Quais são as fases da qualificação de fornecedores?

Da mesma maneira em que dois carros do mesmo modelo alcançam velocidades máximas diferentes se um estiver mais leve do que o outro, um desnecessário peso inicial na cadeia produtiva faz com que empresas do mesmo segmento alcancem resultados diferentes na lucratividade final. 

A alma do negócio é na verdade uma combinação de fatores — e entre eles com certeza estão os fornecedores. Para se ter êxito neste relacionamento de negócios e satisfação no serviço ou produto entregue, é essencial saber como funciona o processo de qualificação de fornecedores.

Antes de tudo, a qualificação de fornecedores traz sinergia para o negócio, com suas boas e conhecidas consequências, e torna mais realistas as expectativas sobre o que podem contribuir.

Neste artigo, você terá uma boa noção geral sobre as principais etapas na qualificação de fornecedores. Desde o que significa qualificar fornecedores, a sua importância, como é feita a qualificação e, por fim, uma descrição objetiva de suas principais etapas.

O que significa qualificar fornecedores?

Verificar se determinado parceiro realmente possui a capacidade de atender às expectativas da sua organização, mantendo o padrão de qualidade e de desempenho, é o objetivo final da qualificação de fornecedores.

Para que essa verificação aconteça de forma efetiva, é necessário determinar e aplicar critérios que serão úteis não só ao processo avaliativo, mas também ao monitoramento e à seleção de fornecedores externos.

Qual a importância da qualificação de fornecedores?

Reduzir custos e elevar a qualidade dos produtos e serviços. Esses são dois fatores que tornam a qualificação de fornecedores tão importante quanto qualquer outra questão estratégica da sua empresa. 

Qualificar os fornecedores faz grande diferença em momentos de instabilidade econômica como a que estamos vivendo no momento. A atual conjuntura também o torna o mercado mais competitivo, exigindo qualidade em todas as pontas do negócio.

Além disso, é sempre importante evitar intercorrências trabalhistas ou até mesmo ambientais que possam prejudicar a imagem da sua empresa em razão de parceria com fornecedor que não é idôneo ou confiável.

Como é feita a avaliação de fornecedores?

A ISO 9001:2015 fornece amplas orientações de como se fazer uma boa avaliação de fornecedores. A norma traz um conjunto de padronizações de produtos e serviços que veremos a seguir.

Cotação

Para obter boa relação custo-benefício, vale fazer a cotação do seu fornecedor. Desse modo, você conseguirá alcançar o máximo potencial, obtendo mais retornos financeiros — e mais satisfação dos consumidores também.

Estabilidade financeira

Quaisquer problemas de caixa que um fornecedor eventualmente tenha pode afetar a sua aquisição de materiais e, com isso, gerar atraso na entrega de produtos ou serviços, atrapalhando a cadeia produtiva como um todo.

Especificações do produto ou serviço

Para ser adquirido um produto deverá ser feita uma solicitação de compra. O documento precisa ter as especificações do pedido. Por exemplo: quantidade, cor, comprimento, entre outros.

Desempenho operacional

O desempenho do fornecedor é um requisito essencial na avaliação. Os requisitos a serem levados em conta são:

• Qualidade;
• Flexibilidade;
• Pontualidade;
• Custo de garantia;
• Tempo de resposta.

Alinhamento com as estratégias da sua empresa também é fundamental. Para saber como avaliar isso, confira abaixo os itens a seguir::

• Metas de fornecedor alinhadas com as da sua empresa;
• Saber quais aspectos de desempenho serão analisados e acompanhados;
• Determinação do método de coleta que será utilizado;
• Fornecimento de feedback ao fornecedor a respeito do seu desempenho;

Qualificação

A ajuda de um questionário é um meio muito usado para realizar esta etapa. Coloque pontuações de habilitação. 

Por exemplo:

> 80% = habilitado

< 80% desqualificado

Exemplos de perguntas a constar no questionário de habilitação:

• O fornecedor é certificado pela ISO 9001?
• O fornecedor oferece assistência técnica onde a sua empresa está instalada?
• O fornecedor tem garantia para defeitos de fabricação?
• O CNPJ está ativo por 10 anos ou mais?
• O fornecedor possui frota própria para fazer as entregas?

Quais as principais etapas da qualificação de fornecedores?

Normalmente, a qualificação dos fornecedores é dividida em cinco fases. Destacamos cada uma delas a seguir. 

Pré-análise

O CNPJ é a informação-base para se fazer uma coleta de informações sobre o fornecedor, identificando-se participação de mercado, saúde financeira e reputação. 

A pré-análise, portanto, é o primeiro filtro a separar fornecedores que apresentam riscos daqueles realmente aptos e regularizados interna e externamente de acordo com os critérios estabelecidos pelo contratante. 

Análise de Informações Confidenciais

Um compliance financeiro, relatório que traz documentos sobre balanço patrimonial e dados de faturamento, é um dos exemplos de informações confidenciais que podem ser exigidas do fornecedor nesta fase do processo. 

Participam desta fase, logicamente, os fornecedores que passaram pelo filtro da pré-análise. Normalmente, essas empresas já são inseridas na rede de fornecedores da contratante.

Revisão

O volume e complexidade dos documentos exigidos exigem tempo para análise e revisão de tudo que foi reunido e encaminhado pelas empresas candidatas a fornecedor. 

Nesta etapa, a contratante geralmente define o dado ou informação que considera fundamental para fechar acordo, o que pode ser, por exemplo, um relatório da saúde financeira do potencial fornecedor.

Homologação ou Reprovação

É a etapa em que, obviamente, a contratante bate ou não o martelo sobre seus fornecedores. Considerando as informações coletadas e verificadas, chega-se à conclusão se o potencial fornecedor está ou não alinhado com os critérios avaliativos exigidos para a organização.

Sendo homologado, abrem-se as negociações de contrato. A reprovação, no entanto, como ficou subentendido nos itens acima, pode ocorrer não só nesta fase, mas também em qualquer das etapas anteriores.

Acompanhamento 

O acompanhamento periódico e contínuo de informações solicitadas ao fornecedor é importante para garantir a consistência e a excelência no serviço.