Conheça as 3 fases da gestão de documentos

Os dados e informações de uma empresa são alguns dos seus maiores bens. Assim, uma boa gestão de documentos faz toda a diferença. Ela permite que as informações de uma organização fiquem bem guardadas e ao mesmo tempo acessíveis a quem precise delas. Existem três fases da gestão de documentos que são imprescindíveis para que seus objetivos sejam alcançados e é sobre elas que trataremos neste artigo.

O que é a gestão de documentos

Uma empresa, ao longo de sua vida, acumula um grande número de documentos, nos quais estão contidas informações de maior ou menor importância para essa organização, como dados cadastrais de clientes, estatísticas e métricas do negócio, registros de processos internos, testes, certificações, além de contratos com fornecedores ou usuários do serviço. 

A gestão de documentos é definida como um conjunto de práticas utilizadas em uma empresa para obter maior eficácia e economia na exploração e no aproveitamento desses documentos. Trata-se de uma série de medidas que simplificam o manuseio de documentos. Assim, simplifica-se também a busca por informações contidas nesses arquivos. 

Os objetivos da gestão de documentos são:

• Economia sustentável
• Otimização do tempo
• Otimização das informações
• Facilidade na busca de informações
• Facilidade na recuperação de informações
• Preservação da memória institucional
• Segurança das informações

As 3 fases da gestão de documentos

1. Produção de documentos

Essa é uma etapa importante da gestão de documentos. É nessa fase que são estabelecidas as normas para a criação dos documentos, como suas características físicas, ou seja, em que suporte serão produzidos (papel, planilha digital, etc.), e sua forma de registro.

Dessa forma, garante-se a utilização dos materiais adequados para a sua produção, classifica-se seu período de armazenamento e seu destino final.

     2. Utilização dos documentos

A segunda das fases da gestão de documentos é a sua utilização, ou seja, de que forma será recuperada a informação arquivística. Essa etapa envolve o controle, o uso e o armazenamento de documentos essenciais para o sucesso de uma empresa.

A utilização correta garante que documentos e informações sejam disponibilizados de forma rápida. Além disso, permite que as informações e arquivos correntes sejam utilizados de forma efetiva e que os materiais, locais e equipamentos para sua armazenagem sejam selecionados corretamente. 

Para que a fase de utilização seja eficiente, é necessário criar planos de classificação padronizados para a empresa, indicando a origem de todos os documentos e padronizando a forma de arquivá-los.

     3. Destino dos documentos

A terceira das fases da gestão de documentos é a mais crítica de todas, já que envolve decisões sobre documentos que devem ser conservados e os que devem ser descartados. É também nessa fase que se determina por quanto tempo os arquivos devem se manter guardados por questões legais ou administrativas. É preciso pensar nas seguintes questões:

• Identificar e descrever os documentos de acordo com classes
• Listar essas classificações para retenção ou destinação
• Avaliar e definir quais documentos serão permanentemente guardados
• Recolher os documentos permanentes para a empresa

Software para a gestão de documentos

Todas as fases da gestão de documentos são igualmente importantes, e elas podem ser feitas manualmente. No entanto, a utilização de um software torna todo o processo automatizado e, sendo assim, muito mais ágil e com menos falhas. O Vigix, por exemplo, é um software de gestão da qualidade, e possui um módulo apenas para a gestão de documentos (que inclusive pode ser adquirido separadamente). Esse módulo permite armazenamento, busca, versionamento, visualização e controle de versões obsoletas, contando com workflow para o fluxo de aprovações. 

Os documentos passam pelas etapas de elaboração, revisão, aprovação, treinamento e distribuição, registrando o responsável por cada uma destas etapas. Também conta com um controle de distribuição de documentos por versão, considerando permissões de acesso específicas e logs de atividades a cada documento. Quando há novas versões, responsabilidades ou validades, notificações e alertas são disparados aos usuários envolvidos, garantindo uma maior qualidade e eficácia no gerenciamento, por meio das listas mestras internas externas e controle de registros. Assim, todo e qualquer documento pode ser gerenciado e organizado pelo módulo.

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