Qual a importância do controle de contagem para a redução de custos na área da saúde?

O controle de contagem é um processo fundamental para a gestão de estoque na área da saúde. O principal objetivo desse processo é permitir que a empresa tenha certeza de que o estoque real condiz com aquele registrado no sistema de gestão.

Quando a empresa alcança essa certeza, é possível reduzir perdas e furtos, aumentar a precisão de compras e até o crescimento do capital de giro. Neste artigo, vamos entender qual a importância do controle de contagem e a relação desse processo na redução de custos na área da saúde.

Boa leitura!

O que é o controle de contagem?

O controle de contagem é um processo fundamental para garantir a exatidão dos produtos armazenados em estoque e a quantidade apontada em um sistema de gestão. Para conseguir este controle, é preciso realizar um levantamento e uma análise pormenorizada do estoque físico, além, claro, de contar com um sistema eficiente.

Empresas que contam com um controle de contagem de bons resultados são mais competitivas e lucrativas, uma vez que a logística tem influência direta em toda a empresa, mas sobretudo nos processos de compra e venda, em especial na área da saúde.

<<< Leia também: Como otimizar a rastreabilidade de material consignado >>>

Tipo de contagem de estoque

Pode haver, em resumo, duas formas de realizar a contagem de estoque. Ambas as formas são complementares e servem especialmente para momentos distintos do negócio.

A primeira contagem de estoque é o inventário cíclico, que acontece com uma frequência pré-determinada, que pode ser diária, semanal, mensal e até anual. Vale lembrar, no entanto, que quanto mais espaçado for o inventário, maiores serão as incongruências encontradas, o que significa que os prejuízos também ficarão por mais tempo ocultos.

O outro tipo de contagem de estoque é o inventário geral, que analisa todo o estoque da empresa de uma só vez. Nesse caso, há um envolvimento de um grande número de pessoas e, por vezes, é necessário paralisar todas as atividades para conseguir executar. Por isso, a frequência tende a ser mais espaçada, ocorrendo geralmente uma vez ao ano.

<<<Leia também: Como fazer o inventário de materiais hospitalares >>>

Qual a importância do controle de contagem para a área da saúde?

Quando há um controle de contagem efetivo de estoque na área de saúde, a empresa consegue experimentar um duplo resultado: primeiro, não faltam produtos quando este for necessário. Além disso, os itens e produtos não ficam parados por muito tempo, pois quando há produto em excesso novas compras são evitadas.

Na perspectiva do estoque, é possível experimentar um melhor aproveitamento dos espaços, de modo a conseguir organizar muito melhor o local.

Como realizar o controle de contagem

Antes de realizar o controle de contagem no estoque é fundamental fazer um diagnóstico do momento atual. É necessário conseguir identificar se o modo como o estoque está sendo controlado atualmente realmente tem efetividade.

Se a resposta for negativa, antes de qualquer balanço, é preciso encontrar novas formas de realizar o controle. Atualmente, não faltam tecnologias que permitem esse tipo de controle com especial eficiência.

Para executar o controle de contagem, siga o passo a passo a seguir:

• Realize o planejamento da contagem: em resumo, deverá ser definido com antecedência a data e o horário que a contagem será realizada. A equipe de compras deve ser avisada para evitar comprar itens desnecessários até o dia da contagem. A programação das entregas dos fornecedores também precisam ser realocadas para os dias posteriores à contagem;
• Prepare o pessoal: é fundamental, também, apontar quais serão as pessoas envolvidas no processo, definindo os responsáveis por cada etapa;
• Prepare materiais e ferramentas: certifique-se de que estará à disposição da sua equipe todos os materiais e ferramentas necessários;
• Conte com a ajuda de um sistema: um software especializado pode ser de extrema utilidade para a contagem;
• Organize o estoque: para conseguir efetivamente realizar o controle de contagem, é importante que o estoque físico esteja organizado, preferencialmente organizado por categorias;
• Treine os envolvidos: garanta que toda a equipe envolvida saiba exatamente o que deverá ser feito em cada processo;
• Revise os processos: repasse com os envolvidos as fases da contagem e tire dúvidas;
• Conte o estoque: por fim, faça efetivamente a contagem, usando dos recursos eleitos para essa finalidade.

<<< Leia também: Tipos mais comuns de inspeção da qualidade >>>

Como o controle de contagem reduz os custos?

O controle de contagem efetivo consegue reduzir os custos em empresas da área da saúde. Isso acontece sobretudo porque essa contagem acaba com o excesso de produtos, causado pela falta de atualização do sistema de gestão.

Quando esse excesso é combatido, há um impacto financeiro direto que é a diminuição de compras desnecessárias. No entanto, quando não existem excessos, também é possível experimentar a redução de avarias, vencimentos, perdas e furtos.

Até mesmo os problemas com a legislação são evitados, uma vez que a presença massiva de algum produto pode prejudicar a empresa caso haja alguma mudança na lei que obrigue deixar de utilizar determinado produto.

Conclusão

Neste artigo, entendemos melhor os processos de controle de contagem. Em primeiro lugar, definimos esse processo como esse esforço para garantir a exatidão dos produtos armazenados em estoque e a quantidade apontada em um sistema de gestão.

Mostramos, ainda, os dois tipos de inventários que podem ajudar no controle de contagem: o inventário cíclico e o geral. Em seguida, abordamos a importância desse controle, que está relacionado sobretudo à diminuição da falta de produtos, evitação de produtos parados por muito tempo e melhor aproveitamento dos espaços.

Em seguida, mostramos como realizar o controle de contagem. Relembramos os passos a seguir:

1. Realize o planejamento da contagem
2. Prepare o pessoal
3. Prepare materiais e ferramentas
4. Conte com a ajuda de um sistema
5. Organize o estoque
6. Treine os envolvidos
7. Revise os processos
8. Conte o estoque

Para encerrar, mostramos que o controle de contagem tem impactos diretos e decisivos na redução de custos. Gostou do nosso conteúdo? Continue a ler e a se aprofundar em nosso manual gratuito do estoque de OPME e descubra como garantir uma gestão eficiente na cadeia de fornecimento.