Quando os primeiros computadores surgiram, o mundo corporativo começou a sonhar com uma época em que o fluxo de documentos no meio impresso, bem como o estoque em estantes e arquivos físicos, chegaria finalmente ao fim.
No entanto, embora o volume em papel tenha realmente caído drasticamente, o fluxo de dados e informações só aumentou, graças às tecnologias digitais.
Atualmente, tanto o gerenciamento de documentos ainda em papel ou em microfilme que precisam ser digitalizados, quanto a organização de dados digitais em plataformas de fácil acesso, controle e consulta, são uma necessidade nas empresas.
A resposta para o problema foi o desenvolvimento da gestão eletrônica de documentos (GED). Neste artigo, vamos explicar como aplicar a metodologia GED na sua empresa, apresentando conceitos, rotinas e exemplos para tratar do assunto.
O que é a metodologia GED?
Mais do que um digitalizador, organizador e buscador de arquivos, a metodologia GED representa uma nova política de dados na sua empresa.
O conceito de proteção da informação é um dos pilares da metodologia. GED é um sistema que estipula regras para o acesso dos dados, de modo a garantir processos de comunicação mais precisos, seguros e integrados.
Ao implantar a metodologia, a empresa aumenta a produtividade dos colaboradores. Backups automatizados e diferentes níveis de acesso para as informações dão agilidade e proteção aos negócios.
Como aplicar a metodologia GED na minha empresa?
Mais do que instalar uma plataforma, a implantação da GED implica mudança de cultura corporativa.
Tenha um time dedicado à tarefa
Essa equipe não deve ser formada apenas por especialistas digitais, pois a participação de colaboradores responsáveis pelo arquivo de documentos impressos é essencial para a implantação da metodologia GED.
Em caso de terceirização, mesmo as empresas com grande volume de documentos em papel precisam ter profissionais do próprio quadro envolvidos na tarefa, visando orientar o trabalho.
Pense na metodologia
Avalie a lógica de arquivamento e pesquisa de documentos já existente na sua empresa, pois elas podem servir de modelo ou pelo menos inspiração para a nova metodologia GED, que pode ser adaptada às características de cada negócio.
Crie uma política de acesso
É importante criar níveis hierárquicos de acesso aos documentos, de modo não apenas a garantir a proteção dos dados, mas também definir as responsabilidades de cada grupo ou nível de colaboradores.
Vantagens da metodologia GED
A acessibilidade da informação, com segurança, é uma das principais vantagens da metodologia GED. Plataformas de gestão eletrônica de documentos podem fazer uso de arquivos em nuvem, facilitando o acesso dentro e fora da empresa.
Veja a seguir outras vantagens da metodologia GED.
Integração e acessibilidade
Digitalizar os documentos corporativos é integrá-los completamente à rotina de negócios, tornando o acesso à informação possível de qualquer lugar, para qualquer colaborador devidamente hierarquizado.
Atualmente, arquivo morto é qualquer arquivo com documentos não inseridos em plataformas digitais de gestão eletrônica.
Segurança e confiabilidade
A possibilidade de criar níveis de acesso e rastrear os colaboradores que fizeram uso de determinada informação ou documento é essencial para garantir a segurança de dados dentro do ambiente corporativo.
Barreiras com acesso por meio de senha, além de criptografia e políticas de governança, protegem e facilitam a retomada da rotina usual e a correção de erros quando desastres ou crises ocorrem.
Economia e queda nas taxas de erro
Agilidade na pesquisa de documentos, facilidade de reunir informações relacionadas por meio da pesquisa de temas comuns, simplicidade para arquivar dados, tudo isso gera economia para a sua empresa e reduz erros.
Melhoria do espaço físico
Esse é um grande ponto. No mundo atual, no qual o trabalho remoto é cada vez mais difundido, guardar documentos em espaços físicos é, além de desperdício, contraproducente.
No mundo do papel, mesmo uma empresa de pequeno porte precisa reservar uma sala inteira para os arquivos de informações contábeis e contratuais, por exemplo.
Com a metodologia GED, todos os documentos necessários e essenciais para a vida do negócio estão disponíveis a qualquer momento e em qualquer lugar que os diretores definirem.
Com isso, além da agilidade e praticidade, ganha-se tempo e espaço para ampliar as demais atividades da empresa.
Agilidade nos processos e melhoria no desempenho
Quem já teve que procurar um documento em uma sala de arquivo, com certeza achou a experiência demorada, minuciosa e insalubre.
Qual o sentido, no mundo de hoje, de se perder horas e horas vasculhando gavetas e pastas empoeiradas? Com GED, encontrar um documento é como abrir um site na internet.
Sem contar que facilita em muito, para a empresa, a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), cujas multas tem data prevista para começar a ser aplicadas neste ano.
Aplique a metodologia GED no seu negócio
Investir numa metodologia de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é, portanto, uma condição sine qua non para, de fato, tornar a sua empresa um negócio do século 21.
Ficou clara a importância de contar com um sistema que utilize GED para o armazenamento e controle das informações?
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