Imagens das mãos de duas pessoas segurando alguns papéis com algumas métricas

A importância de KPIs na gestão da qualidade

Excelência é a palavra de ordem quando falamos do setor médico e hospitalar.

Cada vez mais, os órgãos reguladores exigem mais, bem como as empresas proativamente buscam uma intensidade na gestão da qualidade.

E, para que a excelência seja buscada na gestão da qualidade, só há um caminho: a mensuração através dos KPIs.

Neste artigo vamos falar sobre os KPIs de qualidade, como mensurá-los e os principais indicadores.

Boa leitura!

O que são KPIs?

KPI significa Key Performance Indicator, ou seja, indicadores-chave de desempenho. Na prática, os KPIs são dados que revelam a efetividade ou não de um processo.

Esses indicadores são essenciais para tomar decisões estratégicas com relação à qualquer área da empresa e até da vida pessoal.

Quanto tempo você demora para desempenhar uma tarefa? Ou quanto tempo você gasta se deslocando para o seu local de trabalho? Tudo isso é, de certa forma, um KPI.

Mas é especialmente nas questões ligadas à qualidade que os KPIs brilham.

O que são os KPIs de qualidade?

Os KPIs de qualidade são ferramentas poderosíssimas e essenciais na gestão de qualidade, presentes, inclusive, na certificação ISO 9001. Servem para monitorar e mensurar a eficiência dos processos ligados à qualidade, sobretudo na produção.

Através das informações levantadas a partir dos KPIs, decisões estratégicas podem ser tomadas, como a implementação de medidas de correção ou a confirmação de que algum processo alcança a efetividade pretendida.

O que é gestão da qualidade?

A gestão de qualidade é um processo que deve ser implementado às empresas, sobretudo na área de saúde, para buscar e alcançar eficiência em todos os processos.

O gestor de qualidade é responsável por desenvolver esse processo, o que incluí a mensuração daquilo que já está presente no dia a dia da empresa e, também, do que deverá ser implantado.

A importância de KPIs na gestão da qualidade

Os KPIs de qualidade contam com uma importância central na gestão da qualidade. E por quê?

Porque através dos dados torna-se possível realizar um diagnóstico da situação atual dos processos e do nível atual de qualidade dos produtos.

Além disso, os KPIs também ajudam na criação de um histórico que permite analisar o desempenho, identificando os momentos em que a qualidade estava mais ou menos elevada, permitindo analisar o contexto para compreender as razões disso tudo.

Como medir os KPIs de qualidade

Os KPIs de qualidade vão mudar de uma empresa para outra. Por isso, antes de qualquer coisa, é preciso ter uma criteriosidade na definição dos mesmos.

Para mensurar os KPIs de qualidade não há grandes segredos. Basta definir quais são e determinar uma periodicidade.

Os KPIs devem, em primeiro lugar, estarem alinhados aos objetivos da empresa, bem como ter uma utilidade na tomada de decisão.

Além disso, naturalmente, os KPIs de qualidade precisam ser passíveis de mensuração. De nada adianta definir KPIs que não são possíveis de serem medidos.

Exemplos de KPIs de qualidade

Ainda neste artigo, falaremos sobre algumas categorias de KPIs, o que te ajudará a entender a relevância de cada um para sua empresa.

Por enquanto, no entanto, confira alguns exemplos práticos de KPIs de qualidade:

  • tempo de utilização de certo equipamento;
  • relação produção e faturamento;
  • reclamações dos clientes;
  • durabilidade dos produtos;
  • cumprimento das normas de segurança;
  • e etc.

Como aplicar os KPIs na gestão da qualidade

A aplicação dos KPIs na gestão da qualidade estão baseados em três pilares: planejamento, execução e otimização.

No que diz respeito ao planejamento, os dados devem ser um auxílio para o desenvolvimento de um planejamento estratégico eficiente, sobretudo a partir de objetivos e metas mensuráveis.

Na execução, os KPIs ajudam a promover uma gestão de processos mais excelente, identificando pontos críticos de sucesso e no acompanhamento dos indicadores de gestão da qualidade.

Por fim, a otimização diz respeito à medição dos resultados a partir da coleta e comparação das informações no período, possibilitando a criação de planos de ação a partir da análise do indicador.

Como apresentar KPIs

Para apresentar os KPIs, é preciso ter claro a necessidade da realização de um filtro.

Existem dados relevantes para determinado público e outros não. A gestão de uma empresa não precisa saber, por exemplo, quanto tempo um funcionário gasta em um equipamento.

Essa informação até é útil, mas não nesse contexto. No que diz respeito aos KPIs na gestão de qualidade, sempre considere o para quem as informações são apresentadas.

Quais os principais indicadores de qualidade?

Os KPIs na gestão da qualidade dependem, como já dissemos, da realidade da empresa e dos contextos envolvidos na produção. De forma geral, no entanto, podemos destacar cinco categorias de indicadores de qualidade:

Indicador de eficiência

A eficiência está ligada à produtividade e à qualidade. Na verdade, a eficiência é a relação entre os dois fatores citados.

Levante e metrifique a quantidade de recursos necessários na produção, o tempo médio e a qualidade alcançada no final.

Esse indicador foi especialmente útil nos tempos de home-office durante a pandemia.

Indicador de eficácia

A eficácia diz respeito exclusivamente à qualidade. É uma forma de mensurar se aquilo que é pretenso está sendo alcançado, ou seja, se os níveis de qualidade exigidos na legislação estão sendo cumpridos.

Indicador de efetividade

A efetividade diz respeito à relação do produto e os objetivos da empresa. No fundo, é a intersecção entre qualidade entregue, custo de produção e tempo.

Tal mensuração é essencial para avaliar o negócio do ponto de vista mais macro.

Indicador de atendimento

Como o nosso foco são KPIs na gestão da qualidade, relacionamos atendimento somente a este tópico, ou seja, ao que de relevante o atendimento pode revelar sobre a qualidade do produto.

Devem ser levantados, por exemplo, a frequência e a taxa de reclamação.

Indicador de segurança

Por fim, o indicador de segurança revela se o produto é feito seguindo as diretrizes legais e, principalmente, se o processo de produção na oferece risco aos funcionários (esse quesito tem especial importância dado ao crescimento do acidente de trabalho no Brasil).

Além disso, também diz respeito à segurança que o produto oferece para o cliente. Por isso, analisar reclamações e taxas de devolução pode ser útil.

Conclusão

Agora que você já acessou informações riquíssimas sobre KPIs na gestão da qualidade, já é possível dar novos passos para melhorar a sua gestão. Acesse o e-book sobre Gestão da Qualidade em Saúde e descubra como manter uma boa gestão de documentos.