Saiba como medir resultados de maneira estratégica com um ERP
Ao consolidar os processos de uma empresa de modo a otimizar a gestão de recursos, os softwares ERP (Enterprise Resource Planning) fornecem uma série de possibilidades e vantagens que impactam o resultado financeiro da organização.
A medição dos pontos-chave para o sucesso de planos, iniciativas, campanhas ou ações é possível por meio dos indicadores e dados gerados pelas plataformas ERP.
Neste artigo, traremos mais detalhes sobre como medir resultados de maneira estratégica com o ERP da sua empresa. Para isso, vamos começar explicando o conceito de KPI.
Uma boa gestão do ERP passa pelo aproveitamento de indicadores na tomada de decisão
Indicadores-chave de desempenho fornecem ao gestor de área subsídios importantes para avaliação das iniciativas implantadas e consequente tomada de decisão sobre futuras ações.
É disso que se trata a sigla KPI (key performance indicator). Ao definir as métricas que importam para analisar determinado projeto ou rotina da empresa, o gestor trabalha diretamente com os KPIs previamente escolhidos em consenso.
São números ou porcentagens produzidos pelas plataformas ERP de acordo com o plano estratégico da corporação. É a tradução em índices palpáveis dos objetivos da empresa para aprimorar os seus negócios.
Relação entre KPIs e a taxa de retorno dos investimentos
A avaliação dos indicadores-chave de desempenho detalham e complementam o cálculo do retorno sobre o investimento (ROI).
Isso é especialmente verdade para a análise de tarefas cotidianas ou então para medir níveis de engajamento e dedicação dos colaboradores em relação a determinado processo.
Ou seja, os KPIs são fundamentais para enxergar com profundidade os microprogressos que são realizados diariamente na operação da empresa.
Pelo mesmo motivo, também facilitam a instalação e implementação de plataformas de ERP. Equipes de TI têm melhores condições de analisar a necessidade real de cada recurso disponível, configurando assim os sistemas de forma otimizada.
O aprimoramento e evolução dos sistemas ERP ao longo do tempo é outra utilidade a emergir de uma boa gestão de KPIs. Decidir o que será planejado e criado, o que ainda falta implementar, o que funciona mas pode melhorar, tudo isso pode ser feito com base em indicadores-chave de desempenho.
Analisando o sucesso do ERP por meio de indicadores-chave
Entre as métricas que são comumente usadas, de acordo com o conceito de KPI, para analisar o desempenho de plataformas ERP, tanto na implementação quanto a longo prazo, estão as seguintes:
- Comparação entre o prazo estimado de implementação e o tempo realmente consumido na tarefa;
- Da mesma forma, pode-se analisar, de maneira simples, o custo da implantação versus o orçamento inicialmente ofertado;
- A agilidade que o ERP concedeu à rotina de trabalho é outra métrica que pode ser medida com KPIs.
Escolha dos indicadores faz parte da receita de sucesso da operação corporativa
Para ser proveitosa, a gestão de KPIs depende sobretudo da percepção do gestor sobre quais indicadores podem de fato mostrar o caminho das pedras, revelando os pontos fundamentais para o sucesso do software ERP.
A necessidade dessa avaliação se explica pelo custo financeiro de plataformas integradas de gestão como os ERPs. Esse custo pode chegar a 4% das receitas da empresa por ano devido ao licenciamento e manutenção desses sistemas.
Entre os critérios normalmente empregados para analisar todas as etapas de um ERP, os mais frequentes nas tabelas de KPIs são os citados a seguir:
- Levantamento dos custos de manutenção de inventários;
- Análise da taxa de atendimento de pedidos;
- Métrica do tempo decorrido entre a criação e envio da mercadoria ou entre a solicitação e o atendimento do serviço;
- Dados sobre as ordens completadas;
- Soma das ligações diários ou registro do número de orçamentos gerados;
- Análise do lucro por cliente, por localização ou por parceiro comercial.
Transparência na comunicação interna de KPIs é essencial
Por permitir um exame minucioso de diversas tarefas, bem como dos reais resultados de determinado projeto, a gestão de KPIs muita vez precisa lidar com informações sensíveis dentro do ambiente corporativo.
Por isso é fundamental a transparência no uso e avaliação de indicadores-chave de desempenho. Ou seja, os colaboradores envolvidos precisam estar cientes do que é medido e do objetivo da análise.
Não faz sentido, por exemplo, uma empresa que guarde segredo do custo da fabricação de suas mercadorias e ao mesmo tempo queira colocar esse item para ser medido como indicador-chave. O resultado esperado, a redução nos custos, certamente não será obtido.
Portanto, é fundamental haver consenso sobre quais KPIs são, de fato, indicadores-chave na avaliação de tarefas ou processos cotidianos na operação de sua empresa.
Essa é uma tarefa conjunta, que exige a participação da empresa como um todo, incluídos gestores e equipe. A recomendação que deriva disso é sempre optar por KPIs que não comprometam diretamente apenas funcionários de uma área específica da organização.
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