Gestão de estoque de material consignado: saiba como tornar mais efetivo com um ERP

Organização, controle, foco, disciplina, proatividade estão entre os principais ingredientes para tornar mais efetiva a gestão de estoque de material consignado em empresas de saúde como hospitais, clínicas, laboratórios, etc. 

Tudo bem, mas como funciona na prática?

Como reunir todos esses requisitos e transformá-los em algo concreto, algo que possa ser reproduzido de empresa em empresa, guardadas as diferenças de finalidade, rotinas, processos de cada uma?

A resposta, claro, é a integração dos sistemas de gestão, a implantação de um software de ERP (Enterprise Resource Planning) dedicado para as especificidades do setor de saúde e do uso de materiais consignados.

Para que você saiba como um ERP pode auxiliar na gestão do material consignado, montamos este artigo com informações valiosas para orientá-lo, apresentando referências úteis que contribuam com a sua busca.

Definição de material consignado 

O material consignado é todo aquele em que a venda do fornecedor para o cliente final é intermediada por consignatários. 

No caso de centros cirúrgicos, por exemplo, o termo consignado pode ser aplicado a todo material cirúrgico ou implante emprestado para um procedimento específico. 

Lembrando que o material ou implante deve ser devolvido ao fornecedor após o uso.

Por ser um sistema em que todos ganham, a consignação de insumos é uma prática que cresce ano após ano entre as empresas da área de saúde. Mas também gera dúvidas, preocupações e dificuldades operacionais.

Como fazer a gestão do estoque do material consignado?

Regras claras e equipe capacitada para segui-las são a base de uma gestão de estoque eficiente, principalmente em relação aos materiais consignados, que exigem trabalho de excelência. 

A consignação pode ser definida como a entrega de itens, com certa instabilidade, a serem distribuídos em caso de urgência do paciente. É uma operação vantajosa de ambos os lados, tanto dos hospitais, clínicas, laboratórios, quanto dos fornecedores.

Confira a seguir orientações práticas para uma boa gestão.

Levantamentos constantes

Checar a quantidade de material deve ser tarefa rotineira. Para facilitar, organize os materiais por categorias, por exemplo, de acordo com a utilidade para cirurgias.

Um levantamento constante ajuda a identificar quais os itens são mais utilizados e assim manter o estoque nunca desabastecido.  

Avaliação de fornecedores

Todos os documentos que atestem a permissão para um acordo de consignação e/ou compra, entre outras tarefas, devem ser requisitados. Afinal, a empresa pode ser responsabilizada e, portanto, precisa ter assegurada a confiabilidade em seu fornecedor. 

Solicite, por exemplo, certificados de alvará de localização, do responsável técnico e da permissão de itens consignados nas instituições sanitárias capacitadas.

Controle de saída

Ter métricas que analisem a periodicidade de uso dos materiais consignados possibilita estoques ágeis e, portanto, menores em espaço físico. 

Também é essencial que os gerentes verifiquem a saída de artigos para as cirurgias de forma periódica, instaurando um volume mínimo e otimizando o fluxo dos produtos.

Equipes capacitadas

É crucial capacitar o grupo de profissionais que está envolvido em processos hospitalares. Afinal, esses materiais são sujeitos a falsificações e contratos duvidosos, o que acarreta em riscos ao bem-estar do consumidor final e danos à imagem da empresa.

Como um ERP pode auxiliar no gerenciamento do estoque consignado?

Embora o conceito de ERP possa sugerir a implantação de qualquer software de gestão em hospitais, clínicas e laboratórios, a verdade é que programas especialmente desenvolvidos para o setor da saúde, como é o caso da plataforma da VISTO Sistemas, saem-se melhor na gestão do estoque consignado.

Isso porque o ERP da VISTO conta com funcionalidades específicas, tais como:

  • Controle de estoque consignado em hospitais;
  • Consumo cirúrgico de cirurgias com material consignado;
  • Reposição de materiais;
  • Inventário online e off-line de materiais consignados.

Todas essas funcionalidades estão classificadas na plataforma da VISTO dentro da aba de controle de material consignado.

A integração fica evidente se listarmos também as funcionalidades na aba de agendamento de cirurgias: 

  • Gestão de agendamentos, orçamentos e controle de cirurgia;
  • Controle de remessa, retorno e inspeção de material de cirurgias eletivas e emergenciais;
  • Consumo cirúrgico com controle de pendências e gestão de faturamento;
  • Gestão total de caixas/kits (montagem, reposição e abastecimento).

Para fechar, confira as funcionalidades para rastreabilidade e armazenamento:

  • Total rastreabilidade de pacientes com lotes e número de série de materiais utilizados através de etiquetas com código de barras, RFID e QR Code;
  • Relatório gerencial de rastreabilidade (entradas/saídas/reservas);
  • Gestão de validade de produtos;
  • Inventário por endereçamento;
  • Controle de Registro de Produtos na Anvisa;
  • Controle de frotas e entregas.

Se você deseja entender mais sobre a gestão de estoque consignado, continue acompanhando nosso blog ou peça uma demonstração do produto