Retrabalho é uma palavra que todo profissional sente arrepios ao ouvir. Afinal, nada pior que ter que realizar novamente uma atividade que não foi feita corretamente da primeira vez, certo? O retrabalho nas empresas causa uma série de eventos negativos, como o aumento de custos, a baixa produtividade, o baixo engajamento dos colaboradores, e, assim, a diminuição dos lucros. E nenhuma empresa quer sofrer essas consequências, não é mesmo?
Dessa forma, reduzir principalmente o custo com retrabalho nas empresas é de extrema importância, diminuindo ou até mesmo eliminando esse fator, tornando as finanças da empresa mais equilibrada e aumentando a sua competitividade no mercado. Isso precisa acontecer tanto na manufatura, ou chão de fábrica, quanto na área administrativa, já que os processos tanto de um como outro segmento são igualmente significantes em uma organização.
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As funções de um ERP
Um ERP é um sistema de gestão que integra todos os dados e processos de uma empresa. Esse software possibilita a automação e o armazenamento de todas as informações importantes para o negócio, sendo a sua espinha dorsal. Ele abrange desde o atendimento ao cliente, processamento de pedido de vendas, controle e gerenciamento de estoque, distribuição, logística, finanças até o pós-vendas.
Assim, com informações centralizadas, processos padronizados e muitas vezes automatizados, um ERP é capaz de minimizar o retrabalho nas empresas, como veremos mais adiante com mais detalhes.
Como o ERP reduz o custo do retrabalho nas empresas
Por meio da padronização e automatização dos processos
Tanto o chão de fábrica quanto a administração precisam que as atividades realizadas ocorram de forma rápida e eficiente. Com a padronização ou mesmo a automatização proporcionada por um ERP, a equipe sabe exatamente como realizar cada atividade.
As máquinas ficam mais produtivas, realizando os processos em uma sequência lógica e otimizada, fabricando mais produtos em menos tempo. Todos os parâmetros de cada uma das fases dos processos estão alinhados e os produtos são fabricados de acordo com a demanda, nem em quantidades maiores nem menores do que o necessário.
Já na área administrativa, um ERP diminui a burocracia, além de centralizar e compartilhar as informações com todos os colaboradores, que conseguem visualizar tudo que deve ser feito, o que já foi feito e o que ainda precisa ser realizado.
Por meio da integração das áreas
O retrabalho nas empresas pode ser minimizado quando as áreas estão totalmente integradas por um ERP. Dessa forma, todas as atividades são melhor distribuídas e gerenciadas, evitando que um setor realize o trabalho do outro, por exemplo, ou que dois setores façam o mesmo trabalho, sem se dar conta. As tarefas e seus status podem ser visualizados no sistema a qualquer momento, possibilitando um controle total de todos os processos da empresa.
Por meio de um melhor planejamento
Sem uma visão panorâmica, oferecida por um ERP integrado, as empresas podem precisar realizar seu planejamento uma, duas, três, quatro vezes, o que significa um retrabalho e tanto, demandando custos de horas trabalhadas e também de uma produção mal realizada, que pode gerar produtos com defeito, por exemplo.
Um bom ERP cruza dados de históricos de vendas com estimativas, demandas e a capacidade produtiva da empresa. Assim, não se correm riscos de falta de matéria-prima, por exemplo, ou de sobrecarregamento da equipe.
Por meio do controle de horas dos trabalhadores
O ERP auxilia a controlar a capacidade produtiva de cada operário, em conjunto com a capacidade das máquinas que eles operam. Isso faz com que cada um consiga atuar em um bom ritmo, evitando sobrecargas e erros cometidos pelo excesso de trabalho. O ERP consegue maximizar a produção das empresas, sem que os trabalhadores percam em qualidade de vida.
Por meio da melhor qualidade dos produtos e serviços
A gestão da qualidade é uma das funções de bons ERPs. Assim, esses softwares produzem relatórios que podem ajudar na tomada de decisões para melhores resultados de produtos e serviços, seja no processo de manufatura ou na área administrativa.
Portanto, o retrabalho nas empresas é melhor controlado, e os planejamentos conseguem ser mais assertivos, já que esses relatórios são emitidos em tempo real, podendo ser visualizados pelos gestores a qualquer momento. Com um bom ERP, o trabalho de todos se torna mais estratégico.
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