Assim como na guerra, os hospitais travam uma batalha diária contra a morte. E uma das piores coisas que podem acontecer no campo de batalha é ficar sem munição ou com suprimentos insuficientes ou inadequados.
O mesmo raciocínio vale para um centro cirúrgico. Sem gestão de materiais para cirurgias, sem saber como manter o estoque adequado de medicamentos, materiais e equipamentos, as consequências são fatais.
A gestão de estoque hospitalar, no entanto, não precisa ser sempre uma tensa operação de guerra. Com informação, treinamento, controle, precisão e tecnologia, o fluxo de insumos hospitalares torna-se não apenas preciso e rápido, mas também fluido e eficiente.
Neste artigo, vamos abordar o tema da gestão de materiais para cirurgias, ressaltando a importância dos insumos hospitalares para o dia-a-dia da operação, e apresentando dicas de como fazer.
Passo a passo de como fazer a gestão de materiais hospitalares
Separamos a seguir 9 tópicos que podem servir como guia para a sua empresa implantar ou aprimorar a gestão de materiais hospitalares. Acompanhe!
Categorizar os materiais hospitalares é essencial
Existem várias maneiras de organizar os materiais hospitalares por categorias ou subcategorias. As mais óbvias são por tipo do material, frequência de uso e validade.
Mas uma categorização mais detalhada pode ser extremamente útil. Por exemplo, separando os insumos por características como fragilidade, inflamabilidade, volume, peso, oxidação, etc.
Todo esse trabalho deve ser feito no ato do recebimento ou imediatamente depois, já que há materiais hospitalares que pedem armazenamento adequado o mais breve possível, como é o caso de vacinas e outros medicamentos que precisam de refrigeração.
Entradas e saídas de produtos sob rígido controle
Almoxarifados hospitalares são ambientes dinâmicos, por isso o controle de entrada e saída de produtos precisa ser rígido para evitar desperdícios ou extravios.
Um controle diário bem realizado também permite levantar o consumo de materiais ao longo de determinado período, o que é essencial para o planejamento de compras.
O acesso de pessoas também precisa de controle. Áreas sensíveis, sob refrigeração, por exemplo, podem sofrer grande variação de temperatura caso sejam acessadas de maneira incorreta ou com mais pessoas do que o permitido.
Programar entregas para horários determinados é uma maneira simples de evitar esse problema.
Guarde os materiais seguindo as regras do fabricante
Insumos sensíveis ao ambiente como os hospitalares demandam rígido controle de qualidade e podem ser altamente suscetíveis a agentes químicos e biológicos. Por isso, siga todas as regras de armazenagem estipuladas pelos fabricantes.
Uma dica que faz diferença é sempre posicionar os produtos com menor tempo restante de vitalidade à frente dos que vão durar mais.
Entregas programadas
Os protocolos sanitários a serem cumpridos para a compra de remédios controlados podem demandar tempo e exigir aquisição de quantidade mínima. Sem levar isso em conta, o estoque corre o risco de ficar desabastecido desses medicamentos.
Enquanto para os demais produtos a ordem de compra pode ser cumprida quase imediatamente, no caso dos controlados vale ter uma estratégia à parte, que fica mais facilitado com a implantação de um software para gestão de estoque.
Inventários frequentes
Quanto maior o custo do produto, mais frequente deve ser feito o inventário. Essa regra ajuda a estipular a periodicidade mais indicada para as checagens de estoque.
Mesmo estoques com gestão informatizada precisam contar com inventários. Comparar os dados do sistema com a realidade física do estoque ainda é a melhor maneira de identificar e corrigir erros.
Estabeleça relação entre consumo e quantidade
Suprir as necessidades diárias e evitar perdas por obsolescência, prazo vencido ou produto danificado. Essas são as funções primordiais do almoxarifado hospitalar.
É preciso, portanto, saber a relação entre consumo e quantidade disponível para melhorar a rotatividade do produtos, reduzir custos de compra e armazenagem, tudo isso sem inviabilizar a operação diária.
Acompanhamento das equipes
Fica mais fácil encontrar problemas de rotina e melhorar o atendimento do setor de almoxarifado quando supervisiona-se as equipes em momentos de entrada de materiais, catalogação, estocagem e saída.
Eficiência e qualidade no atendimento são os ganhos do hospital que se dedica a acompanhar as equipes da área de estoque.
Fornecedores como bons parceiros
Saber a procedência do material e confiar no fornecedor são aspectos fundamentais para o modelo de negócio de consignação, muito usado por hospitais que precisam manter o produto no almoxarifado, mas cuja compra só é concretizada após o item ser de fato utilizado em tratamentos clínicos ou procedimentos cirúrgicos.
Para isso, alinhe a parceria com seus fornecedores de maneira a evitar entregas atrasadas, medicamentos em falta ou prejuízos durante o transporte.
Treine constantemente os colaboradores
As rotinas em estoques hospitalares precisam ser cumpridas com eficiência e rapidez, e isso só pode ser executado por profissionais bem qualificados e treinados.
Outro objetivo dos treinamentos é manter o foco e a motivação das equipes. Com isso, fica mais fácil evitar erros, descobrir fraudes, coibir desperdícios e direcionar corretamente materiais e medicamentos.
Como um software auxilia na gestão de materiais para cirurgias?
Um software só irá auxiliar na gestão de materiais cirúrgicos se ele for desenvolvido com esse objetivo em vez de ser apenas uma planilha eletrônica adaptada para essa função.
Esse é o diferencial do Vigix, uma plataforma inteiramente voltada para a cadeia de fornecimento da área da saúde. Estruturado em módulos, o sistema foi desenvolvido pela Visto Sistemas com base em normas e resoluções tanto da Anvisa quanto da ISO, PADI e ONA.
O Vigix é uma ferramenta multiuso que não só opera em conjunto com os principais ERPs (Enterprise Resource Planning) do mercado, mas também pode, ela mesma, ser utilizada como um sistema de gestão integrado.
Confira os 10 módulos que constituem o Vigix e saiba porque ele é a melhor solução para gerir o estoque de materiais hospitalares, entre outras funções.
- Gestão de Documentos;
- Gestão de Qualidade;
- Gestão de Indicadores;
- Gestão de Registro de Produtos;
- Gerenciamento de Riscos;
- Gerenciamento de Calibração;
- Gestão de Pessoas;
- Administração de Informações;
- Gestão de mudanças;
- Qualificação de fornecedores.
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