A pirâmide invertida é uma das metáforas mais inesquecíveis do super best-seller O Monge e o Executivo, de James C. Hunter. A ideia segundo a qual a verdadeira face da empresa se define pelo colaborador que tem contato direto com cliente ou fornecedor é um dos motivos que tornaram o livro um case de sucesso no mercado editorial ao longo dos últimos 30 anos.
Portanto, é para esse colaborador da base da pirâmide organizacional que a empresa precisa olhar durante suas operações, pois o trabalho dele é um dos fatores determinantes para o sucesso ou fracasso do negócio. Ora, é justamente esse o paradigma conceitual de field serviço, ou serviços de campo.
Neste artigo você será introduzido ao assunto e vai saber como ele vem sendo usado no mercado, quais suas vantagens e principalmente aplicações na área da saúde.
Field Service é qualquer operação realizada fora do ambiente da empresa
Para começo de conversa, vale deixar bem clara a definição de field service. Field service se refere basicamente a qualquer serviço realizado fora do endereço da empresa. É field service toda a tarefa que se consiste em mandar colaboradores diretos para endereços nos quais ele terá que instalar, reparar, manter, conferir e registrar equipamentos, produtos ou sistemas.
Os exemplos mais clássicos desse tipo de profissional que presta serviços a clientes comerciais ou industriais são os técnicos de TV a cabo, os montadores de móveis, os eletricistas que trabalham em linhas de energia, os distribuidores de mercadores, etc.
Canal de maior interação pessoal entre empresa e clientes
O conceito vem se expandindo nos últimos anos, e empresas de consultorias têm constatado que o field serviço, como havia previsto o autor de O Monge e o Executivo, será cada vez mais visto como a face da empresa pelas demais organizações.
Afinal, esse é o canal de maior interação pessoal entre a empresa e seus clientes ou seus fornecedores. Saber construir esse relacionamento e mantê-lo em alto nível profissional é um desafio diário que as empresas precisam controlar de forma mais efetiva.
Por isso o avanço no mercado de gestão de tecnologias que ajudam a analisar e gerenciar agenda de encontros ou reuniões, detalhes do material a ser despachado ou recebido, sem esquecer o controle e monitoramento de tarefas, ordens de serviço, ativos, planilhas de horas e políticas de prestação de serviço.
Recursos de campo da empresa precisam ser bem administrados
Todos os recursos de campo de uma empresa, incluindo colaboradores e equipamentos, precisam ser bem administrados. São atribuições do gerenciamento de field service, por exemplo:
1 – Atribuir e agendar ordens de serviço.
2 – Despachar colaboradores para novas funções de trabalho;
3 – Garantir a boa comunicação entre empresa e os colaboradores de campo.
4 – Reunir dados de campo como hora de chegada, conclusão do trabalho, solicitações de informações.
5 – Fazer o compartilhamento desses dados do trabalho ou do histórico do cliente com os colaboradores de campo.
6 – Orientar os colaboradores de campo e encaminhá-los para diferentes tarefas.
7 – Fazer o gerenciamento de estoque e disponibilidade de produtos.
Isso tudo é feito atualmente, nas melhores empresas, com sistemas de englobam softwares e aplicativos móveis de modo a criar agilidade na comunicação, agendamento, despacho e compartilhamento geral de dados e informações entre os colaboradores de campo e o staff de retaguarda da empresa.
Saiba como o Field Service pode ser usado na saúde
Em empresas da área da saúde, melhorar o field service é essencial. Com um sistema bem desenvolvido a sua empresa poderá facilitar os processos e fluxos de quem atua com itens consignados de saúde. É o que propõe a nossa plataforma Field Service.
Esse é o mais recente produto da Visto para a empresas da área de saúde. Com ele, a empresa pode organizar de forma prática e otimizada todos os fluxos do trabalho de campo.
No painel de controle da plataforma, por exemplo, o usuário tem acesso aos procedimentos cirúrgicos dentro de uma linha do tempo. Clicando em determinado procedimento dessa linha do tempo, o sistema fornece um resumo das informações.
Field Service da Visto tem funcionalidades próprias para área de saúde
Por meio de geolocalização, o Field Service da Visto também permite saber onde exatamente está o colaborador e assim fazer o gerenciamento de logística. Num mapa do sistema é possível relacionar por cor os técnicos e hospitais com os procedimentos.
Na aba de agenda cirúrgica, o usuário tem uma visão sistêmica das cirurgias e atendimentos, além dos itens registrados em forma de agenda, com acesso a todos os dados completos da cirurgia, atendimento ou contagem.
Na área de atendimento, todas informações geradas são visualizadas no aplicativo, e a barra de filtros permite a categorização por data ou status dos atendimentos. Nesse campo é possível filtrar os atendimentos por material, pelos produtos que carecem de revisão, pelos já verificados, pelos atendimentos que não tem material envolvido, etc.
Em relação a contagens, é possível ver todas as que estão bloqueadas no aplicativo, com filtros por hospital, data ou técnico. Também há a possibilidade de adicionar perguntas para um eventual checklist.
Controle e rastreabilidade de materiais consignados
Na área Hospitais, o usuário acessa a lista de unidades que têm materiais consignados e pode aplicar filtros para organizar de modo a visualizar, por exemplo, todos que estão na contagem e todos que já tiveram a contagem finalizada.
Na área Médicos, o sistema informa todos os médicos cadastrados no ERP enquanto na área de Produtos uma listagem organiza todos os produtos consignados ou sinalizados para ir para o portal.
Na área de Agenda, o aplicativo mostra as cirurgias ou atendimentos previstos de forma a permitir melhor acompanhamento e contagem.
O sistema facilita que cada finalidade cadastrada tenha uma descrição, finalidade e checklist. A finalidade pode ser para hospital, produto ou médico. O produto precisa sempre estar associado ao médico ou ao hospital. Mas médico e hospital podem ser selecionados individualmente, sem uso de seleção de produtos.
