que as regras a serem obedecidas durante esses procedimentos devem ser ditadas pelos fabricantes, os quais, obviamente, sempre terão a manutenção preventiva como premissa básica. Já o Manual Brasileiro de Acreditação Hospitalar, criado pelo Ministério da Saúde com o objetivo de “adotar medidas que apontem para a melhoria contínua da qualidade da assistência prestada pelos hospitais brasileiros” prevê o estabelecimento de programas de manutenção preventiva como condição obrigatória para obtenção da certificação.

3 motivos para criar programas de manutenção preventiva

Mas afinal, por que raios essas normas foram escritas? Ou, em outras palavras, nossa única motivação para implementarmos programas de manutenção preventiva é o chicote levantado pelos órgãos reguladores ou os biscoitos premiados pelas Organizações de Acreditação? Pensemos em outros argumentos:

  1. Todo hospital foi criado para garantir a saúde da população (!) Esse é seu core business, objetivo que deve aparecer em sua missão institucional. Os setores dentro da organização precisam dedicar-se a essa máxima, afinal, a missão é a razão de ser de uma pessoa jurídica complexa como um estabelecimento de assistência à saúde. Sendo a manutenção preventiva uma ação majoritariamente benéfica para a plena oferta de qualidade ao tratamento de pacientes sua execução deveria existir como premissa estratégica original e inquestionável afinal “cuidar bem dos pacientes é nossa razão para existir” e cada parte do todo precisaria orbitar esse objetivo. 
  2. Conceitualmente a manutenção preventiva é aplicada em larga escala sobre o parque. O motivo é óbvio: se soubéssemos qual máquina iria apresentar algum defeito poderíamos simplesmente retirá-la previamente do circuito um dia antes da falha aparecer. Exatamente porque a falha é imprevisível, substituímos, limpamos, ajustamos, lubrificamos e reposicionamos periodicamente todas as peças chave e críticas do projeto. Isso dá uma tremenda força ao contratante do serviço: a barganha. Como pode ofertar ganho de escala ao fornecedor especializado que executará a manutenção, o estabelecimento de saúde pode negociar melhores preços (bem diferente de quando temos uma falha que exige manutenção emergencial e corretiva). Feito de forma planejada e bem calculada, ambos os lados do acordo – cliente e fornecedor especializado – saem muitíssimo beneficiados. Um ganha manutenção de alto padrão a menor preço. O outro aumenta seu faturamento de forma  escalar e fidelizada.
  3. A manutenção preventiva pode ser um dos pontos de partida de um círculo virtuoso. Imagine essa situação ideal nada improvável: você realiza o cuidado preventivo de todo o seu parque. No ano seguinte obtém uma palpável redução nos índices de chamados técnicos corretivos. Isso libera tempo para que a Equipe de Engenharia Clínica interna possa se dedicar a treinamentos do corpo clínico, indicando melhores formas de uso e preservação bem como aprimorando os conhecimentos dos operadores sobre os recursos que as máquinas oferecem. Isso faz com que no ano 3 do processo tenhamos nova diminuição na quantidade de defeitos apresentados, convertendo-se em economia de despesas com manutenções corretivas. A partir dos excelentes resultados apresentados, o gestor da área apresenta aos diretores um plano para aumento salarial da equipe. Os argumentos são a eficiência gerada, a redução de custos e o tremendo prejuízo que significaria a perda de um colaborador treinado e confiável. A equipe melhor recompensada (e agora experiente) devolve ao circuito um serviço de excelência, comprometido com a perpetuação do programa. Uma boa gestão do relacionamento com os fornecedores também os inclui como partes (ou, como prefere o linguajar atual, stakeholders) comprometidas com o seu projeto de qualidade total. E tantas outras benesses que não podemos prever agora.  Parece conto de fadas? Bom, a maior parte das conquistas em minha vida profissional deram-se planejando, acreditando piamente e me dedicando a sonhos impossíveis como os que relatei acima.  

Convencidos sobre a criação de um programa de manutenção preventiva, resta-nos decidir pela sua execução com pessoal interno ou contratando empresas especialistas (fabricantes, representantes treinados ou especialistas). A escolha precisa avaliar diversos fatores. Algumas sugestões:

  1.  Realize previamente todos os cálculos financeiros e operacionais. Fazer internamente não significa “fazer de graça”, tampouco nos tira a responsabilidade de medir os impactos da alocação de pessoal nesta tarefa. Alguém realizando manutenção preventiva significa alguém não fazendo alguma outra atividade de seu escopo. Um colaborador custa: seu salário + todo o pacote de encargos trabalhistas + o fato de termos um ser humano a ser gerenciado em suas realizações e anseios + o lucro cessante de sua não-alocação em outra atividade mais rentável.
  2.  Cuidar de equipamentos hospitalares não é o core business de um hospital. Considere esse impacto em seu plano estratégico.
  3.   Caso decida utilizar sua própria equipe para realizar a manutenção preventiva, garanta que ela possui capacitação para tal. Não se esqueça que, a partir de agora você detém parte da responsabilidade sobre o pleno funcionamento do maquinário. Em caso de eventos adversos isso pode ser chamado à análise.

Espero ter ajudado nas reflexões sobre o tema. Sigo à disposição para o debate de ideias. Outros textos sobre gestão de serviços podem ser encontrados em minha página profissional.

(Agradeço a colaboração do colega Alex Melo, pós-graduado em Engenharia Clínica pelo Albert Einstein e colaborador da Sinal Vital-RJ, que auxiliou nos trechos normativos do artigo).

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