Reconstituir o percurso de um determinado produto na cadeia logística, por meio de registros, é o que define a rastreabilidade. Identificar quais os processos que impactam a rastreabilidade do produto define o compromisso da empresa com seus clientes, sobretudo quando esses produtos são órteses, próteses e materiais especiais (OPME)
A rastreabilidade, portanto, deve não só fazer parte da estrutura organizacional, mas também envolver as diversas áreas da empresa. É preciso reconhecê-la como parte integrante de todo o modelo de negócio.
Ao saber a origem, a matéria-prima utilizada, a localização e a utilização de determinado produto, o fabricante, o importador e/ou o distribuidor de materiais OPME garante que informações essenciais estarão disponíveis para eventuais necessidades do consumidor ou cliente final.
Neste artigo, voltamos a falar sobre a rastreabilidade de produtos para saúde, com foco nos processos que a impactam. Também vamos dar dicas para otimizar esses processos na sua empresa, principalmente com o apoio da tecnologia.
4 processos que impactam a rastreabilidade do produto
Uma rastreabilidade eficiente é uma via dupla que pode ser percorrida tanto na direção das matérias-primas recebidas aos produtos acabados e entregues quanto na direção oposta, quando é preciso identificar qual parte do processo resultou no problema a ser corrigido
Desse modo, para que a sua empresa realize a rastreabilidade de forma eficiente é necessária especial atenção a pelo menos 4 processos que a impactam. São eles:
Recebimento
A eficiência na rastreabilidade começa com o controle dos materiais, componentes, e ingredientes que formam a matéria-prima do produto.
Por isso é essencial:
- Registrar número da nota fiscal de compra e/ou lote do fornecedor;
- Identificar com etiquetas cada um dos lotes recebidos;
- Registrar tudo em planilhas eletrônicas;
- Fazer manuseio adequado da matéria-prima de acordo com orientação do fornecedor.
Gestão de estoque
Quanto mais minucioso for o trabalho de controle do estoque, menos erros ocorrem na rastreabilidade dos produtos.
Para isso, é importante:
- Checar número de lote ao receber qualquer material de almoxarifado;
- Controlar saída de matéria-prima para linha de produção usando número de ordem de fabricação;
- Registrar entrada de produto finalizado no estoque para vendas por meio de identificação de lote interno;
- Guardar número de nota fiscal na saída do produto acabado para o cliente.
Além disso, é fundamental que todas essas etapas sejam vinculadas umas nas outras, formando uma cadeia de eventos rastreáveis.
E tudo precisa documentado por meio de:
- Notas fiscais;
- Requisição de material;
- Ordem de produção;
- Outros documentos de controle.
Todos esses cuidados são necessários porque o controle de lote é a viga-mestra da rastreabilidade. Sem ele, o edifício da rastreabilidade apresenta rachaduras e pode até desabar.
Com gestão e controle bem feitos, todo o ciclo de vida de determinado produto pode ser traçado, o que é a própria razão de ser da rastreabilidade.
Controle de qualidade na produção
Acompanhar passo a passo o processo produtivo vai além do controle de componentes e matérias-primas. O maquinário e a mão–de-obra são aspectos que também podem impactar a rastreabilidade.
Por isso é necessário identificar por quais equipamentos e responsáveis passaram determinados lotes de produtos.
Precisão e assertividade
Quem controla também precisa ser controlado. Um erro no registro de informações sobre produtos, estoque e/ou fabricação pode inviabilizar a rastreabilidade de todo um lote de materiais.
Por isso, é necessário atenção e simplicidade nesta etapa para que as informações sejam anotadas de forma precisa. Um controle automatizado, por meio de leitura de códigos de barras ou de etiquetas com dados, simplifica o processo e reduz a probabilidade de enganos.
Assertividade, nesse ponto, é fundamental. É preciso deixar claro aos colaboradores a importância do registro de informações de forma objetiva, direta e transparente.
Métodos utilizados para a rastreabilidade
Existem métodos de rastreabilidade que podem ser adaptados para as circunstâncias da sua empresa.
Separamos a seguir os cinco métodos de rastreabilidade mais empregados:
Manufatura automatizada
Oferece informações de todo o histórico sobre o estado de produção e não apenas a posição de um determinado insumo em determinado momento.
Além disso, os materiais contam com etiquetas do tipo RFID, registrando os dados para a próxima etapa.
Kanban eletrônico
Mais do que rastrear, ajuda na administração correta dos recursos existentes, controlando o fluxo de produção por meio de ordens de pedido em forma de cartões de sinalização.
Com um processo automático, é possível mapear o movimento dos materiais de saúde de maneira geral. Além disso, nas ordens de pedido, o inventário de produtos é levado em conta.
Etiquetagem de embalagem terciária
É utilizado na logística interna, controlando o produto final em lotes. No caso dos pallets na distribuidora de produtos de saúde, são inseridos códigos de barra do lado de fora para facilitar a identificação, além de localizar lotes de produtos que podem ser divididos de acordo com as datas (fabricação, embalagem, vencimento), por exemplo.
Gerenciamento de ativos
É diferente dos outros métodos pois nele são considerados ativos itens como maquinários e meios de transporte, por exemplo. Esses ativos precisam de uma logística eficiente para manter o rastreamento e o gerenciamento, como da vida útil desses ativos.
Obtendo um maior controle sobre eles, é possível prever manutenções ou estabelecer o máximo de disponibilidade, de modo que a produtividade seja positivamente afetada.
Rastreamento externo de logística
Permite que sua distribuidora rastreie os produtos de saúde mesmo que já tenham saído do armazenamento, por meio de uma frota monitorada em tempo real com dispositivos que transmitem a localização dos veículos e outras informações sobre a entrega
Implantação de software para aprimorar a rastreabilidade
Toda essa emissão eletrônica de dados necessita de auxílio de um sistema para garantir a rastreabilidade dos produtos.
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