3 cuidados na gestão de documentos da sua empresa de OPME’s

Primeiro, a gente começa a implementar o sistema, mapear os processos, escrever a documentação… depois, quando o sistema se torna operacional, é que começamos a compreender de vez alguns dos fundamentos dos SGQs tradicionais: o sistema implementado está ineficiente, e provavelmente porque deixamos de fazer alguma coisa da forma como deveríamos ter feito por falta de conhecimento e experiência. E o conserto é trabalhoso!

3 dicas para melhorar a gestão de documentos da sua empresa de OPME’s

Atenção para a “pirâmide” da documentação

Cuidado com a estratificação da documentação, autoridade e responsabilidade e codificação “inteligente”, baseada nos dois primeiros parâmetros. Já bem conhecida por quem trabalha com Sistemas de Gestão da Qualidade, a “pirâmide” da documentação que separa os documentos nos níveis estratégico, tático e operacional, na sua forma mais comum.

As duas grandes vantagens que essa forma estratificada, associada a uma codificação (alocação) correta da documentação trazem são: poder de forma bastante fácil restringir a documentação às áreas de interesse, organizando a vida das áreas e tornando bem mais prático o acesso à documentação realmente interessante, e, o mais importante, permitir com que a informação se organize impedindo a duplicidade de procedimentos entre os documentos.

Explicando melhor: você estudou a fundo a diferença entre uma informação de nível estratégico, tático e operacional, e alocou todos os procedimentos operacionais da Produção em documentos do tipo “EP – Especificação de Processo“, então sabe que uma rotina de produção mapeada, como pintar uma bolinha de determinada cor no setor de Pintura, deve estar descrita dentro de um EP associado à Produção. Você também sabe que a escolha da cor da bolinha é uma decisão de nível tático, pois pode envolver a qualificação de um novo fornecedor para uma nova tinta para pintar a bolinha, ou validação do processo de pintura da mesma. Ou seja, então, você vai deixar a informação de cor para a bolinha dentro dos Registros Mestres de Produto (RMP), que têm nível tático. Logo, se a cor da bolinha muda de rosa para azul, e você não determinou isso na EP de Pintura, fica muito mais fácil fazer a gestão dessa mudança substituindo essa informação apenas no RMP do produto, evitando uma não conformidade se por acaso esquecer de mudar a referência de cor na EP.

Esse é um caso meio óbvio, mas a experiência nos faz tomar esse cuidado ao longo do tempo e em outros documentos – definir adequadamente, dentro de cada processo ou rotina, o nível de pedacinho de informação relevante, e alocá-la de forma correta no corpo da documentação.

Cuidados com o diálogo entre as áreas e a conscientização em Qualidade

Um grande problema em Sistemas de Gestão da Qualidade recém implantados, ou implantados em empresas pequenas, é a falta de diálogo entre a área da Qualidade e as demais áreas da empresa. Especialmente aquelas desvinculadas do chão de fábrica, como o Marketing e Comercial, por exemplo. Como a auditoria dificilmente chega lá,  é mais fácil desses controles ficarem esquecidos nessa área.

Porém, o controle de documentação dessas áreas é importantíssimo, mas geralmente não é feito dentro das diretrizes de controle de documentação da empresa – são esquecidos! Os catálogos, listas de preço, embalagens, envelopes, blocos, sacolas e todo o material promocional da empresa deve ser controlado como documento, com cuidado de emissão de revisões quando houver alterações, arquivamento de revisões antigas e um controle de mudanças bem escrito e explicativo.  

Treine os responsáveis para que estejam conscientes do trabalho da Qualidade (designers, vendedores, etc.), e mantenha essas áreas no seu radar de controle.

Faça um bom plano de gestão de mudanças

Ok, todos sabemos que o princípio básico da Gestão da Qualidade é a mudança, associada ao processo de melhoria contínua, que é a diretriz básica das normas de qualidade praticamente desde que elas existem. Mas, eventualmente, você vai ter que coordenar mudanças de grande porte, como a substituição de um equipamento importante, uma mudança de processo, uma inclusão de nova linha de montagem, uma troca de ERP e etc. Esteja preparado para coordenar essa mudança com uma boa sistemática de documentação e gestão da mudança. Garanta que ela preveja a divulgação para toda a equipe de forma adequada, e inclua nessa sistemática uma boa gestão de riscos – mapeie o que pode dar errado antes de tomar a decisão de mudar qualquer coisa, porque talvez essa mudança possa não valer a pena. Use ferramentas da qualidade e indicadores para fundamentar suas decisões, e nada de achismos. A organização da empresa agradece!