Análise de falhas: como aplicar na distribuidora?

A análise de falhas é uma metodologia aplicada para evitar ou avaliar não conformidades em diversos fatores críticos de sucesso.

Ainda que a grande maioria das pessoas enxergue as falhas sob uma ótica negativa, elas são as responsáveis por nos auxiliar no processo de identificação de quesitos a serem aprimorados e no alcance de maiores performances nas organizações voltadas à área da saúde – ou até mesmo na vida pessoal.

Portanto, neste post, traremos um passo a passo sobre a análise de falhas nos processos e algumas dicas de como evitar grandes prejuízos nos negócios, bem como a elaboração de um relatório (primordial para o diagnóstico antecipado do erro, a fim de que não mais ocorra). Acompanhe, a seguir!

Afinal, o que é considerado como uma “falha”?

Por definição, a falha é o “estado anormal de um item, material, produto, serviço ou sistema que seja uma ameaça à sua operação”. Também pode ter como significado a “condição adversa que ocasiona que um componente, equipamento ou sistema não cumpra com o planejado”.

As falhas podem construir barreiras na implementação periódica das atividades e atrapalhar o processo para que atinjam-se as metas da empresa. Contudo, não para por aqui! Elas são indícios de que as técnicas utilizadas não chegam ao nível máximo de seu desempenho.

Em alguns casos, as instituições não percebem que há falhas no cotidiano e seguem a realizar suas funções de igual modo por longos períodos. Isso acontece porque as tarefas, que podem inclusive motivar retrabalho e desperdício de recursos, foram absorvidas pelos colaboradores que lidam diretamente com elas, tornando-as verdadeiros pontos cegos.

Motivos que podem dificultar a análise de falhas

Há muitos obstáculos que impedem a visualização de falhas nos processos. Todavia, dois exemplos podem ser citados como os mais recorrentes no dia a dia das organizações: o consenso e a postura ideológica.

Consenso

O consenso é a sabedoria que parte de uma abordagem sociocultural no passar dos anos. Através dele, a população baseia-se em ocorrências anteriores para superar dificuldades atuais e busca parâmetros para solucionar qualquer tipo de circunstância. Mesmo que este seja um fator de experiência e, por esse motivo, vital no modo como detectamos as falhas, o consenso não se restringe a novas maneiras de executar as atividades –  o que torna mais difuso compreender os aspectos a serem otimizados.

Apresentação de ideias

A apresentação de ideias tem a ver com a maneira que as pessoas recebem os cenários que lhes são expostos. É válido ressaltar a oposição à mudanças, que é uma dor constante nas instituições. Já que grande parte dos funcionários satisfazem-se com a comodidade e a replicação de suas tarefas. Isso pode vir acarretar em uma falha, caso seu negócio queira maior rapidez e/ou esteja em um meio que demanda adequações a todo instante – assim como praticamente todas as empresas que disputam a concorrência do mercado.

Como é possível identificar falhas nas atividades?

A prática mais acertada se dá pelo questionamento. Dessa forma, pergunte-se: o que pode ser aperfeiçoado? Para isso, implemente Ferramentas da Qualidade e outros métodos que te auxiliarão na busca por falhas (ou itens de evolução) em seus processos.

Ferramentas da Qualidade

Opções como o Diagrama de Ishikawa, por exemplo, são instrumentos bastante relevantes. Uma vez que contribuem para a análise de falhas em todos os fatores que englobam o processo, como os artifícios técnicos e de habilidades do time. Fora isso, com mínima variação, é possível aplicar o 5w2h – estratégia utilizada nos planejamentos. A fim de achar falhas que possam ser classificadas de acordo com as indagações que o método sugere.

Diagramação de processos

Não é fácil esclarecer a diagramação sem lembrar de fluxogramas. Entretanto, é importante ter em mente que não é o utensílio ou a regulamentação que auxiliam na identificação das falhas. Mas, sim, o fato de que o seu processo esteja sendo acompanhado de perto. Essa metodologia serve para que você passe a observar aspectos que não visualizava antes. Do contrário, quando a instalação não é feita da maneira certa, todo o esforço terá sido em vão.

Ciclo PDCA

É fundamental que haja, dentro da sua gestão operacional, processos que assegurem não só uma melhoria constante, como também um período hábil para isso – e não somente quando houver resíduos de tempo. Por isso, adicionar tarefas similares ao Check e ao Act do PDCA (Plan, Do, Check and Act) fará com que a análise de falhas seja peça integrante de um todo, acontecendo de forma genuína.

Sobre o feitio do relatório da análise de falhas

O relatório possui como meta a identificação e a análise de falhas, para que seja possível saná-las e também evitar futuros bloqueios. No caso, um software de gestão da qualidade otimizaria tempo e tornaria esse processo bem menos penoso – diminuindo a incidência de erros humanos, por exemplo. A metodologia para criar um relatório cumpre sete fases:

Fase 1

A classificação da falha é realizada de acordo com as seguintes questões:

– O que falhou?

– Qual é a falha?

– Onde ocorreu a falha?

– Quando ocorreu a falha?

– Como ocorreu a falha?

– Qual a magnitude da falha?

– O que não é característico da falha?

Fase 2

Uma vez classificada a falha, devem ser apontados os possíveis motivos. Aqui, não leva-se em conta a racionalidade das causas, somente a geração das hipóteses.

Fase 3

Cada motivo apontado na fase anterior precisa ser averiguado segundo a classificação da falha, iniciando pela hipótese que a descreve melhor.

Fase 4

Avaliação dos controles disponíveis para evitar a possibilidade das falhas.

Fase 5

Análise dos níveis de ocorrência, severidade, detecção e risco da falha. Os mesmos são regulamentados conforme a seguinte escala:

– Ocorrência: de 1 (baixa probabilidade) a 10 (alta probabilidade);

– Severidade: de 1 (pouco grave) a 10 (muito grave);

– Detecção: de 1 (grande chance) a 10 (pequena chance);

– Risco: se dá pela multiplicação dos três níveis acima.

Fase 6

Estruturação das ações disciplinadoras e preventivas. As primeiras já atuam direto sobre a falha, minimizando suas consequências. As últimas removem a causa e também impedem o surgimento de novas eventualidades, finalizando-a definitivamente.

Fase 7

Monitoramento das ações classificadas. É essencial que todas sejam otimizadas, apurando sua correta utilização.

Gostou das informações deste artigo sobre a análise de falhas? Para ler mais, acesse o blog da Visto Sistemas.