Gestão de mudanças e gestão da qualidade: como manter as duas integradas?
Algo deve mudar para que tudo continue como está. Essa é, como se sabe, a frase mais conhecida do romance histórico O Leopardo, que foi escrito pelo italiano Giuseppe Tomasi di Lampedusa na década de 1950.
Embora Lampedusa se referisse ao ambiente aristocrático da Itália na virada do século 19 para o 20, a sua frase famosa continua a ressoar em quaisquer círculos de poder e dinheiro da nossa época, incluindo o mundo dos negócios.
Afinal, mudar para continuar no poder tem o mesmo significado, no jargão corporativo, de manter-se atualizado e competitivo no seu nicho de mercado. É esse, naturalmente, o maior desafio organizacional de todas as empresas.
Não é por outro motivo que gestão de mudanças é assunto abordado em normas técnicas internacionais, como a ISO 9001 e a ISO 14000.
Neste artigo, vamos mostrar como mudar para que tudo continue como está. Ou seja, como integrar gestão de mudanças e gestão da qualidade conforme as normas citadas acima, amenizando assim eventuais solavancos durante os saltos evolutivos que a empresa precisa dar para continuar competitiva.
Gestão de mudanças: o que é e para que serve
Por ser uma expressão autoexplicativa, vale mais destacar quais mudanças merecem gestão na sua empresa.
Todas as iniciativas e os projetos que visam melhorar o desempenho da corporação exigem ações coordenadas que podem afetar rotinas, cargos, estrutura organizacional e suporte tecnológico.
Ao ser realizada segundo as normas técnicas, essa coordenação, ou gestão, de ações torna todo o processo de mudança menos traumático e mais eficaz.
No próximo tópico, vamos ver como a ISO 9001 e a ISO 14000 tratam a questão.
Gestão de mudanças e gestão da qualidade: como manter as duas integradas
As normas ISO 9001 e ISO 14000, ambas com a mais recente versão datada de 2015, reúnem tópicos sobre gestão de mudanças e a sua relação com a gestão de qualidade como um todo.
Planejamento de mudanças
A norma é clara ao determinar que as mudanças que a empresa julgar necessárias devem ser conduzidas de maneira sistemática e planejada.
É importante então considerar:
- O propósito das mudanças e suas potenciais consequências;
- A integridade do sistema de gestão da qualidade;
- A disponibilidade de recursos;
- A alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades.
Objetivos da mudança
A primeira ação, a mais importante de todas, é reflexiva. Pois não tem como dar certo se não há um objetivo claramente definido, se não se sabe o motivo da mudança e nem quais serão os riscos e resultados possíveis.
O propósito, portanto, é a base das mudanças, o que lhe dá sustentação e orientação.
Estabelecimento de prazo
Mudança, nunca é demais lembrar, não pode ser um processo contínuo, pois torna qualquer rotina impossível. Mudança precisa ter hora para começar e terminar.
Definir esse prazo é fundamental para as próximas etapas do processo, que é a avaliação dos resultados conquistados e dos impactos sofridos com a mudança, o que só pode ser feito a posteriori, obviamente.
Equipe de mudança
Capacitar e integrar o time que será responsável pelo processo de mudança é outra etapa básica preconizada pelas normas técnicas.
Nesse ponto, é essencial o desempenho dos líderes para a integração e envolvimento de toda a equipe.
Além disso, qualquer mudança organizacional exige adequação de colaboradores a ela, mesmo que seja a simples atualização de uma ferramenta.
Por isso é essencial uma equipe de mudanças multidisciplinar e capacitada para gerenciar fatores positivos e negativos inerentes a qualquer alteração das rotinas vigentes.
Previsão de recursos necessários
Recursos físicos e humanos precisam ser previstos com acurácia para que o processo de mudança não encontre obstáculos que poderiam ter sido evitados com antecedência.
Definindo responsabilidades
Líderes, como já citamos acima, são essenciais para que as mudanças ocorram da melhor maneira possível. É preciso lhes dar respaldo e focar no trabalho em equipe para o sucesso da empreitada.
Prevendo riscos
A identificação dos riscos é salientada pela ISO 9001:2015. Prever impactos causados pelo processo de mudança torna possível amenizar eventuais traumas e lidar mais facilmente com situações difíceis.
Medindo os resultados
Métricas são fundamentais em processos de mudança. Não tem sentido mudar se não há como saber o resultado das mudanças.
Por isso é importante também documentar todo o andamento do processo, incluindo eventuais indicadores definidos a cada etapa.
Com tudo relatado e atestado, fica evidente o que deu certo e o que deu errado. São lições valiosas que vão ajudar a empresa no próximo ciclo de mudanças.
Seguindo esses passos, a gestão de mudanças se torna parte integrante da gestão de qualidade da sua empresa.
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