Processos de gestão da qualidade: 5 práticas para serem repensadas

Os processos de gestão da qualidade de uma empresa contam com uma grande variedade de atividades e, principalmente, documentos. Essa gestão de documentos é realizada a várias mãos, dentro e fora das organizações, para garantir que o planejamento estratégico da qualidade esteja sendo realizado de forma efetiva. 

Se esses processos forem realizados de forma manual, com papéis, carimbos, assinaturas, arquivos, etc., certamente correrão mais riscos de não serem bem-sucedidos. Portanto, automatizá-los melhora muito a sua eficiência. 

Existem grandes empresas que já realizam esses processos todos de forma digital. Já as pequenas empresas muitas vezes não possuem o investimento necessário para isso e acabam ficando para trás. Pois saiba que a automatização dessas atividades pode ser feita de forma gradual e que existem sistemas no mercado que podem ser adquiridos por módulos. Assim, não é necessário investir muito de uma só vez. 

Neste artigo, vamos elencar algumas práticas obsoletas de gestão da qualidade, por que elas dificultam o seu trabalho e uma solução eficiente para o seu negócio. Acompanhe!

Práticas obsoletas de gestão da qualidade

      1. Carimbar documentos

Sabe aquela visão clássica do funcionário que passa o dia carimbando papéis para validar documentos, depois passa para o diretor assinar, e assim por diante? Seria algo do passado, certo? No entanto, algumas empresas ainda utilizam esse processo, gerando um atraso nessa atividade, e correndo sérios riscos de validar algo por engano ou esquecer de algum documento mais importante, por exemplo. 

      2. Arquivar documentos em locais físicos

Aquele armário de ferro cheio de gavetas profundas, lotado de pastas, fichários, papéis e mais papéis… Apesar de, para uns, essa ser uma visão longínqua, muitas pessoas (e empresas) ainda se valem desse tipo de arquivo para guardar seus mais importantes documentos. Nem é preciso falar que, para os que os processos de gestão da qualidade fluam como devem, essa não é uma escolha muito apropriada. A chance de documentos se perderem por erros humanos, ou até mesmo em fatalidades, como incêndios e inundações, são enormes!

      3. Documentar processos em papel

Além dos riscos de perdas, como abordamos acima, documentos em papel podem se deteriorar muito rapidamente. Imprimir uma quantidade enorme de papel, como é o caso dos processos de gestão de qualidade, também não é uma atitude muito correta com relação ao meio ambiente, certo? 

      4. Utilizar calendários físicos

Novamente, vamos nos fixar naquela imagem do passado… um funcionário com um calendário de papelão em cima da mesa, marcando todos os seus compromissos e responsabilidades. Pode dar certo? Até pode, mas, nos dias de hoje, com e-mails, smartphones, computadores, aplicativos e tudo mais, os calendários físicos só fazem ocupar espaço. E sim, ainda há empresas que gerem suas atividades dessa forma.

      5. Utilizar e-mails para compartilhamento e colaboração

Ok, os e-mails não pertencem àquele quadro obsoleto que estamos pintando no decorrer deste artigo. Mas também não são a forma mais correta de compartilhar documentos. Por exemplo: você precisa que todos que participaram de uma reunião assinem e concordem com a ata. Você envia um e-mail e um documento em Word. As pessoas recebem e todas querem realizar modificações, enviando suas próprias versões alteradas. Alguém precisará juntar todas essas revisões e reenviar a todos, e assim, sucessivamente. Complicado, não?

Vigix, a solução para seus processos de gestão da qualidade

O Vigix é um software produzido pela Visto Sistemas para a gestão da qualidade, principalmente em empresas da área da saúde. Apesar de alguns de seus módulos serem próprios para esse segmento, outros, como o GED, de gestão de documentos, são indicados para qualquer tipo de empresa (e pode ser adquirido separadamente). Esse módulo permite o armazenamento, a busca, o versionamento, a visualização e o controle de versões de documentos, contando com um workflow para o fluxo de aprovações (ou seja, carimbos nunca mais!).

Com o Vigix, os documentos que fazem parte dos processos de gestão da qualidade passam pelas etapas de elaboração, revisão, aprovação, treinamento e distribuição, e o responsável por cada uma dessas etapas fica registrado. O software possui ainda um controle de distribuição de documentos por versão, além de permissões de acesso específicas e logs de atividades para cada documento. Quando há novas versões, responsabilidades ou validades, são emitidos alertas e notificações para os usuários envolvidos, garantindo mais eficácia aos processos de gestão da qualidade, com listas mestras internas externas e controle de registros.

É possível produzir um documento, como uma ata de reuniões, em colaboração com outros profissionais. Uma pessoa pode escrever o documento e depois compartilhar com outro colaborador, para que haja uma revisão ou adição de materiais, utilizando um “call to paper” para notificar quanto a prazos e outras informações.

Organizar e arquivar os documentos é outra facilidade do Vigix, possibilitando que qualquer versão possa ser restaurada quando necessário.

O Vigix também possui os módulos Qualidade, Registros de produtos, Gerenciamento de riscos, Calibração, Gestão de Pessoas, Indicadores e Administração de Informações. 

Se você quiser melhorar seus processos de gestão da qualidade, conte com a gente para estruturarmos um software de acordo com suas necessidades. Entre em contato!