Segundo os gestores de qualidade de uma empresa, a não conformidade é, grosso modo, todo e qualquer processo cujo resultado — seja na forma de produto ou de serviço — foge do que estava previsto ou planejado.
No entanto, apesar de ser um valor negativo, a não conformidade é essencial para a melhoria contínua da operação. Pois é somente quando sabemos como identificá-la e registrá-la que os erros podem ser corrigidos.
Portanto, para saber como evitar e registrar não conformidades, acompanhe este artigo, que traz tudo o que você precisa saber sobre o assunto, até o fim.
Como gerir as não conformidades
A melhor maneira de tirar proveito das não conformidades é com um plano de gestão elaborado de acordo com as idiossincrasias do problema dentro da sua empresa, mas com uma linha geral que se aplica a qualquer organização.
Essa linha geral consiste em traçar um mapa de todos o ciclo de vida de uma não conformidade. De sua origem à medida necessária para que o problema não se repita.
Isso pode ser feito por planilhas eletrônicas ou, melhor ainda, por um software de gestão integrada com módulo desenvolvido para gerir as ocorrências por meio de métricas e indicadores.
Com um sistema elaborado dessa forma, o gestor de qualidade da sua empresa poderá, em vez de enxergar a não conformidade com uma série de casos pontuais, relacioná-las com outras áreas da empresa, obtendo assim uma visão abrangente dos impactos causados.
Uma identificação rápida e precisa, aliada ao registro realizado por meio de planilhas ou software de gestão, permite não só averiguar rapidamente a ocorrência de uma não conformidade, mas também avaliar a incidência e reincidências.
Isso reduz o tempo de resposta do seu gestor de qualidade ao problema. E também possibilita que, em caso de não conformidades complexas, envolvendo diferentes setores e processo, que a origem seja de fato encontrada.
Do contrário, sem identificar com precisão a origem da não conformidade, as reincidências ocorrerão, com prejuízo certo para a confiança no processo e para a reputação da marca.
Uma maneira de acelerar todo esse processo é, sem dúvida, deixar de lado as planilhas e apostar em um sistema de gestão integrada no qual o setor de qualidade tenha condições de relacionar todas as áreas da empresa em busca do remédio efetivo, em vez de medidas apenas paliativas.
Importância de manter canais abertos
Quando se está imerso em um processo ou rotina, é mais difícil dar-se conta do que pode estar ocorrendo de errado.
Por isso é fundamental manter abertos os canais de comunicação com clientes. E também realizar auditorias frequentes. Tudo isso, claro, depois de já ter sido implantado um sistema interno de controle de produtos, processos ou serviços.
Em geral, os clientes são os mais assertivos em termos de reconhecer uma não conformidade em determinado serviço ou produto. A reclamação e a crítica, portanto, devem ser vistas com bons olhos, pois são oportunidades tanto de corrigir o problema quanto de valorizar a relação com o cliente.
Como manter a sua empresa na conformidade?
Estratégias para identificar e corrigir as não conformidades são medidas importantes, mas é essencial, antes disso, contar com um bom planejamento estratégico.
Dessa forma, alinhando ações, objetivos e metas da empresa, fica mais fácil prever situações que possam acarretar problemas futuros.
Confira a seguir como criar ações que façam a sua empresa manter-se em conformidade com os processos.
Metas claras e reais
O planejamento estratégico é o caminho para analisar, observar e entender o funcionamento da empresa. Ele exige metas claras e reais para ser relevante.
E relevância, nesse caso, é perceber nitidamente todos os fluxos de processo. Ao percebê-los em detalhe, a identificação de eventuais não conformidades é facilitada, assim como o plano de ação para corrigi-las.
Ferramentas de apoio
Os softwares de gestão de qualidade ajudam a enxergar as causas fundamentais em qualquer processo. Com isso, a análise de não conformidades, incluindo registro, verificação, eliminação e revisão, é facilitada.
Ações corretivas
Ações corretivas evitam que as não conformidades se tornem problemas sistêmicos. Desse modo, a empresa mantém a operação em fluxo normal sem perda de tempo nem de recursos com correções amplas e profundas.
Não conformidades mais comuns
As principais não conformidades, aquelas que ocorrem com maior frequência, são:
Não seguir o Sistema de Gestão da Qualidade definido para o processo
Não basta apenas adotar um SGQ, é preciso acompanhamento, muitas vezes de um consultor especializado, para que os requisitos sejam, de fato, realizados e implementados.
Carência de planejamento
Sem rotinas e processos planejados, a possibilidade de errar cresce exponencialmente.
Falta de envolvimento
Os colaboradores precisam estar cientes da importância de seguir todos os passos estipulados pelo SGQ. Responsabilidade e atenção são palavras de ordem aqui!
Falta de treinamento
Treinamentos são armas de prevenção contra as não conformidades. Sem eles, as atividades tendem a escapar do caminho da excelência.
Más instruções
É preciso sempre ter clareza nas informações repassadas pelos gestores e responsáveis de área. Isso reduz não só as não conformidades, como o retrabalho.
Falta de sintonia entre diferentes competências
Equalizar a equipe é uma das melhores atitudes para manter o foco na qualidade de processos, serviços e produtos. Funcionários competentes e em sintonia com o SGQ significam aumento de produtividade e redução de reclamações de clientes.
