Tudo o que você precisa saber sobre a utilização das ferramentas da qualidade na gestão das organizações

Para quem tem apenas um martelo como ferramenta, todos os problemas parecem pregos. A frase do escritor americano Mark Twain cai como uma luva para a gestão de qualidade, uma vez que é impossível monitorar e controlar a operação de uma empresa, repleta de rotinas e processos diferentes, sem uma gama variada de recursos e técnicas qualitativas. 

Decorre daí a relevância deste artigo, cujo objetivo é trazer tudo o que você precisa saber sobre a utilização de ferramentas da qualidade na gestão das organizações.

Vamos começar o texto conceituando as ferramentas de qualidade. Depois, ressaltamos a importância dessas ferramentas na gestão da qualidade.

Por fim, vamos facilitar a escolha das ferramentas, explicando cada uma das 10 ferramentas da qualidade para gestão selecionadas, em tópicos breves e objetivos.

O que são ferramentas da qualidade?

São metodologias e técnicas empregadas para identificar problemas e elaborar e implementar soluções, incluindo a verificação de resultados. 

Qual a importância de utilizar essas ferramentas na gestão?

As ferramentas da qualidade são importantes para o gestor avaliar os pontos fortes de seu negócio e os pontos que precisam ser melhorados

Entre os benefícios estão diminuição de custos e aperfeiçoamento de processos. Desse modo, a organização poderá se manter competitiva no mercado.

Como escolher as ferramentas da qualidade?

Realizar um diagnóstico de qualidade na sua empresa é fundamental para que você possa escolher as ferramentas adequadas entre as diversas opções existentes. 

Com o diagnóstico, serão percebidos quais os pontos mais importantes que precisam ser analisados, bem como os que estão dando certo. 

10 ferramentas da qualidade para gestão da organização

Fluxogramas

Ilustrações e informações simples e concretas são uma das melhores maneiras de mostrar como um processo, rotina ou atividade devem ser realizados pelos colaboradores. 

Fluxogramas com ilustrações universais têm o poder de explicar as etapas e ações necessárias, facilitando o entendimento de quem deverá executar a tarefa e evitando assim erros banais que possam comprometer a gestão de qualidade.

PDCA

A sigla em inglês para Plan, Do, Check e Act traça um ciclo operacional bastante eficiente para aumentar a produtividade e eficiência dos processos. Esse ciclo, em detalhes, consiste em:

  • Planejar (plan): definição do que será feito e quais as metas a alcançar;
  • Executar (do): é a hora de botar o plano em ação;
  • Verificar (check): a análise de dados e dos resultados obtidos é outra etapa essencial;
  • Agir (act): corrigir o que deu errado e identificar pontos que podem melhorar garantem o ciclo de aprimoramento contínuo.

O PDCA é uma ferramenta que se adapta a qualquer rotina de trabalho e nunca tem fim, pois mantém o foco no aprimoramento e na redução de riscos. 

Folhas de Verificação

Estão entre as ferramentas de qualidade mais utilizadas. O esquema de planilhas ou tabelas visa facilitar a coleta e análise de dados de processos. Podem ser empregadas em diferentes setores e atividades.

MASP

O Método de Análise e Solução de Problemas foi criado pela União dos Cientistas e Engenheiros Japoneses e chegou ao Brasil na década de 1980.

Assim como o PDCA, estabelece um método, cujo objetivo é analisar e solucionar problemas complexos, visando a identificação das causas primárias desses problemas e o planejamento de ações estratégicas para que não voltem a ocorrer.

Diagrama de Pareto

Trata-se de um gráfico de barras ordenadas que serve para facilitar a visualização e comparação de uma série de dados e informações internas da empresa.

Dessa forma, torna-se muito mais fácil enxergar quais grupos de dados são mais significativos para se conseguir as soluções buscadas. 

Uma das principais vantagens do diagrama de Pareto é a capacidade de medir o impacto de mudanças no processo, separando as causas genéricas das causas específicas.

Matriz SWOT

Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) são os critérios que compõem a matriz SWOT (também conhecida no Brasil como FOFA). 

Com ela, identifica-se os pontos fortes e os pontos fracos da empresa por meio de seus quatro conceitos. 

  • Forças: são as vantagens que a empresa possui em relação à concorrência, incluindo atributos da marca.
  • Fraquezas: as fragilidades ou falhas que podem atrapalhar a performance da organização frente aos concorrentes. 
  • Oportunidades: serve para identificar aspectos internos e externos com potencial de promover melhorias. 
  • Ameaças: preza o monitoramento das tendências do mercado com alto risco de gerar problemas para a empresa.

Seis Sigma

Garantir resultados de qualidade e financeiros é o foco desse método gerencial, que busca promover melhorias pontuais e contínuas em processos, produtos e/ou serviços ofertados, visando custos menores.

Na prática, o Seis Sigma funciona por meio de seis níveis de qualidade. Cada etapa, ou sigma (σ) apresenta a quantidade máxima permitida de defeitos por milhão. O objetivo é atingir estatísticas próximas ao sexto nível sigma (6-sigma).

Os seis níveis de Sigma:

  • 1-Sigma: 690.000 erros em 1 milhão = 30,85% de sucesso
  • 2-Sigma: 308.000 erros em 1 milhão = 69,15% de sucesso
  • 3-Sigma: 66.800 erros em 1 milhão = 93,32% de sucesso
  • 4-Sigma: 6.210 erros em 1 milhão = 99,38% de sucesso
  • 5-Sigma: 230 erros em 1 milhão = 99,977% de sucesso
  • 6-Sigma: 3,4 erros em 1 milhão = 99,99966% de sucesso

Diagrama de Ishikawa

Também chamado de diagrama espinha de peixe, ou diagrama de causa e efeito, essa ferramenta tem como objetivo identificar a causa do problema e qual o seu efeito, ou resultado.

As causas são divididas em 6Ms (método, matéria-prima, mão de obra, máquina, medida e meio ambiente), que podem ser divididas cada uma delas em subcategorias.

Diagrama de dispersão

Trata-se de uma ferramenta gráfica para análise de comportamento de eventos. Por meio do diagrama de dispersão é possível medir variáveis como quantidade, volume, tempo e espaço. 

O objetivo é relacionar os eventos com as variáveis, chegando-se a resultados matemáticos que podem formar linhas ou curvas no gráfico, por exemplo: quantidade produzida x custo unitário ou consumo de matéria-prima x volume produzido.

Software

Softwares de qualidade também são ferramentas e sua principal função é automatizar atividades e ganhar tempo em determinados processos.

A vantagem do VIGIX, o software de gestão da VISTO SISTEMAS, é ser totalmente específico para a cadeia de fornecimento de saúde.

O seu módulo de qualidade automatiza os processos no que se refere a SAC, ocorrências, planos de ação corretivas e preventivas ou de outros processos como recolhimento e ação de campo, gestão de auditorias e qualificação de fornecedores. 

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