Em um mercado cada vez mais dinâmico e exigente, as distribuidoras enfrentam desafios constantes para garantir a qualidade dos produtos e serviços oferecidos. Nesse cenário, a implementação eficaz de um Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) surge como uma estratégia indispensável para orientar, aprimorar e alinhar todos os processos da empresa.
No entanto, a jornada para estabelecer um SGQ eficiente não é isenta de desafios. Imagine a seguinte situação: a falta de padronização nos procedimentos, a ausência de documentação estruturada e o risco de falhas nos processos impactando diretamente na qualidade dos produtos distribuídos.
Diante desse panorama, surge a necessidade crucial de explorar e compreender como implementar um SGQ de forma efetiva, sobretudo em distribuidoras que desejam não apenas atender, mas superar as expectativas do mercado.
Este artigo desbrava o universo do SGQ, oferecendo insights valiosos sobre a importância da documentação, as etapas fundamentais na gestão da qualidade em distribuidoras e, para aprofundar ainda mais, a integração do programa 5S como um aliado estratégico.
O que é um Sistema de Gestão de Qualidade?
O Sistema de Gestão de Qualidade, conhecido como SGQ, representa uma abordagem estratégica que visa orientar, administrar e conscientizar todos os setores de uma empresa em relação aos seus processos e demandas, com o objetivo de assegurar a eficácia na execução das atividades.
Este sistema abrange integralmente os processos da organização, incorporando as estruturas documentais dos produtos e serviços oferecidos. Destaca-se, em particular, a relevância do SGQ na área da saúde, uma vez que está intrinsecamente ligado à segurança dos consumidores, demandando a minimização dos riscos associados a possíveis falhas.
O SGQ opera mediante a implementação de padronização em documentos, atividades e processos, seguindo a série de normas estabelecidas pela ISO (Organização Internacional de Normalização). Essa padronização busca não apenas a eficiência operacional, mas também a conformidade com diretrizes globais reconhecidas.
As áreas encarregadas da implementação do SGQ têm como objetivo preparar as empresas para a obtenção da certificação ISO 9001:2008.
Essa certificação é um selo de qualidade que atesta a conformidade da organização com padrões internacionalmente reconhecidos, oferecendo garantias de qualidade tanto para o mercado quanto para os clientes.
A certificação ISO 9001:2008 proporciona diversos benefícios, sendo um instrumento eficaz na redução de falhas significativas, como a não conformidade dos serviços ou produtos oferecidos. Empresas que conquistam essa certificação não apenas se destacam no mercado, mas também proporcionam vantagens aos seus clientes, contribuindo para:
- Aumentar a competitividade: A certificação confere à empresa uma vantagem competitiva, pois demonstra seu compromisso com padrões elevados de qualidade, destacando-a diante da concorrência.
- Obter mais credibilidade: O selo ISO 9001:2008 é um reconhecimento internacional de conformidade com padrões de qualidade, conferindo à empresa uma imagem de confiança e credibilidade.
- Padronizar atividades: A padronização de processos e documentos resultante da implementação do SGQ facilita a consistência nas operações da empresa, promovendo a eficiência e a uniformidade.
- Otimizar processos: A busca pela certificação incentiva a revisão e otimização contínua dos processos organizacionais, promovendo a eficiência operacional e a melhoria contínua.
- Melhorar a qualidade de produtos/serviços oferecidos: O SGQ direciona esforços para garantir a excelência na entrega de produtos e serviços, resultando em satisfação do cliente e fidelização.
Quais são as etapas de um Sistema de Gestão da Qualidade?
A integração efetiva do sistema de gestão e controle da qualidade é crucial para empresas de saúde, especialmente ao considerar as diversas etapas envolvidas na produção de itens. Garantir o controle preciso dessas fases por meio de testes e certificações é essencial para assegurar a eficiência e eficácia dos processos.
Confira, a seguir, as etapas do Sistema de Gestão da Qualidade:
Planejamento
Na fase do planejamento é feita a qualificação e certificação da cadeia de fornecimento, de modo a garantir a qualidade desde a origem dos insumos é fundamental para o sucesso do sistema.
Implementação
Na fase de implementação, são estabelecidos rigorosos protocolos de entrada para garantir a qualidade dos materiais utilizados. Também, são realizadas análises sistemáticas para assegurar a conformidade com padrões estabelecidos.
Com relação aos controles em processo, são implementadas medidas de controle durante a produção para evitar desvios de qualidade.
Avaliação e controle
Nesta etapa, é realizada uma análise pelo controle de qualidade, por meio de avaliações regulares para identificar possíveis desvios e tomar medidas corretivas. Há um foco também na retenção de materiais no estoque/almoxarifado e, por isso, são estabelecidos procedimentos para retenção de materiais suspeitos até a conclusão das análises.
Melhoria contínua
Ainda, é realizada uma investigação e tratamento de reclamações técnicas e comerciais. Para corroborar isso, são utilizados feedbacks e reclamações como oportunidades para aprimoramento contínuo.
Certificação e auditoria
Por fim, é realizado o fechamento da ordem de produção pela garantia da qualidade, conseguindo concluir os processos de produção com a garantia de qualidade estabelecida.
Documentação do SGQ: as orientações
O Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) tem como objetivo primordial a documentação minuciosa de todas as suas fases, garantindo um controle preciso e eficiente. Para assegurar a eficácia da gestão documental, são estabelecidas orientações específicas que devem ser implementadas de maneira cuidadosa.
Dentre os documentos essenciais destacam-se:
- Políticas de Qualidade: Estabelecem diretrizes gerais que norteiam a busca pela excelência nos processos.
- Manual da Qualidade: Documento central que delineia os princípios, estrutura e responsabilidades relacionadas à gestão da qualidade.
- Procedimentos Operacionais Padrão (POPs): Direcionam a execução de atividades rotineiras de forma padronizada e controlada.
- Ordem de Produção / Ficha de Produção: Detalham as etapas necessárias para a produção, assegurando consistência e qualidade.
- Plano Mestre de Validação (PMV ou VMP): Define estratégias para validação de processos e sistemas.
- Protocolos e Relatórios de Validação e Qualificação: Documentam os processos de validação e qualificação para garantir conformidade.
- Relatórios de Autoinspeções: Avaliam internamente a conformidade com normas e regulamentos, identificando áreas de melhoria.
Para efetuar um controle adequado desses documentos, são essenciais práticas como:
- Codificação: Atribuição de códigos únicos para identificação de documentos.
- Versão: Controle preciso das versões para evitar divergências na aplicação de procedimentos.
- Histórico: Manutenção de um histórico que registre as alterações e evolução dos documentos.
- Treinamento: Garantia de que os colaboradores estão aptos a compreender e aplicar os documentos.
- Controle de Cópias: Monitoramento rigoroso das cópias distribuídas para evitar divergências.
- Validade dos Documentos: Estabelecimento de prazos de validade para garantir a relevância contínua.
Em busca da máxima eficiência e conformidade com normas regulatórias, a utilização de software de gestão é altamente recomendada. Essas ferramentas não apenas facilitam a administração documental, mas também asseguram o cumprimento dos requisitos normativos.
No contexto brasileiro, a Anvisa desempenha um papel fundamental, fiscalizando o cumprimento dos requisitos legais, como a concessão de autorização para a produção de medicamentos, que é concedida exclusivamente a empresas detentoras do certificado de Boas Práticas de Fabricação.
Este certificado atesta a conformidade com os padrões estabelecidos, garantindo a qualidade e segurança dos produtos.
Como utilizar o programa 5S nos processos
O programa 5S, originado no Japão, é uma metodologia de gestão empresarial voltada para aprimorar a qualidade por meio de cinco princípios fundamentais, representados pelas palavras japonesas que começam com a letra “S”:
- Seiri (Senso de utilização)
- Seiton (Senso de organização)
- Seiso (Senso de limpeza)
- Seiketsu (Senso de padronização)
- Shitsuke (Senso de disciplina)
Essa metodologia não apenas visa a organização e eficiência no ambiente de trabalho, mas também está diretamente alinhada com a norma ISO 9001, um sistema de gestão de qualidade internacionalmente reconhecido.
A ISO 9001 impõe requisitos para estabelecer e implementar sistemas de gestão de qualidade, visando garantir a satisfação do cliente e a melhoria contínua nos processos de produção.
O sistema 5S, ao concentrar-se em organização, limpeza e disciplina, oferece benefícios tangíveis na melhoria do ambiente de trabalho, contribuindo para aprimorar a qualidade dos produtos e serviços da empresa.
Implementar o 5S pode resultar em eficiência operacional aprimorada, redução de custos, minimização de desperdícios, melhorias na segurança no trabalho e aumento da satisfação dos colaboradores.
Além dos benefícios intrínsecos ao 5S, a metodologia também se mostra alinhada com diversos requisitos da ISO 9001. Aspectos como gestão de recursos, melhoria contínua e satisfação do cliente, preconizados pela norma, encontram correspondência nas práticas promovidas pelo 5S.
Dessa forma, a implementação do sistema 5S não apenas proporciona melhorias imediatas na organização e eficiência, mas também representa um passo significativo em direção à conformidade com os padrões exigidos pela ISO 9001.
Ao integrar o 5S aos processos, as empresas podem não só fortalecer seus princípios organizacionais, mas também estar mais bem posicionadas para alcançar a certificação ISO 9001, consolidando seu compromisso com a qualidade, satisfação do cliente e aprimoramento contínuo.
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