A gestão de documentos é um dos principais desafios enfrentados pelas empresas durante as auditorias de qualidade.
Para se preparar adequadamente, é fundamental escolher o modelo de auditoria, organizar o programa, e separar e categorizar os documentos necessários de acordo com um padrão conveniente.
Além disso, é altamente recomendado o uso de um software de gestão de documentos, que pode automatizar o processo, melhorar a eficiência e garantir a integridade dos arquivos.
Neste artigo, abordaremos como um software de gestão de qualidade pode ser uma ferramenta valiosa para empresas que desejam melhorar seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e garantir a conformidade com as normas aplicáveis.
Serão apresentados alguns recursos disponíveis em um software de gestão da qualidade, como a revisão e assinatura online, a lista mestra de documentos de acordo com as normas e o acesso de indicadores. Com essas informações, as empresas poderão otimizar o processo de auditoria e implementar melhorias contínuas em seu SGQ.
Boa leitura!
Como se planejar para auditorias de qualidade
Ter uma gestão de documentos eficaz durante as auditorias de qualidade começa com um planejamento cuidadoso e uma organização adequada. Neste sentido, é importante que a empresa se prepare e organize alguns pontos antes de realizar a auditoria.
Uma das primeiras decisões a serem tomadas é a escolha do modelo de auditoria, que pode ser interna ou externa.
No caso da auditoria interna, é fundamental que a equipe de colaboradores seja treinada para o procedimento, garantindo que o processo seja adequado e eficiente. Em contrapartida, quando há uma auditoria externa, deve ser selecionada uma equipe certificada de profissionais para realização desse tipo de auditoria.
Após escolher o modelo de auditoria, é hora de organizar o programa de auditoria. O programa deve incluir o objetivo da auditoria, os responsáveis pela realização e gerenciamento da auditoria, os recursos necessários e os procedimentos a serem seguidos, como o planejamento do programa e as ações de acompanhamento e monitoramento.
Outro ponto crucial é a organização dos documentos. A empresa deve separar e organizar a documentação necessária para a auditoria de acordo com um padrão conveniente, como por função, data ou conteúdo.
Se a instituição já tem a prática de organizar e arquivar os documentos de acordo com um padrão, a preparação para a auditoria fica mais simples. Além disso, a adoção de documentos no formato digital é altamente recomendada, pois simplifica toda a etapa de organização, envio e análise dos arquivos.
Vale ressaltar que um software de gestão de documentos é essencial para a eficiência desses processos. Com um sistema automatizado, a organização dos documentos se torna mais fácil e rápida, além de garantir a segurança e integridade dos arquivos.
Dessa forma, a empresa pode se concentrar em outras etapas da auditoria, como a análise de resultados e a implementação de melhorias no processo de gestão de documentos.
Como um software de gestão pode facilitar essa tarefa
Um software de gestão da qualidade pode ser uma ferramenta valiosa para empresas que desejam melhorar o seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e garantir a conformidade com as normas aplicáveis.
Alguns dos recursos disponíveis em um software de gestão da qualidade incluem a revisão e assinatura online, a lista mestra de documentos de acordo com as normas e o acesso de indicadores.
Revisão e assinatura online
A revisão e assinatura online permite que os colaboradores possam revisar e assinar documentos eletronicamente, sem a necessidade de imprimi-los e armazená-los em papel. Isso pode economizar tempo e reduzir custos, além de aumentar a segurança e a rastreabilidade das informações.
Lista mestra de documentos de acordo com as normas
A lista mestra de documentos é uma lista atualizada de todos os documentos relevantes do SGQ da empresa, como manuais, procedimentos, instruções e registros. Um software de gestão da qualidade pode ajudar a manter essa lista atualizada e disponível para consulta, facilitando o acesso dos colaboradores e a preparação para auditorias.
Acesso de indicadores
O acesso de indicadores pode ajudar a empresa a monitorar e medir o desempenho do seu SGQ, fornecendo dados e informações para análise e tomada de decisão. Um software de gestão da qualidade pode automatizar a coleta e análise desses indicadores, facilitando o processo de monitoramento e relatórios.
Controle de documentos
Além disso, um software de gestão da qualidade pode ajudar a empresa a controlar documentos e garantir que os colaboradores tenham acesso à versão mais atualizada do documento em questão. Isso pode evitar dúvidas e problemas durante auditorias, e garantir que as informações documentadas estejam atualizadas e completas.
Organização no tratamento de não conformidades
Outra funcionalidade importante é a organização no tratamento de não conformidades, que permite que a empresa aplique o ciclo PDCA, monitore o andamento das ações corretivas e preventivas, e centralize todos os dados relacionados ao plano de ação.
Isso pode ajudar a empresa a identificar e corrigir problemas mais rapidamente, e melhorar continuamente o seu SGQ.
Em resumo, um software de gestão da qualidade pode ser uma ferramenta valiosa para empresas que desejam melhorar o seu SGQ, garantir a conformidade com as normas aplicáveis e aumentar a eficiência e a eficácia do processo de gestão da qualidade.
Descubra mais sobre o VIGIX
Ter uma gestão de documentos eficaz é essencial durante as auditorias de qualidade para garantir a conformidade com as normas aplicáveis e a melhoria contínua do SGQ.
Para isso, é necessário realizar um planejamento cuidadoso e uma organização adequada, incluindo a escolha do modelo de auditoria, a organização dos documentos e a adoção de um software de gestão de documentos.
O VIGIX é um software de gestão de qualidade que pode ser uma ferramenta valiosa para empresas que desejam melhorar o seu SGQ, garantindo a conformidade com as normas aplicáveis e aumentando a eficiência e a eficácia do processo de gestão da qualidade.
Com recursos como revisão e assinatura online, lista mestra de documentos de acordo com as normas, acesso de indicadores, controle de documentos e organização no tratamento de não conformidades, o VIGIX pode facilitar a preparação e realização das auditorias de qualidade, tornando o processo mais rápido e seguro.
Não perca mais tempo e solicite uma demonstração do VIGIX agora mesmo!
