organizar o material hospitalar

Dificuldade em organizar o material hospitalar consignado? Invista em um ERP

Quem é do ramo hospitalar trabalha dia após dia para tratar as dores e aliviar os sofrimentos das pessoas. Essa noção de cuidado vital foi apropriada pelo mundo corporativo, que passou a usar palavras como “dor”, em sentido figurado, para descrever o principal problema que a empresa enfrenta no momento.

Podemos fazer a mesma coisa, por exemplo, ao falarmos sobre o tema deste artigo, ou seja, que hoje em dia uma das principais dores de hospitais, clínicas e laboratórios é organizar o material hospitalar consignado em seus estoques e armazéns.

E o remédio para aplacar essa dor chama-se ERP, sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, que se traduz no Brasil como sistema de gestão integrado.

Um software de ERP desenvolvido especialmente para empresas da área de saúde tal qual o da Visto Sistemas é como uma vacina multivalente. Suas diversas funcionalidades permitem prevenir diversos problemas. 

Ou também, no caso da organização de material hospitalar consignado, atacar essa dor por várias frentes, graças a recursos como gestão de agendamento de cirurgias, rastreabilidade e monitoramento dos materiais, entre outros que veremos a seguir.

Como organizar o material hospitalar consignado?

Organizar material hospitalar consignado é uma tarefa que precisa de regras e capacitação em grupo. Uma organização eficiente nesse tipo de estoque reduz os gastos e assegura o produto constantemente em armazenamento.

A consignação, como se sabe, é a entrega de itens, com certa instabilidade, a serem distribuídos em caso de urgência do paciente. É um modelo que traz vantagens tanto para as unidades de saúde quanto para os fornecedores do material hospitalar.

Entre as melhores práticas para uma boa gestão de material hospitalar consignado, destacamos:

Faça levantamentos constantes

A quantificação dos artigos armazenados é uma exigência importante para que os produtos se mantenham em ordem. Sendo assim, é primordial que você realize uma categorização do material hospitalar consignado de acordo com a utilidade por cirurgias, fornecedor ou compra de ambos.

A partir do momento em que você tiver essa lista em mãos, os gerentes devem comparar o material hospitalar consignado conforme o custo, identificando os itens que precisam de checagem periódica.

Além disso, é de extrema relevância ter um monitoramento de consumo, com recebimentos e superávits. Inclusive, compartilhando o mesmo continuamente aos fornecedores para uma eventual reposição de armazenagem. Essas atividades precisam ser normalizadas, a fim de que todas as pessoas que trabalham em meio ao processo saibam como efetuá-las.

Avalie os seus fornecedores

Quando o hospital, a clínica ou o laboratório se responsabilizam por um material hospitalar consignado, os gerentes devem estar seguros sobre a confiabilidade do fornecedor. Por este motivo, algumas sugestões podem se fazer necessárias nesse sentido.

Por exemplo, você deve pedir todos os documentos que atestem a permissão para um acordo de consignação e/ou compra, entre outras tarefas com relação ao uso do material hospitalar consignado.

Fora isso, é preciso requerer certificados de alvará de localização, do responsável técnico e da permissão de itens consignados nas instituições sanitárias capacitadas.

Controle a saída de materiais

Em seguida do levantamento, os gerentes precisam se ocupar com a aplicação do material hospitalar consignado. Como não é possível desfrutar de um espaço físico para estoque em volumes maiores, se torna extremamente importante analisar a periodicidade do uso.

No entanto, algumas clínicas preferem não colocar os produtos no programa automatizado. E, nesses casos, a simples criação de uma planilha de acompanhamento do uso já seria capaz de solucionar o desafio de modo prático.

Falando nisso, é essencial que os gerentes analisem a saída desses artigos com seus fins de cirurgias feitos periodicamente, instaurando um volume mínimo e otimizando o fluxo dos produtos.

Realize capacitações em grupo

A prática para isenção do material hospitalar consignado depende de mais cuidado, caso seja confrontado com os outros itens clínicos. O motivo é que são materiais dedicados para operações cirúrgicas de quaisquer portes.

Inclusive, há leis específicas para geração de receita desses artigos nas folhas clínicas, a exemplo da obrigação de adicionar o rótulo no prontuário do paciente – algo que é realizado em determinados cenários – ou a validação do uso no material através de um raio-X.

Dessa forma, é crucial capacitar o grupo de profissionais que está envolvido em processos hospitalares. Afinal, esses materiais são sujeitos a falsificações e contratos duvidosos entre quaisquer tipos de agentes, o que acarreta em riscos ao bem-estar do consumidor final.

Administrar o material hospitalar consignado é um dever fundamental nas clínicas. Isso porque as ações que irão assegurar maior eficácia dos processos demandam a aplicação de levantamentos constantes, avaliação de fornecedores, controle da saída de materiais e capacitação contínua em grupo.

Como um ERP pode ser usado na organização de material hospitalar consignado

Entenda, na prática, como as três funcionalidades abordadas abaixo, todas presentes no ERP da Visto Sistemas, podem ajudá-lo a organizar o material hospital consignado.

Rastreabilidade e armazenamento

Há possibilidade de saber exatamente onde está um material ou lote através do número de série, Rfid ou QR code. Também é possível fazer relatórios sobre as entradas e saídas de produtos, além do controle de registro por item da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA).

Em um artigo sobre o uso da RFID em sistemas hospitalares, pesquisadores da Universidade Federal de Sergipe reuniram estudos estrangeiros sobre o tema, um dos quais verificou que os hospitais que já adotaram a tecnologia têm registrado eficácia comprovada no rastreamento e monitoramento de itens.

A conclusão do artigo da Federal de Sergipe é que o RFID, tecnologia que vem sendo empregada em hospitais há mais de uma década, “é capaz de trazer melhorias significativas, seja no gerenciamento de materiais e equipamentos ou de recursos humanos”.

Agendamento de cirurgia

Há um controle total das caixas ou kits que vão para cirurgias, sabendo o item que foi usado e qual precisa ser reposto. Além disso, é possível ter a gestão do faturamento destes artigos e o controle de pendências. Existe, inclusive, a possibilidade de realizar todo o processo de agendamento da intervenção com previsão de gastos.

Controle de material hospitalar consignado

Há acompanhamento de todo o material que está consignado pelo fabricante ou distribuidor, o qual fica no hospital. Ainda pode-se saber qual foi o consumo e a utilização do mesmo em uma cirurgia para prever a reposição – ou, até mesmo, a montagem – do item.

Se você deseja entender mais sobre as funcionalidades de um sistemas ERP e como ele pode ajudar a sua empresa no controle de material hospitalar consignado, confira outros artigos sobre o tema no nosso blog.