Como tudo que diz respeito a instituições de saúde, fazer um inventário de equipamentos hospitalares é tarefa que exige grande atenção, disciplina e responsabilidade, por motivos óbvios.
Mas, com as 5 dicas reunidas neste artigo de como fazer o inventário de equipamentos hospitalares, além de informações sobre os principais desafios de sua gestão e as diferentes formas de controle possíveis, tudo fica mais fácil.
Afinal, mostraremos porque a tecnologia é um investimento necessário e uma grande facilitadora na tarefa de realizar o inventário de equipamentos hospitalares, tornando-o muito mais fácil e ágil.
Bom, mas antes de qualquer coisa, vamos começar pelo começo: como definir um inventário hospitalar.
O que é inventário hospitalar?
É a contagem física de todos os equipamentos, materiais e insumos armazenados em estoque hospitalar.
De forma simplificada, assim como em qualquer outro tipo de almoxarifado, essa contagem física é fundamental, pois pode corrigir dados erroneamente contidos em planilhas eletrônicas e demais sistemas digitais de controle de estoque.
5 dicas de como fazer um inventário eficiente dos equipamentos hospitalares
Qualquer gestor em busca de excelência de atendimento médico em sua instituição ou organização hospitalar, vai chegar à conclusão de que é fundamental que os seus equipamentos estejam organizados, bem cuidados, abastecidos e regularizados.
Isso impede a ocorrência de perdas ou a falta de maquinários e insumos vitais em momentos de emergência. Por outro lado, a má gestão de estoque é um dos principais motivos para o aumento de gastos com equipamentos hospitalares.
Portanto, para uma gestão eficiente dos equipamentos hospitalares, confira as 5 dicas que separamos a seguir:
Ter, de fato, um inventário
Contar todos os equipamentos hospitalares em estoque é, por mais óbvio que pareça, o primeiro passo a ser dado. Há várias maneiras de fazer isso, e a nossa sugestão é usar softwares ou mesmo sistemas mais simples, baseados em planilhas digitais.
Apenas com o inventário realizado, mesmo que seja o primeiro, mesmo que seja uma simples contagem, é essencial para evoluir na gestão dos equipamentos, garantindo, por exemplo, que manutenções ocorram dentro do melhor prazo possível.
Reúna os equipamentos por categorias
Criar categorias ou espaços físicos reservados para determinado tipo ou modelo de equipamento é a segunda dica.
Um bom critério de separação é, por exemplo, de acordo com a frequência de uso. Outro critério pode ser a necessidade de manter alguns equipamentos sob condições controladas de armazenamento, como refrigeração.
Há ainda categorias que podem ser relacionadas com o sistema fisiológico humano. Ou seja, equipamentos para casos respiratórios, para problemas musculares, para doenças circulatórias, etc.
E, claro, cada categoria pode ser dividida em subcategorias. O que vale, mais que tudo, é manter a ordem pré-estabelecida, pois é isso que facilita e agiliza o controle.
Prepare os colaboradores
Gestão de equipamentos só funciona se houver gestão de pessoas. Todos os colaboradores que utilizam ou são responsáveis pelos equipamentos hospitalares devem estar treinados, preparados e engajados.
Isso inclui as equipes de saúde, a equipe de manutenção, a de armazenamento, etc. É importante que todos estejam cientes das normas de bom uso dos equipamentos.
Além de ampliar a vida útil do equipamento e reduzir os custos de manutenção, a medida motiva e facilita a gestão, sem contar a melhora no atendimento aos pacientes.
Manutenções preventivas são fundamentais
Ainda que bem armazenados e bem utilizados, os equipamentos hospitalares podem sofrer desgastes naturais devido à frequência de uso.
Por isso, mesmo que aparentemente estejam operando dentro da normalidade, é essencial criar um plano de manutenção preventiva, a fim de deixar o equipamento sempre próximo dos 100% e longe da necessidade de ter que comprar peças de última hora ou em situação de emergência.
Qualidade dos equipamentos
Priorizar a qualidade não é custo, mas investimento. Equipamentos de má qualidade até podem fazer a mesma função, mas pode bem menos tempo e a maior custo.
Ou seja, a aposta em bons equipamentos, com maior vida útil e menos demanda de manutenção, garante uma melhor gestão das ferramentas e materiais hospitalares.
Como controlar o estoque hospitalar
As ferramentas tecnológicas são as melhores maneiras de colocar em prática tudo que foi abordado neste artigo, facilitando a realização periódica de inventários e garantindo um controle total sobre o estoque hospitalar.
Sistemas de gestão integrada, como o ERP da VISTO Sistemas, contam com módulo inteiramente dedicado ao controle de material hospitalar. As planilhas eletrônicas dão eficiência ao gestor do estoque, aumentando o controle da operação.
Além disso, sistemas de monitoramento de produtos, como as etiquetas com tecnologia RFID (de radiofrequência), podem ser integradas no ERP, acelerando tarefas de localização do produto, checagem do prazo de validade, registro de entrada e saída, além dos próprios inventários.
Essa tecnologia, que usa uma antena de radiofrequência que lê à distância dados inseridos em etiquetas, é uma das melhores maneiras para facilitar o inventário de estoque hospitalar.
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