Existem processos essenciais para a gestão de qualquer instituição médica ou hospitalar.
Dentre esses processos está a gestão de recursos, que mantém a empresa em constante crescimento e com cada vez mais rentabilidade.
A auditoria em OPME está entre esses processos que devem integrar a gestão médico-hospitalar de instituições de saúde.
Neste artigo sobre auditoria em OPME, falaremos sobre esse tópico aprofundadamente, explicando suas bases e mostrando um passo a passo para executar de forma excelente.
O que é OPME?
OPME é uma sigla que significa órteses, próteses e materiais especiais para procedimentos médicos. OPME refere-se, portanto, a materiais utilizados no ambiente hospitalar sobretudo para fins terapêuticos, mas também para diagnósticos e cirurgias.
A gestão da OPME é importante porque diz respeito a gastos que comprometem grande parte do setor de saúde. A auditoria hospitalar deve sempre considerar as informações associadas às OPMEs.
Quais as vantagens da auditoria em OPME?
A auditoria em OPME, portanto, faz parte da gestão de qualidade total, realizando análises dos processos, atividades e usos dos materiais OPME na instituição, sempre levantando dados relevantes que ajudam a agir de forma estratégica a nível de gestão.
É essencial dar atenção a esse assunto na auditoria hospitalar, já que ao falar de OPMEs estamos nos referindo a materiais com alto custo e grande utilização no cotidiano das empresas hospitalares.
Conheça, a seguir, três grandes vantagens da auditoria em OPME:
Diminuição de gastos
Os gastos são o maior impacto de OPME’s sentido pelas instituições hospitalares.
Segundo um relatório da IESS (Instituto de Estudos de Saúde Suplementar), o valor desembolsado para compra de OPMEs é muito discrepante no território brasileiro.
Isso significa que os mesmos materiais, comprados em estados diferentes, podem ter preços absurdamente distintos.
Ao fazer uma auditoria especializada em OPME, é possível identificar produtos que estão sendo comprados em excesso e fornecedores que estão cobrando muito caro. O resultado disso é, naturalmente, economia.
Aumento da qualidade
A gestão da OPME influencia na qualidade dos produtos comprados e, por consequência, do serviço de saúde oferecido.
Isso ocorre porque, ao levantar os preços praticados por fornecedores, é possível encontrar aqueles cujo custo-benefício é superior, por vezes entregando qualidade maior por preços mais acessíveis.
Os benefícios alcançarão, inclusive, o processo de auditoria de qualidade, melhorando os índices da empresa.
Melhor gerenciamento
As vantagens da auditoria em OPME também alcançam o gerenciamento de insumos.
Com um controle mais restrito, não será necessário ter espaços muito grandes para armazenar os produtos por longos períodos.
A previsibilidade de uso permitirá uma compra equilibrada, otimizando custos e espaço logístico.
7 passos para realizar uma auditoria OPME
Agora que entendemos todos os detalhes sobre o que é OPME e as vantagens de uma auditoria, podemos partir para questões mais práticas.
A auditoria OPME exige bastante atenção e um dedicado esforço para conquistar resultados realmente satisfatórios.
Não é à toa que existem softwares de gestão especialista para OPMEs. O processo é minucioso e exige atenção.
Mas, não se assuste! Facilitamos o processo de auditoria OPME em sete passos muito simples. Confira:
1. Analisar os contratos com as operadoras de saúde
O primeiro passo da auditoria é efetuar um pente-fino nos contratos junto às operadoras de saúde.
O objetivo é entender em quais casos os OPMEs são cobertos ou não pelas operadoras.
Geralmente, os hospitais acabam assumindo o custo desses produtos como próprios e administrativos, no entanto, há situações onde as OPMEs podem ser reembolsadas pelos convênios médios.
2. Atualizar e divulgar o rol de serviços da ANS
Também é importante verificar a divulgação anual da ANS, que exibe aqueles serviços que devem ser fornecidos aos pacientes pelas operadoras de saúde mesmo quando não há previsão contratual.
Essa divulgação é essencial para conseguir fazer com que, em alguns casos, a operadora de saúde custeie as OPMEs ainda que isso não tenha sido acordado anteriormente.
3. Escolher auditores especializados
A auditoria em OPME deve ser realizada por pessoal especializado.
Existem particularidades das OPMEs que não podem ser desconsideradas em uma auditoria. Por isso, busque pessoas que atendam a essas particularidades.
Um exemplo de algo próprio do universo das OPMEs é o gráfico de Pareto, que permite classificar os produtos e materiais a partir de uma maior ou menos importância na realidade hospitalar.
4. Definir os indicadores
Um ponto muito importante é definir quais são os indicadores mais importantes na realidade hospitalar.
Essa definição precisa ocorrer antes da auditoria em OPME começar, já que a identificação desses dados é o que conduzirá todo o processo.
Alguns dos possíveis indicadores são:
- custos de aquisição;
- integridade;
- tempo médio até utilizar;
- índice de desempenho;
- índice de conformidade;
- índice de higiene.
5. Garantir conformidade à legislação
Como quinto passo também é importante garantir que a legislação seja obedecida e seguida.
Um exemplo de legislação relacionada à auditoria em OPME é a necessidade de que os equipamentos, softwares e recursos tecnológicos precisam passar por um processo regulatório da ANVISA chamado validação de sistemas.
É importante avaliar produto a produto, consultando a legislação vigente e apontando o que precisa ser corrigido.
6. Fazer um relatório completo
Após seguir o passo a passo até aqui, será preciso montar um modelo de relatório que será utilizado para registrar toda a auditoria em OPME.
Esse relatório deve conter, pelo menos, as seguintes informações:
- descrições técnicas dos materiais;
- quantidade utilizada por período;
- registos da ANVISA;
- dados dos fabricantes;
- valores unitários;
- total gasto com cada item.
7. Garantir informações precisas em todas as etapas do processo
O nosso último passo, na verdade, é algo que deve permear todas as etapas anteriores.
Toda auditoria precisa ser realizada com base na verdade, caso contrário, perde totalmente seu sentido.
O objetivo da auditoria em OPME é garantir que os dados deem aos gestores a capacidade de tomar decisões que realmente coloquem as empresas em rumos melhores, sobretudo aumentando a lucratividade.
No entanto, dados imprecisos ou equivocados podem colocar tudo a perder.
Por isso é essencial ter a certeza de que cada dado coletado diz respeito à realidade. Ter processos que confirmem a segurança das informações é uma boa alternativa para preservar o processo de auditoria de OPME.
Conclusão
Com tudo o que trouxemos até aqui já é possível aplicar processos para melhorar e otimizar a gestão de OPME, sobretudo por meio da auditoria.
Mas esse é apenas o começo. O gerenciamento dos recursos hospitalares está diretamente relacionado à lucratividade da organização. Cuidar disso é uma tarefa perene e essencial.
Para te ajudar nessa tarefa, preparamos guia para fazer o inventário de OPME em hospitais. Acesse agora mesmo e baixe gratuitamente.
