Empresas geram registros. São documentos de contabilidade, finanças, contratos com outras empresas, relatórios de qualidade, ficha cadastral de empregados, entre outros inúmeros arquivos. Claro que não é preciso falar que toda essa “papelada” precisa ser organizada e devidamente rotulada, para que o acesso às informações, ou até mesmo o seu sigilo, seja simplificado. É a chamada gestão de documentos, que, além de facilitar o acesso, também garante a segurança desses arquivos.
Hoje, a maior parte dos registros das empresas estão digitalizadas, muitas vezes em redes e computadores diferentes. É preciso, portanto, realizar uma gestão eletrônica desses documentos, mantendo todos os registros em um só local, de forma padronizada e com acesso automatizado. Alguns sistemas disponíveis no mercado são desenvolvidos especificamente para essa organização virtual, como é o caso do módulo GED (Gestão de Documentos) do Vigix, um sistema para a gestão da qualidade em geral – o GED pode ser adquirido separadamente.
Abaixo, vamos abordar algumas boas práticas de gestão de documentos e quais são as funcionalidades do GED. Acompanhe!
Gestão de documentos – boas práticas!
1. Organize seus documentos físicos
Mesmo que a maior parte dos documentos das empresas hoje seja digitalizada, ainda é necessário arquivar alguns documentos físicos. Por isso, mantê-los organizados poupa seu espaço e seu tempo. Provavelmente, um armário com gavetas bastará para essa documentação. Divida-os em datas, segmentos e outras especificidades, dependendo de sua importância e do padrão que sua empresa adotar (trataremos dessa questão mais abaixo).
2. Descarte o que não é necessário
A gestão de documentos também pressupõe o arquivamento somente do que for necessário. É preciso estar atento ao que não precisa mais ser arquivado – contas de luz, água, telefone que já perderam sua validade, por exemplo – e liberar espaço, tanto físico quanto virtual.
3. Estabeleça um padrão
Cada documento precisa ter um padrão, que contenha sua data, objetivo, importância, horário de armazenamento, título, entre outros quesitos que sejam importantes para a sua empresa. Alguns documentos precisam ser armazenados em formato físico, outros não.
4. Digitalize arquivos
Arquivos que você precisa ou mesmo quer armazenar por algum motivo, mas que não necessitam ser guardados em papel, podem ser digitalizados, para melhor gestão e organização. Para isso, você pode contar com empresas parceiras, ou mesmo realizar o trabalho internamente, dependendo dos recursos disponíveis.
5. Faça o backup corretamente
A gestão de documentos passa por um bom e frequente backup. Assim, nenhum documento se perde ou extravia digitalmente. O tipo de backup que você vai utilizar depende de seu ERP (se possuir um) e da quantidade de arquivos armazenados, entre outros fatores.
6. Treine sua equipe
Não adianta elaborar toda uma gestão de documentos eficiente se a sua equipe não está preparada para seguir as ações necessárias. Treinar os seus colaboradores é imprescindível para o correto arquivamento e disponibilização dos registros da sua empresa.
7. Adquira um sistema de gestão de documentos
Um software de gestão de documentos é um apoio fundamental para essa organização dos arquivos de sua empresa. Ele automatiza muitos processos, para que você e seus colaboradores possam se concentrar em questões mais estratégicas para a empresa. No próximo tópico, você conhece os benefícios proporcionados pelo módulo GED, do Vigix.
GED, o módulo de gestão de documentos do Vigix
O Vigix é um software de gestão da qualidade para empresas de todos os segmentos. Ele contém oito módulos, sendo um deles o de gestão de documentos (GED). Esse módulo permite o armazenamento, a busca, o versionamento e a visualização de documentos. Além disso, possibilita controle de acesso a documentos, ou versões deles, e um workflow para o fluxo de aprovações de arquivos.
Os documentos passam pelas etapas de elaboração, revisão, aprovação, treinamento e distribuição, registrando o responsável por cada uma destas etapas. Também conta com um controle de distribuição de documentos por versão, considerando permissões de acesso específicas e logs de atividades a cada documento. Quando há novas versões, responsabilidades ou validades, notificações e alertas são disparados aos usuários envolvidos, garantindo uma maior qualidade e eficácia no gerenciamento, por meio das listas mestras internas externas e controle de registros.
Assim, todo e qualquer documento pode ser gerenciado e organizado pelo módulo. Pode-se, por exemplo, produzir-se uma ata de reunião ou um relatório em colaboração com outros profissionais. É possível que um profissional o escreva e compartilhe com outro colaborador para que este faça a revisão do texto e adicione outros materiais, utilizando um “call to paper” para notificar quanto a prazos e outras informações.
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