Como identificar e como reduzir custos operacionais?

Um lema das empresas atualmente é fazer mais com menos, ou seja, produzir mais com menos recursos, reduzindo ao mínimo os custos operacionais e maximizando a produtividade. É dessa forma que uma empresa mantém e aumenta a sua competitividade, sem deixar de lado a qualidade, outro diferencial para um melhor posicionamento no mercado. Assim, para que você consiga trabalhar dessa forma na sua organização, iremos pontuar neste artigo o que são, como identificar e como reduzir seus custos operacionais. Acompanhe!

O que são custos operacionais

Os custos operacionais são todas as despesas que mantêm um negócio em funcionamento, como água, luz, internet, funcionários, sistemas, etc. O cálculo dos custos operacionais é realizado da seguinte forma: Média das despesas dos últimos meses dividida pela média das vendas no mesmo período vezes 100. Você terá uma porcentagem de quanto sua operação custou sobre o valor do que foi vendido. E, claro, quanto menor essa porcentagem, melhor. 

Os custos operacionais são classificados em:

Custos fixos

Também chamados de custos de estrutura, são aqueles que, independentemente do número de vendas, aumento ou redução da produtividade, não sofrem variações. Alguns exemplos são:

– Salários

– Aluguel das instalações

– Limpeza e manutenção

– Internet

Custos variáveis

São os custos operacionais que sofrem variações pelo nível de atividade ou produção da empresa. Exemplos:

– Compra de matérias-primas

– Pagamento de fornecedores

– Outros insumos de produção

– Comissões sobre vendas

Custos diretos

São mais fáceis de serem identificados. Quanto mais fácil atribuir valor a um custo operacional, mais direto ele é. Exemplos:

– Matéria-prima

– Mão de obra

Custos indiretos

São mais difíceis de serem identificados, como:

– Depreciação de equipamentos

– Materiais não ligados à produção

Impactos de custos operacionais elevados

Custos operacionais muito elevados reduzem a margem de lucro de uma empresa e a obriga a trabalhar com preços mais elevados. Tudo isso diminui a competitividade dessa organização e pode até levá-la à falência. Por isso, a melhor forma de identificar os custos operacionais é observar todo e qualquer gasto e monitorá-los periodicamente, realizando o cálculo dos custos.

Lembre-se: Omitir custos gera uma visão distorcida de quanto a empresa realmente precisa para se manter ativa, impactando diretamente na sua saúde financeira. 

Como diminuir os custos operacionais

Agora, sim, vamos à prática. Você precisa diminuir seus custos operacionais e estar sempre pesquisando formas de realizar essa ação. Aqui vão algumas dicas:

1. Evitar desperdícios

Claro que os desperdícios elevam os custos operacionais, fazendo a lucratividade cair. Assim, materiais, processos e estoques precisam ser sempre revistos e reavaliados, eliminando gargalos e pontos de ociosidade. Invista em campanhas internas focadas na diminuição de desperdícios.

2. Ter feedback da equipe

Quem trabalha diretamente nas operações da empresa é a melhor fonte para apontar desperdícios, gastos excessivos e possibilidades de melhorias. Por isso, ouvir o que os colaboradores têm a dizer é muito importante para, entre outros fatores, diminuir custos operacionais. Assim, incentive seus colaboradores a exporem suas opiniões. 

3. Ter um bom controle de estoque

Você precisa saber exatamente qual é a sua capacidade de armazenamento, a demanda de cada material e as técnicas de manipulação de seus insumos. Dessa forma, você terá o controle de cada item e poderá reduzir o armazenamento de material, já que quanto maior o período de armazenamento, maior a chance de perdas. 

4. Reduzir o custo hora/máquina

Equipamentos obsoletos reduzem a qualidade de seus produtos e a produtividade de sua empresa, portanto, renovar suas máquinas de tempos em tempos, de olho nas inovações do mercado, é um investimento importante (repare que investimentos às vezes são importantes para a diminuição de custos em médio e longo prazos).

5. Adotar um ERP

Um sistema de gestão automatiza o cálculo de custos operacionais e a gestão de estoque, por exemplo, tornando muito mais fácil a identificação de gastos excessivos e viabilizando a tomada de decisões para diminui-los. 

6. Utilizar indicadores

Os indicadores de desempenho são uma ferramenta que mostra exatamente como sua empresa está em determinado momento, comparando-a com momentos anteriores. Assim, você consegue saber exatamente que processos estão dificultando o crescimento da sua empresa e o alcance dos objetivos propostos, procurando resolver problemas, que podem muitas vezes estar ligados com altos gastos operacionais. 

7. Negociar

Todos os contratos precisam ser muito bem negociados, para que fiquem bom para você e para a outra parte. Assim, negocie sempre, tanto com clientes quanto com fornecedores.

Se quiser saber mais sobre o funcionamento de um ERP para identificar e diminuir custos operacionais, entre em contato conosco!