Como fazer a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade – ISO 9001

Um Sistema de Gestão da Qualidade é indispensável para qualquer empresa, de qualquer segmento, não apenas para aumentar a qualidade de seus processos, produtos e serviços, mas também para se manterem competitivas no mercado. No entanto, para conquistar uma certificação, é imprescindível a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade – ISO 9001, o que não é uma tarefa fácil, já que a ISO 9001 possui inúmeros requisitos e, portanto, desafios. 

Não há uma receita de bolo para a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade – ISO 9001. Cada empresa tem uma cultura diferente, cada segmento possui diferentes desafios e cada profissional atua de determinada forma. Algumas especificidades, no entanto, são comuns a todos nessa implementação, e a primeira etapa é de preparar o pessoal da empresa, seguida da implementação em si e a aquisição de um software de qualidade para propiciar a melhoria contínua. Vamos, neste artigo, falar um pouco de cada etapa.

Implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade – ISO 9001: preparação da equipe

Antes de mais nada, é preciso preparar os colaboradores e as equipes que irão gerenciar o processo da implementação de um Sistema de Qualidade – ISO 9001. Reunir lideranças no início desse processo é fundamental, principalmente para explicar a necessidade de se conquistar a certificação, além de conseguir orçamento para as ações que serão demandadas no desenvolvimento das atividades. 

Em seguida, é importante montar uma equipe de implantação, distribuindo responsabilidades e tarefas prévias à implementação do sistema. Como será um projeto grande, envolvendo várias áreas, o ideal é deixar um responsável por cada área envolvida (claro que isso depende também do tamanho da empresa). 

Provavelmente, você precise de algum treinamento para que seus colaboradores entendam certos conceitos, como qual é a importância do trabalho de cada um para a qualidade e qual é o objetivo da empresa com a certificação. Não é preciso que todos conheçam 100% da norma, mas sim que entendam conceitos básicos. 

Já a equipe de implantação precisa ter um conhecimento mais aprofundado da ISO 9001. Isso porque esses profissionais serão o “suporte” dessa implementação, e todos os demais colaboradores se apoiarão neles para quaisquer dúvidas ou dificuldades durante o processo. Vale lembrar, no entanto, que em um Sistema de Gestão da Qualidade, absolutamente todos os colaboradores são responsáveis. 

Implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade – ISO 9001: mão na massa!

Equipe montada, colaboradores conscientizados, chegou a hora de algumas ações práticas para a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade – ISO 9001:

      1.  Diagnóstico

Primeiramente, claro, é preciso ler a norma. Nela, estão descritas todas as boas práticas necessárias para a Gestão da Qualidade de uma empresa. Se uma empresa nunca implantou um SGQ, provavelmente várias dessas normas não estão sendo corretamente seguidas. Assim, é preciso fazer um diagnóstico da sua empresa, identificando as não conformidades para depois atuar na resolução dos problemas. 

     2.  Escopo

Para a obtenção de uma certificação ISO 9001, será necessário realizar um escopo para o SGQ. Isso irá traçar o que será preciso ser feito até a data da auditoria. 

     3.  Implantação

Com o diagnóstico e o escopo bem definidos, é hora de implantar as melhorias identificadas. Ou seja, mão na massa e faça o que tem que ser feito. Monte um plano de ação com um cronograma, delegue tarefas, responsabilidades e não esqueça de conversar com os colaboradores sobre tudo que estiver sendo realizado. Afinal, a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001 impacta a todos na empresa e pode causar muita resistência ao mexer na zona de conforto das pessoas.

Implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade – ISO 9001: software para a qualidade

Pronto. Mudanças foram feitas, sua empresa está enquadrada na ISO 9001 e pode até já ter sido certificada. Agora é importante manter todos esses processos e realizar a tão almejada melhoria contínua na sua empresa. Para o sucesso do SGQ, é muito importante contar com um software de Gestão da Qualidade. Vamos exemplificar esse quesito com algumas funcionalidades do Vigix, o software para Gestão da Qualidade da Visto Sistemas:

Gestão de documentos (GED)

Armazena documentos, que podem ser compartilhados com a equipe, gerando notificações para os responsáveis por determinadas tarefas dentro dos documentos. Considera permissões de acessos e armazena várias versões do mesmo documento. 

Qualidade

Facilita a rastreabilidade e a aplicação das normas regulatórias e garante um funcionamento adequado aos produtos e processos da empresa. Gerencia ações como  reclamação/devolução, não conformidade, ação corretiva, ação preventiva, ação e recolhimento de campo, auditoria, avaliação de fornecedores e solicitação de informação

Gestão de Pessoas

Conta com um completo cadastro de colaboradores. Com ele é possível aplicar e mensurar avaliações 180° e 360°, seja por procedimento ou função. Além disso, mantém um controle de EPIs e recursos diversos. 

Calibração

Desenvolvido com total acompanhamento de metrologista, este módulo oferece a possibilidade de a empresa realizar a calibração dos equipamentos internos e também de terceiros. Nele é feito o registro da calibração, o controle de equipamentos calibrados interna e externamente e a notificação de validade das calibrações. Após obter as informações de medição, realiza os devidos cálculos e disponibiliza os resultados conforme padrões previamente indicados, gerando laudos correspondentes.

Gerenciamento de Riscos

Conta com a análise, avaliação, gestão e monitoramento da efetividade do controle de risco. Seu desenvolvimento é baseado no FMEA (Failure Mode and Effect Analysis). Contribui de maneira expressiva para minimizar as falhas nos processos e atender com mais eficiência às demandas de melhorias constantes.

Indicadores

Os indicadores apresentados em cada um dos módulos anteriormente citados também estão centralizados em um módulo de gerenciamento específico. Por meio dele, é possível monitorar os diversos indicadores necessários para a avaliação e gerenciamento da qualidade, possibilitando a melhoria contínua da empresa em seus processos internos e externos.

Administração das Informações

Este módulo disponibiliza o acesso a todas as informações geradas, contendo os cadastros gerais e os dados obtidos em todos os módulos anteriores, relativos a gestão de documentos, qualidade, gestão de pessoas, calibração, registro de produto, gerenciamento de risco e notificações enviadas aos usuários cadastrados.

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