A distribuição de OPME exige um esforço logístico bem significativo para garantir que todo o processo seja executada corretamente. O fornecedor desses produtos deve esforçar-se por realizar uma gestão eficiente e que consiga lidar com todas as variáveis que eventualmente possam aparecer.
Mas, como já dissemos, todo esse processo exige muito esforço, sobretudo porque há uma série de fatores que influenciam no resultado final. Por isso, nem todos os fornecedores conseguem realizar uma distribuição correta e coerente. Ocorre, por vezes, que alguns erros são cometidos comprometendo essa distribuição de OPME.
Neste artigo, abordaremos os principais erros cometidos nessa distribuição e mostraremos como superá-los. Deseja alcançar excelência na distribuição de OPME? Então leia este conteúdo até o final.
<<< Leia também: Principais desafios da distribuidora de OPME >>>
Como funciona a distribuição de OPME?
A distribuição de OPME é um dos processos fundamentais da gestão de Órteses, Próteses e Materiais Especiais. Essa gestão é responsável por buscar eficiência em todos os processos que envolvem OPMEs, incluindo a busca por fornecedores, a gestão da cadeia logística, o uso dos insumos nos procedimentos hospitalares e, claro, a distribuição.
Pensar em distribuição, portanto, é pensar em gestão. Por sua vez, esta só é possível quando há um esforço para encontrar os melhores preços, uma logística adequada, um gerenciamento eficiente do estoque e a adoção de boas práticas de uso.
A gestão de OPMEs também não acontece isoladamente. Antes, é preciso integrar toda a gestão hospitalar a esses processos.
5 erros na distribuição de OPME
Na gestão hospitalar, é fundamental garantir que haja economia em todas as ações hospitalares. Mesmo em grandes instituições e redes, cada centavo economizado pode ser revertido em atividades que dão maior retorno para o hospital.
No caso de hospitais menores, a importância da economia aumenta ainda mais, uma vez que o esforço por economizar é ainda mais necessário para que o orçamento seja cumprido.
Segundo dados oficiais do setor, o desperdício é responsável por até 40% dos gastos de um hospital. A correta distribuição de OPME pode diminuir esse desperdício significativamente. Mas, como fazer isso? A seguir separamos, através de cinco situações bem comuns em hospitais, os principais erros cometidos na distribuição de OPME. Confira:
Falhas na rastreabilidade
A rastreabilidade de OPMEs, feita incorretamente, representa o principal erro quando o assunto é a distribuição desses materiais. Isso é uma realidade sobretudo quando os controles não são realizados com o apoio de um software adequado, mas baseia-se em controle manual, como planilhas. Os riscos da ocorrência de erros são altíssimos.
Quando há um sistema especializado, este permite rastrear cada material em cada fase, incluindo na consignação e na utilização. Neste último caso, reúne informações importantes como o nome do paciente, informações do médico, data e local do uso, validade do produto, lote de fabricação e número identificador.
Nos casos onde isso é feito manualmente, naturalmente torna-se impossível reunir tantos dados com eficiência. Por isso, deixar de contar com softwares adequados na rastreabilidade é um erro terrível na distribuição de OPME.
<<< Confira também nosso artigo sobre Classificação NCM >>>
Erros na descrição dos produtos
Descrever o produto com ausência de informações ou informações inadequadas também prejudica a distribuição de OPME. Manter todos esses dados atualizados é fundamental para a negociação entre hospital e fornecedor. Acontece que grande parte das instituições não contam com processos definidos para garantir uma correta descrição dos produtos.
Além das características do produto, é fundamental que a descrição apresente também a unidade de medida utilizada, prazos de aquisição e reposição, validade e necessidades específicas de estoque. Quanto mais completa for a descrição, maior a eficiência dos processos de distribuição.
Nos casos onde a descrição é negligenciada, ocorrem diversos problemas na distribuição de OPMEs, uma vez que identificar os produtos se transforma em uma tarefa muito mais desafiadora que, em momentos que exigem rapidez, pode levar a confusão.
Falhas no controle comercial
Até mesmo os processos do comercial influenciam diretamente no sucesso da distribuição de OPMEs. Quando as informações sobre os produtos são controladas através de simples anotações ou de softwares não qualificados, como planilhas, a capacidade de decisão do setor comercial é prejudicada.
Através de um software especializado em gestão de OPME, é possível organizar o status das negociações. Na ausência desses softwares, em contrapartida, os resultados podem ser diretamente comprometidos. Inclusive na distribuição.
Ineficiência no controle financeiro
O controle das contas também é um processo que parece não ter uma ligação direta com a distribuição de OPMEs, mas a realidade mostra exatamente o oposto.
Na verdade, a empresa deve ser encarada como um organismo vivo: quando um órgão não está saudável, todo o nosso corpo sofre. Igualmente, quando o controle financeiro não está sendo realizado corretamente, impactos serão sentidos mesmo na distribuição dos produtos.
Portanto, para que a distribuição de OPME seja corretamente desenvolvida, será necessário encontrar meios de promover uma gestão financeira mais eficiente. Mais uma vez, destacamos a existência de softwares especializados em OPME, que conseguem auxiliar no controle financeiro de instituições de saúde. Um exemplo de softwares do tipo são os ERPs.
Não fazer auditoria com regularidade
A análise e o acompanhamento constantes são fundamentais para que erros sejam identificados com antecedência, de modo a evitar que os impactos sejam maiores no longo-prazo. Nesse sentido, é essencial promover auditorias na empresa, que reúnem relatórios que ajudam a compreender o estado atual das coisas.
Tudo isso impactará, sem dúvidas, na distribuição de OPMEs, uma vez que todos os processos paralelos estarão acontecendo com eficiência.
Conclusão
Neste artigo, você pôde conferir um pouco mais sobre distribuição de OPME. Explicamos, no início do nosso texto, que a distribuição de OPME é um dos processos fundamentais da gestão de Órteses, Próteses e Materiais Especiais. Pensar em distribuição, portanto, é pensar em gestão.
Essa gestão só é possível quando há um esforço para encontrar os melhores preços, uma logística adequada, um gerenciamento eficiente do estoque e a adoção de boas práticas de uso.
Frequentemente, no entanto, as instituições cometem erros na distribuição de OPMEs. Esses erros estão diretamente relacionados à gestão macro. Para relembrarmos, conheça os 5 erros mais comuns da distribuição de OPME:
- Falhas na rastreabilidade:
- Erros na descrição dos produtos:
- Falhas no controle comercial:
- Ineficiência no controle financeiro;
- Não realização de auditoria com regularidade.
Gostou do nosso artigo? Que tal se aprofundar ainda mais no assunto através do e-book gratuito “Guia de gestão para distribuidoras de OPMES”. Acesse, faça o download e aproveite.
