Como controlar as saídas do estoque hospitalar

Estoque hospitalar foi um tema recorrente na mídia em razão da pandemia do coronavírus. A falta de insumos — provocada pelo aumento exponencial de internações devido à Covid-19 — mostrou ao Brasil quão relevante é o assunto.

Não é preciso, portanto, se estender sobre as consequências da falta de insumos, que podem ser trágicas, como se viu em diversos hospitais do país e do exterior ao longo da pandemia

Por outro lado, o excesso de insumos também se torna um problema, tanto do ponto de vista clínico quanto do ponto de vista dos negócios, uma vez que essa condição de estoque aumenta o risco de desperdício de medicamentos e outros materiais hospitalares devido ao prazo de validade vencido.

Para ambos os casos, a solução é aprimorar a logística e a gestão do estoque hospitalar. Neste artigo, traremos informações sobre as boas práticas de gestão de estoque, ressaltando as mais indicadas para a rotina hospitalar.

Também vamos abordar as ferramentas tecnológicas que facilitam o controle de saídas do estoque hospitalar, tais como o ERP e o RFID

Boas práticas de gestão de estoque hospitalar

As seis boas práticas de gestão de estoque que veremos a seguir são indicadas para hospitais, clínicas, laboratórios e demais unidades de saúde que investigam, tratam e recuperam o bem estar dos pacientes. 

Checar prazos de validade tem que ser rotina

Embora nada possa ser mais óbvio para o controle de estoque do que checar a validade de produtos, essa prática ainda é manchada por número considerável de casos de negligência. 

Uma das melhores maneiras de evitar o problema é elaborando uma planilha de checagens periódicas, de acordo com o volume do estoque. Idealmente, mesmo produtos com alta rotatividade precisam ter lotes e datas de vencimento sistematicamente conferidas. 

Além de evitar desperdício de produtos e prejuízo financeiro, a prática permite que materiais com data de vencimento mais próxima tenham uso priorizado. 

Priorize materiais indispensáveis e usados diariamente

Criar áreas de prioridade dentro de estoques volumosos é essencial para as atividades rotineiras de um hospital, pois há materiais indispensáveis que nunca podem faltar.

Essa hierarquização do estoque na qual os produtos são avaliados de acordo com frequência de uso faz com que os problemas que eventualmente ocorram possam ser resolvidos sem a pressa que a falta de um produto essencial exige, além de ajudar na organização como um todo.

Rigor na entrada e saída de produtos

O controle do fluxo de produtos em um estoque é vital para a operação diária de um hospital, assim como é o controle de fluxo de caixa para a saúde financeira da instituição.

Independentemente do valor do produto, a fiscalização deve recair sobre a entrada e a saída de todos os materiais. Tudo precisa ser registrado e contabilizado. 

Essas informações são fundamentais para a eficiência do setor de compras e reposição. Como nem sempre a checagem pode ser feita, no momento da entrega, em todos os produtos individualmente, principalmente naqueles cuja quantidade é vasta e o tamanho diminuto, é importante confiar em seu no fornecedor.

Essa relação de confiança permite, por exemplo, que eventuais falhas possam ser corrigidas a posteriori, sem afetar a rotina diária de entradas e saídas.

Atenção redobrada aos descartáveis

Muitos dos itens considerados descartáveis, como luvas e agulhas, são essenciais na operação diária. 

Por isso deve haver rigor para evitar que sejam usados mais de uma vez, identificando aqueles com maior ou menor saída para garantir a adequada recomposição do estoque. Um modo de fazer é sinalizar de forma eficiente os produtos de caráter descartável.

Inventários periódicos 

Inventários são verdadeiras radiografias do estoque, mas, assim como o manuseio da máquina de raios X, exige profissionais capacitados. Competência em organização e espírito analítico estão entre as capacidades recomendadas para os colaboradores dedicados à tarefa de inventariar o estoque.

Por isso, procure manter seus profissionais atualizados em relação ao tema e lembre-se, também, de que a periodicidade dos inventários precisa ser menor do que o usual prazo anual.

Com inventários em períodos menores, é possível analisar com maior precisão como está o controle do fluxo de entrada e saída de produtos, e assim reduzir os prejuízos e custos com maior frequência.

Armazenagem adequada

As condições de armazenagem influenciam diretamente a preservação de produtos e materiais hospitalares e portanto garantem menores riscos quanto à qualidade, segurança e até mesmo o controle do estoque.

Além de espaço adequado para o volume de produtos e condições de temperatura e ventilação adequadas, o gestão de estoque deve focar em:

  • Saber as condições recomendadas de armazenamento para cada produto;
  • Organizar o espaço de modo a facilitar a localização de todos os itens armazenados;
  • Prezar por uma ordem de estocagem que leve em conta prazos de validade;
  • Controlar todas as entradas de saídas com rigor.

Como controlar as saídas do estoque hospitalar 

As ferramentas tecnológicas são as melhores maneiras de colocar em prática tudo que foi abordado neste artigo, garantindo um controle total sobre as saídas de produtos do estoque hospitalar. 

Sistemas de gestão integrada, como o ERP da VISTO Sistemas, contam com módulo inteiramente dedicado ao controle de material hospitalar. As planilhas eletrônicas dão eficiência ao gestor do estoque, aumentando o controle da operação.

Sistemas de monitoramento de produtos, como as etiquetas com tecnologia RFID (de radiofrequência), podem ser integradas no ERP, acelerando tarefas de localização do produto no estoque, checagem de prazo de validade, registro de entrada e saída, além dos próprios inventários.

Essa tecnologia, que usa uma antena de radiofrequência que lê à distância dados inseridos em etiquetas, é uma das melhores maneiras para controlar as saídas de estoque hospitalar.

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