Boas práticas na gestão de produtos médico hospitalares

[rushmore_dropcap dropcap=”Q”]uando falamos em boas práticas da gestão de produtos médicos hospitalares, precisamos ter em mente todo o fluxo que um produto percorre dentro da empresa até chegar ao consumidor final.

Desde o momento que ele é produzido, importado ou comprado no mercado interno, até o momento que este produto é comercializado, utilizado/consumido.  Conforme a classificação do produto na ANVISA, é necessário controlar a pós-implantação e rastreá-lo por até 30 anos após o procedimento ser realizado.

Para que fique mais fácil identificar os pontos de atenção, iremos abordar etapa por etapa este processo e seus tópicos mais importantes. Estes pontos não podem ser negligenciados, para se ter um cumprimento da RDC-16/2013. Tópicos estes que parecem já habituais e “batidos”, mas que tem sido motivo de muitos prejuízos através da aplicação de multas e até bloqueio e fechamento de muitas empresas.

A importância da organização na gestão de produtos médico hospitalares

Compras de produtos médico hospitalares

É importante verificar, antes mesmo de fazer um primeiro pedido, se o produto está regulamentado/legalizado junto à Anvisa e órgãos regulamentadores. Todo produto precisa ter o registro oficial da ANVISA, conforme a RDC-185. E o fornecedor estar com todas as exigências em dia (certificações, alvarás), conforme a RDC-16/2013.

Ao fazer o cadastro do produto, ter todo o cuidado necessário para a compra e para a venda. Padronizando nomenclaturas quando for o caso, por exemplo de materiais OPME´s.

Recebimento e Armazenagem

Avaliar se o local físico é adequado ao tipo de produto, alguns requerem condicionamento especial.

O espaço de entrada de produto deve ser identificado e segmentado. Já a vestimenta das pessoas que trabalham e circulam pelo local, precisam ser a mesma exigida para o tipo de produto.

Quando necessário, usar o processo de quarentena de produtos médicos, fazendo uma inspeção dos materiais de acordo com o procedimento previamente estabelecido.

Na etiquetagem obedecer os padrões rígidos de campos e nomenclaturas (produto importado, número e validade de registro na Anvisa, lote/série,  responsável técnico, se produto de uso único, indelével, etc). Isso facilitará também a atender um item muito importante da RDC-16/2013 que é a rastreabilidade.

Também é importante relatórios regulatórios como o da Polícia Federal.

Ao longo do processo de armazenagem, controlar a validade dos lotes, número de série e registros, para assim ter tempo hábil para tomar alguma medida (re-negociação com fornecedor, campanha promocional, etc) e evitar que a empresa venha a perder dinheiro e sofrer uma penalização ou, o que é mais grave, prejudicar um paciente.

Comercialização e Expedição

Na comercialização de produtos para a área da saúde, seja de produtos correlatos, materiais OPME´s, equipamentos médicos, etc, a empresa tem uma responsabilidade muito grande sobre o aspecto para quem vai vender os seus produtos. Por isso, é importante ter um controle sobre as documentações destas empresas clientes, da mesma forma como é importante se ter quanto aos fornecedores.

Ver se certificados Visa e Anvisa estão ok, se tem licença de funcionamento junto aos órgãos competentes, Certificado de Regularidade Técnica, entre outros.

Se o lote, número de série e registro Anvisa estão dentro da validade, isso tem um impacto grande e um risco considerável de fechar a empresa caso esteja fora do prazo de validade e devidamente etiquetado.

Também é importante na venda, ter um controle de reservas de estoque para sempre entregar o que vendeu.

Separar o lote correto, o que vai fisicamente precisa ser o informado na nota fiscal.

Verificar qual transportadora e veículo  será usado, pois há materiais que precisam de condicionamento especial, e também é um processo controlado pela Anvisa, além de garantir a qualidade do material que chegará ao cliente e consumidor. A transportadora muitas vezes precisa estar certificada pela ANVISA.

Mesmo após a distribuição, a sua empresa é co-responsável pela rastreabilidade dos produtos, em alguns casos por muitos anos, dependendo da categoria do produto.

Fatores primordiais para colocar em prática na gestão de produtos médico hospitalares

Ter uma boa equipe, treinada e qualificada em suas atividades;

Fazer uso de um sistema específico para a área da saúde, que possa dar segurança e procedimentos adequados para os tópicos acima listados;

Fazer uso eficiente dos recursos que possui;

Trabalhar no sentido de levar o mínimo de riscos para o paciente, o mais perto de zero possível.

Pela forma da qual as informações estão dispostas, parece simples e fácil para as empresas aplicarem o que está escrito. No entanto sabemos que na prática não é assim. Existem muitas barreiras e dificuldades, porém, com organização, capacitação e uma boa ferramenta de gestão você poderá ter resultados surpreendentes.

De nossa parte, que isso te motive a buscar e aplicar as boas práticas de gestão, e então certamente os resultados estarão estampados no crescimento da sua empresa.

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