Gestão de estoque de itens consignados está longe de ser um assunto sem importância, especialmente para fornecedores de hospitais e instituições de saúde.
Na verdade, o cenário é bem contrário: gestores precisam garantir que a instituição tenha suprimentos que atendam as necessidades dos profissionais de saúde, enquanto os fornecedores necessitam administrar todo esse fluxo de disponibilização, consignação e venda.
Manter um estoque com esses materiais, para hospitais e instituições de saúde, pode acabar gerando custos elevados e desnecessários.
Caberá à gestão de estoque buscar soluções alternativas que possibilite enxugar gastos, diminuir desperdício de materiais e, ao mesmo tempo, garantir a presença constante de suprimentos necessários nas instituições hospitalares.
Em contrapartida, os fornecedores precisam conseguir gerir corretamente esse processo.
Neste artigo apresentaremos uma solução alinhada a esses objetivos: a gestão de estoque de itens consignados.
Boa leitura!
O que é o estoque consignado em terceiros?
O estoque consignado é um modelo diferenciado de relacionamento entre instituição e fornecedores. Nesse modelo, os fornecedores liberam os produtos em regime de consignação, ou seja, a propriedade continua com o fornecedor até a aquisição oficial por parte do hospital.
Essa aquisição só acontece mediante demanda, ou seja, quando o hospital realmente precisar daquele suprimento. Com isso, evita-se compras de itens desnecessários ou que demorariam muito tempo para serem utilizados.
Nesse modelo de estoque consignado, existem duas formas comuns de disponibilização dos produtos. A primeira é através de um estoque próprio, mantido pelo fornecedor, onde os produtos são retirados conforme a necessidade.
A segunda forma é o estoque consignado em terceiros, que é justamente quando os produtos do fornecedor são colocados no estoque do hospital ou instituição de saúde, mas a pertença ainda continua com aquele.
Desse modo, a venda, efetivamente falando, do fornecedor para o hospital, só acontece quando há a utilização do produto anteriormente consignado.
Quais os benefícios do estoque consignado?
A gestão de estoque de itens consignados exige um relacionamento muito próximo entre a instituição hospitalar e o fornecedor. No entanto, é bem possível e apresenta grandes benefícios.
Como primeira grande vantagem, destacamos a redução de custos para o hospital. Manter um estoque próprio com produtos efetivamente comprados exige um investimento muito alto e, infelizmente, nem todos os produtos são utilizados.
No modelo de consignação, só há um gasto real quando os insumos são usados pela equipe médica. Com isso, o hospital só gastará com aquilo que objetivamente for necessário.
Em contrapartida, o fornecedor contará com um fluxo de vendas mais acelerado, já que as instituições deixarão de fazer compras pontuais, e passarão a fazê-las mais frequentemente.
Além disso, o estoque consignado também dá uma maior fidelização, ou seja, a instituição hospitalar tende a ter uma maior fidelização ao fornecedor que disponibiliza produtos no formato de consignação. Essa fidelização gera, ainda, uma redução de riscos com calotes e prejuízos.
6 dicas para analisar a gestão de estoque de itens consignados em terceiros
Se os seus produtos estão consignados no estoque de terceiros, com certeza há uma preocupação dobrada na gestão desse estoque que, efetivamente, não está mais com você.
Ainda que existam proteções contratuais que buscam evitar golpes e problemas legais, há sempre o risco de haver algum desconforto no meio do caminho. Esse desconforto pode ser causado nem tanto por má-fé ou coisa do gênero, mas às vezes por desorganização e falta de processos adequados.
Por isso, ancorar-se em algumas soluções é essencial para que fornecedores não tenham problemas com a gestão de estoque de itens consignados. Apresentaremos algumas, a seguir:
Implemente um sistema de gerenciamento
A primeira grande dica está relacionada à tecnologia: não adianta querer fazer a gestão dos itens consignados em terceiros sem um software adequado. A tecnologia é uma aliada para evitar erros humanos e ter um registro de cada passo do produto, desde a saída do fornecedor até as movimentações dentro do hospital.
O próprio cálculo das vendas será facilitado, já que não dependerá de planilhas ou calculadoras, mas será gerado automaticamente pelo sistema.
Use dados na gestão dos itens
Um sistema de gerenciamento permite ainda que dados sejam gerados para acompanhar a gestão dos itens consignados. Esses dados são primordiais para auxiliar na tomada de decisão, trazendo muito mais eficiência estratégica para as ações do fornecedor.
Através dos dados, por exemplo, é possível perceber o crescimento no consumo de algum insumo, permitindo que nos próximos períodos estes sejam mandados em maior quantidade.
Avalie o uso e a frequência do pedido
Na gestão de estoque de itens consignados, uma informação é central para fornecedores: a frequência do pedido de material consignado. Existe um custo benefício a ser calculado quando produtos são disponibilizados em estoques de terceiros.
Ao ficarem parados, deixam de ser vendidos. Com isso, o fornecedor está perdendo dinheiro. Por isso, avaliar como está a frequência de pedidos de um cliente é fundamental para identificar a viabilidade ou não da consignação.
Defina responsabilidades para a equipe
Para tudo que trouxemos até aqui, a tecnologia mostrou-se central e fundamental. No entanto, o capital humano não pode ser ignorado. A equipe do fornecedor deve ser muito competente, e o gestor precisa saber delegar responsabilidades claras para cada um.
Quando há esse processo de delegação, naturalmente a eficiência cresce, já que cada colaborador saberá com relação ao que será cobrado.
Tenha bons clientes
Como penúltima dica, não poderia faltar aquela que falará da qualidade dos clientes. Muito se fala sobre qualidade de fornecedores, mas pouco sobre clientes. Isso acontece porque, para a maioria das empresas, importa mais o dinheiro caindo na conta do que relações saudáveis e mutuamente construtivas.
Fornecedores devem ser criteriosos com seus clientes. Ter clientes desonestos, que tentam burlar o sistema de consignação ou, ainda, maus pagadores, é a receita ideal para desmotivar a equipe e ter sérios comprometimentos de resultados.
Organize a sala dos itens consignados
Por fim, esta dica deve ser executada em conjunto entre fornecedor e hospital: a sala dos produtos consignados deve ser muito bem organizada.
Se não houver essa organização, pode haver prejuízo para os dois lados, já que o fornecedor perderá material que o hospital não consumiu e, por isso, não irá querer pagar, enquanto o hospital será cobrado por materiais que efetivamente não consumiu.
Conclusão
Como realizar a gestão de estoque de itens consignados com excelência? Ora, além das seis dicas apresentadas anteriormente, vale a pena registrar que um ERP exerce justamente a função de otimizar esse processo de gerenciamento.
Acesse o artigo Gestão de estoque de material consignado: saiba como tornar mais efetivo com um ERP e confira um material completo sobre o assunto.
