Já mencionamos no blog que implantar um ERP pode ser um processo bastante complicado. Isso porque inserir um novo ERP dentro de uma organização requer a participação de toda a empresa e inclusive a mudança de ações efetuadas cotidianamente. Todas essas mudanças, caso o software seja bem escolhido, resultam em melhor qualidade de trabalho para os colaboradores, melhor atendimento ao cliente, mais produtividade, menos retrabalho e até melhores salários. No entanto, para que esse processo não cause um grande estresse aos envolvidos, é preciso montar um cronograma de implantação do ERP de forma bastante planejada. E é sobre isso que iremos discorrer neste artigo.
Conheça aqui 7 dificuldades que você pode encontrar durante a implantação de um novo ERP
Não há dúvidas de que a implantação de um ERP traz impactos positivos para a cultura organizacional. Afinal, estamos falando de um software que realiza os trabalhos administrativos mais “braçais”, deixando que as pessoas atuem em funções mais estratégicas, ficando livre de afazeres mais monótonos e estressantes. Um ERP faz com que todos tenham mais autonomia e consigam trazer mais ideias para dentro das empresas, atuando com mais senso de pertencimento à organização.
Essas mudanças, no entanto, podem não ser muito bem-vindas a princípio, e muitos colaboradores ficam desconfiados com essa transição. Muitos, inclusive, acreditam que seu trabalho não será mais necessário, o que não é verdade. O software ERP vem para apoiar o colaborador e não exclui-lo. No entanto, para que esse sentimento seja propagado durante a etapa de implementação, que pode durar meses, é necessário dividir com os colaboradores o cronograma de implantação do ERP e discutir maneiras de realizar essa transição.
Qual é a importância de definir um cronograma de implantação de um ERP?
Elaborar um cronograma de implantação de um ERP faz com que você:
- Defina a data final da implantação
- Alinha áreas e recursos envolvidos no projeto
- Descubra problemas e os resolva rapidamente
- Controle o andamento do projeto
- Aumente o compromisso dos colaboradores envolvidos
- Deixe claras etapas e responsabilidades
- Realize o projeto no menor tempo possível e com a maior otimização de recursos
Como elaborar um cronograma de implantação de um ERP
Existem algumas etapas da implantação do ERP, e elas devem ser seguidas em uma ordem e serem executadas durante um determinado período, como segue abaixo:
1. Elabore a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Faça uma subdivisão que contenha as principais entregas do projeto, com as datas planejadas, apenas um grande escopo do cronograma de implantação do ERP. Não esqueça de nenhuma subdivisão, pois esse escopo será a base para seu cronograma. Toda a programação virá dessa EAP.
2.Agora, insira as atividades
Dentro de cada subdivisão, coloque agora etapas menores, com atividades que durarão de um dia a uma semana. Não precisa se preocupar exatamente em quanto tempo durará cada uma dessas ações, apenas insira e entenda todas as atividades que serão necessárias para a implantação do ERP.
3.Defina qual é a relação entre as atividades
Nessa etapa do cronograma de implantação do ERP, defina qual é a dependência entre as atividades. Assim, você saberá qual etapa precisará estar totalmente completa para que outra inicie ou que etapa pode avançar paralelamente a outras.
4. Pontue os responsáveis por elas
Agora, aponte os responsáveis por cada atividade. Dessa forma, você vislumbrará que pessoas chave serão necessárias em que etapas e como dividir as tarefas entre elas e em que período de tempo (considerando que essas pessoas terão apenas certo tempo disponível durante o dia, já que a implantação do ERP não pode tomar o dia todo de trabalho de um colaborador).
5. Anote a disponibilidade dos recursos
Pessoas são recursos, equipamentos são recursos, espaços são recursos. Anote quanto tempo um sistema, um equipamento e um colaborador estará disponível para atuar na transição do seu ERP. Por exemplo: se um colaborador será necessário durante uma determinada etapa da implantação, e essa etapa dura 5 horas, e sua disponibilidade diária é de 1 hora, logo essa etapa durará 5 dias (avaliando somente a disponibilidade desse recurso).
6.Equilibre seu cronograma
Realoque recursos para que nenhum fique sobrecarregado, igualando as responsabilidades.
7.Defina o caminho crítico do projeto
Algumas atividades dependentes de outras não podem sofrer atraso, podendo interferir no prazo de todo o cronograma de implantação do ERP. Defina quais são essas atividade, o chamado caminho crítico, e as priorize.
Lembre-se….
O cronograma de implantação do ERP precisa ser realizado junto à empresa de software contratada, que saberá definir todas as etapas com você. Se quiser saber mais sobre como funciona o nosso cronograma, entre em contato conosco!
