Gestão de documentos: 4 problemas solucionados pelo Vigix

Empresas que atuam na área da Saúde precisam assegurar a qualidade de todas as suas atividades, mas um dos principais desafios está na gestão de documentos.

Mesmo assim, poucos gestores dão a devida atenção para essa parte do trabalho e muitos tratam apenas como mais uma tarefa burocrática.

No entanto, o seu negócio tem constantes fluxos de documentos, com um setor redigindo, outro revisando e um terceiro aprovando? Isso significa que muito tempo está sendo perdido em retrabalho.

A boa notícia é que todo tipo de tarefa repetitiva – e pouco estratégica – pode ser otimizada com a ajuda da tecnologia, para garantir mais produtividade e organização. Neste post você vai entender como o Vigix ajuda empresas da área da Saúde a fazer uma gestão de documentos mais simples e eficiente. Confira a seguir!

O que é a gestão de documentos

Para começar, vale a pena entender o que é gestão de documentos e por que ela é tão importante para o seu negócio – especialmente, na área da Saúde.

De maneira resumida, a gestão de documentos pode ser definida como um conjunto de práticas utilizadas para garantir a transparência. E, além disso, a eficiência e a agilidade no armazenamento e na busca por informações que a sua empresa oferece.

Entre aquelas que são fundamentais – e que todo negócio precisa manter bem guardadas -, estão dados cadastrais de clientes, estatísticas e métricas do negócio, registro de processos internos, certificações e testes. Assim como contratos com fornecedores e usuários do seu serviço, por exemplo.

Tudo isso precisa ser bem organizado, não somente para a segurança de informações, mas para que elas estejam disponíveis sempre que a empresa necessitar. Afinal, você já deve ter passado por essa situação e buscado diversos colaboradores até encontrá-la, certo?

Por que investir na gestão de documentos

Hoje em dia, não há motivos para que a sua empresa continue fazendo a gestão de documentos de maneira obsoleta. Principalmente, em uma área que deve ser tão precisa para controlar a segurança sanitária de seus serviços.

Correr riscos por causa de erros humanos, planilhas mal preenchidas ou pastas que somem não pode ser parte de uma instituição moderna e comprometida com os seus clientes.

Além disso, a má gestão de documentos causa perda de tempo e produtividade, tornando os processos mais complexos e demorados. Quando, na verdade, poderiam ser simples e disponíveis a alguns toques.

Por fim, uma boa gestão de documentos também facilita a tomada de decisões assertivas. Guiadas por dados e informações seguras para que a sua empresa cresça sem medo!

Como fazer uma gestão de documentos eficiente

A tecnologia nos faz produzir cada vez mais dados. E, por isso, pode parecer uma inimiga da boa gestão de documentos. Mas na verdade, se bem utilizada, ela pode ser a principal aliada de empresas que buscam organizar melhor as suas informações.

Softwares de gestão de documentos, por exemplo, ajudam empresas de todos os setores a aumentar sua eficiência e produtividade. Na área da Saúde, o módulo de registro do Vigix soluciona problemas com uma interface fácil de usar e dados armazenados em nuvem. O que seja, onde você estiver.

4 problemas solucionados pelo Vigix

1- Documentos obsoletos, processos mal documentados e retrabalho

Uma gestão de documentos eficaz passa pelo controle total dos processo de elaboração, revisão e aprovação dos registros da empresa.

Com o módulo de gestão de documentos do Vigix, o seu negócio consegue ter acesso ao histórico de versões e controlar a distribuição de registros sigilosos. Assim como também emitir notificações quando novos são criados, alterados ou estão vencendo.

Ainda é possível criar filtros para encontrar os documentos de forma mais rápida e limitar a edição de alguns deles apenas para quem for necessário.

2- Pouco acompanhamento das situações de risco

O módulo de gestão de documentos do Vigix não é o único que auxilia sua empresa a organizar a parte documental com mais agilidade. O Gerenciamento de Risco que permite à sua equipe listar, identificar e controlar situações de ameaça numa empresa da área da Saúde é fundamental.

Por isso, a gestão de documentos com o Vigix ajuda seu negócio a acompanhar de perto processos, produtos e departamentos que lidam com maiores riscos. Assim, você reduz as chances de problemas futuros e aprende a se prevenir de maneira mais eficiente.

3- Falta de controle sobre a calibração de equipamentos

Se a sua empresa tem equipamentos que necessitam de calibração permanente e exata, o Vigix pode ser uma solução para assegurá-la. Com um software, você consegue ter controle total sobre fluxos e indicadores do processo, assim como a excelência na precisão de pesos e medidas. Fica mais simples registrar tudo e permitir o acesso de outras pessoas.

Ou seja, com o Vigix, é mais fácil garantir que todo equipamento de medição e teste esteja adequado para seus fins e seja capaz de produzir resultados válidos.

4-  Desorganização no registro de produtos

A gestão do seu portfólio de produtos de forma rápida também pode ser simplificada com um software. Assim, você faz o gerenciamento, a organização e o controle de processos de registro do produto segmentados por área e assunto, conforme a determinação ANVISA.

O Módulo de Registro de Produtos do Vigix, por exemplo, permite que a sua empresa faça o controle de documentos e prazos necessários por petições. E, fora isso, garanta processos automatizados e possíveis de notificações por e-mail.

Se você quer otimizar processos no seu negócio e garantir mais agilidade, transparência e produtividade, conheça mais sobre o Vigix.

Atualmente, o software é oferecido em módulos separados para atender às suas principais demandas. Isso é feito com o melhor custo benefício e atendimento especializado, de quem realmente conhece a área da Saúde. Nossa equipe tem conhecimento sobre o assunto e as regulamentações da ANVISA, o que garante mais praticidade para nossos clientes.

Além disso, o sistema é totalmente focado na usabilidade de seus usuários e têm processos automatizados, favorecendo a redução de erros devido ao uso manual de planilhas. Com total descentralização da informação, todos conseguem ter acesso à mesma base de dados de qualquer local. E, ainda, rastrear e evidência dos processos realizados via sistema.

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