Toda empresa, principalmente as maiores, gera uma grande quantidade de documentos todos os dias, desde notas fiscais, contratos, livros de contabilidade, folhas de pagamento, informações para armazenar e outros inúmeros papéis, que englobam todos os segmentos de uma organização. Realizar uma boa gestão desses arquivos é essencial para garantir o acesso rápido a essa documentação, quando necessário, além da otimização de espaço e da garantia de segurança das informações dessa empresa. E a melhor forma de realizar essa organização é por meio da Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecida como GED.
Hoje em dia, a maior parte dos registros das empresas estão digitalizados. Assim, a Gestão Eletrônica dos Documentos mantém esses registros todos em um só local, de forma padronizada e com acesso automatizado. Existem no mercado sistemas próprios para realizar essa gestão e ainda módulos dentro de sistemas mais complexos.
Os grandes objetivos de uma GED são:
- Permitir o acesso a documentos e informações de forma ágil
- Fornecer transparência para os atos administrativos
- Controlar o fluxo e a organização de arquivos
- Acelerar as tomadas de decisões
- Padronizar processos de classificação, avaliação, transferência, arquivamento e eliminação de documentos
- Racionalizar a produção de documentos
- Preservar o patrimônio da empresa
Entenda o que é a Gestão de Documentos e conheça 7 de suas práticas
Como funciona a GED – Gestão Eletrônica de Documentos
Uma boa GED consegue cumprir todos os objetivos acima citados e ainda outros, com as seguintes funcionalidades essenciais:
Captura de arquivos
O software captura arquivos dos mais diversos formatos, além de digitalizar arquivos físicos.
Gerenciamento de documentos
A Gestão Eletrônica de Documentos promove um gerenciamento de todo o ciclo de vida desses arquivos, da criação até o descarte, passando por etapas como revisão, indexação e aprovação. Além disso, é capaz de controlar dados, como autor, data, versão, revisão, etc.
Workflow
A GED possibilita a organização de tarefas, sincronizando ações e controlando esses processos de organização, garantindo que as pessoas encarregadas por cada tarefa as cumpram dentro do prazo estipulado.
Armazenamento
Os arquivos são armazenados de forma otimizada e podem ser recuperados a qualquer momento, de acordo com a autorização de cada profissional.
Conheça aqui as três fases da Gestão de Documentos
Vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos
As principais vantagens da utilização de uma GED são:
Economia de espaço e tempo
Um bom sistema de Gestão Eletrônica de Documentos reduz a necessidade de se guardar documentos em papel, resultando em uma economia de tempo e de espaço.
Redução de custos
A Gestão Eletrônica de Documentos permite às empresas reduzir custos e gastos com impressão e arquivamento de documentos que não são mais exigidos pela fiscalização ou por qualquer outra necessidade.
Melhor acessibilidade
Os documentos podem ser acessados de maneira facilitada, por meio de permissões e restrições. Além disso, há muito mais facilidade na busca de determinados documentos.
Compartilhamento de informações
Na GED, os documentos podem ser compartilhados com membros da equipe, clientes, fornecedores e colaboradores em geral. O acompanhamento de mudanças nos arquivos pode ser feito em tempo real.
Maior produtividade
Com o ganho de tempo, naturalmente os profissionais podem se focar em seus objetivos principais e produzir mais. Além disso, a GED integra o trabalho das equipes, o que também traz um aumento da produtividade.
Segurança
Armazenar documentos digitalmente faz com que esses arquivos não sofram deterioração com o tempo. Além disso, a segurança digital é garantida por meio de tecnologias modernas, como a criptografia.
Software para a Gestão Eletrônica de Documentos
O Vigix é um software de Gestão da Qualidade desenvolvido pela Visto Sistemas. O software possui um módulo de Gestão Eletrônica de Documentos, que, inclusive, pode ser adquirido separadamente. Esse módulo permite armazenamento, busca, versionamento, visualização e controle de versões obsoletas, contando com workflow para o fluxo de aprovações.
Os documentos passam pelas etapas de elaboração, revisão, aprovação, treinamento e distribuição, registrando o responsável por cada uma destas etapas. Também conta com um controle de distribuição de documentos por versão, considerando permissões de acesso específicas e logs de atividades a cada documento. Quando há novas versões, responsabilidades ou validades, notificações e alertas são disparados aos usuários envolvidos, garantindo uma maior qualidade e eficácia no gerenciamento, por meio das listas mestras internas externas e controle de registros. Assim, todo e qualquer documento pode ser gerenciado e organizado pelo módulo.
Se quiser saber mais sobre o módulo GED e o Vigix, entre em contato conosco!
