Quando falamos em distribuidoras de produtos cirúrgicos, logo pensamos nas exigências legais que precisam ser cumpridas, presentes nas resoluções da Agência de Vigilância Sanitária – Anvisa.
Por isso, contratar pessoas para compor uma equipe que atendam a esses critérios não é tarefa fácil.
Para facilitar, apresentamos neste artigo algumas dicas para ajudar você na hora de contratar uma equipe para distribuidoras de produtos cirúrgicos.
Antes de que qualquer coisa, pense na estrutura da distribuidora
Dentre os itens mais necessários na estrutura das distribuidoras de produtos cirúrgicos aparecem: recepção, escritórios, área reservada para armazenamento dos materiais e sanitários. Cada ambiente de trabalho necessita de uma equipe separada que atenda às especificidades das demandas necessárias.
Nesse ponto, vale ressaltar que a Anvisa (Agência de Vigilância Sanitária) declara que as distribuidoras precisam ter áreas de recepção que protejam os produtos cirúrgicos de qualquer risco no momento de entrega. Assim, a área de recebimento dos materiais deve ser separada do local no qual os produtos cirúrgicos serão armazenados. Por isso, a equipe elencada para trabalhar com o recebimento de mercadorias não será a mesma que exercerá as funções do armazenamento, por exemplo.
Contrate profissionais capacitados
Para trabalhar em distribuidoras de produtos cirúrgicos é necessário que as pessoas sejam capacitadas, para que facilite a distribuição correta dos itens e garanta um armazenamento eficiente dos materiais.
Profissionais que já tenham experiência com isso com certeza devem ter prioridade de contratação, visto o diferencial das pessoas especializadas na área para agregar em eficiência à empresa. Do contrário, é preciso que a empresa invista em treinamento e prepare esses profissionais de forma efetiva e constante.
Observe que o número de funcionários para as distribuidoras de produtos cirúrgicos pode variar de acordo com seu o tamanho.
Identifique os responsáveis
Habitualmente, o responsável pela administração da distribuidora é próprio empreendedor. Para que as tomadas de decisão não sejam centralizadas apenas nele, é fundamental que haja algum outro profissional abaixo como gerente ou encarregado. Também em caso de alguma emergência, em que o proprietário não esteja presente, a equipe necessita receber de um superior todo o apoio necessário para desempenhar um trabalho eficiente, como exigem as boas práticas de dispensação de OPMEs.
As tarefas desse responsável seria basicamente o controle das equipes (compras, distribuição, vendas etc.) e das atividades (administrativas, financeiras, gestão de estoque e comercialização).
Para essa função, o profissional deve ter conhecimento da gestão do negócio, do processo produtivo e do mercado. Também precisa manter contato com os fornecedores e clientes, além de acompanhar as últimas tendências do setor e propor melhorias.
Sua distribuidora precisa de um RT
Em se tratando de empresas da área da saúde, é indispensável que tenha no local um responsável técnico, que vai garantir a execução de todas as tarefas e procedimentos dos produtos, como observação de validade, registro na Anvisa, temperatura, armazenamento, calibração, manutenção, inspeção visual e o transporte dos produtos cirúrgicos.
As demandas realizadas pelo RT vão interferir na qualidade e segurança dos materiais e na satisfação dos clientes.
Estruture a equipe de vendas
Uma área muito importante e que precisa de atenção ao ser formada a equipe é a parte de vendas, pois o atendimento precisa deixar os clientes satisfeitos, que tendem a construir relacionamentos de longo prazo com os distribuidores.
Para montar a equipe de vendas para distribuidoras de produtos cirúrgico é preciso contratar, inicialmente, ao menos duas pessoas que sejam muito boas em prospecção de clientes, e assim montar a sua carteira e o seu time.
É interessante que haja um treinamento com esses profissionais para que tenham acesso às mesmas informações sobre a forma de apresentação a ser seguida para os clientes, garantindo mais confiança e credibilidade na empresa.
A equipe de vendas não integra somente vendedores tradicionais, mas sim representações e telemarketing também. O representante comercial é o responsável pelo atendimento aos clientes e venda dos produtos externamente. O setor de telemarketing consegue agregar desde as demandas de prospecção ativa, assim como o trabalho de vendas de forma receptiva. Isso apenas depende do tamanho e das demandas de cada distribuidora.
Ambos devem conhecer em profundidade os produtos oferecidos, além da cultura e do funcionamento da empresa, entender as necessidades dos clientes, oferecendo as novidades do segmento e as tendências do mercado, desenvolver relacionamentos com os clientes, transmitindo confiabilidade e carisma, além de zelar pelo bom atendimento após a compra (pós-venda).
Cuide da distribuição
A distribuição dos materiais exige atenção e alguns profissionais, pois envolve desde o recebimento e a organização até a entrega dos itens. Nessa área, cargos como entregadores e estoquistas são os mais comuns.
E para fazer uma gestão de estoque com eficiência, controlando toda entrada e saída de material, é interessante que o profissional esteja apto a lidar com tecnologia, pois contando com um software de gestão especializado, é possível rastrear os itens, o saldo e a reposição de materiais, reduzir as perdas por datas de vencimento, assim como o tempo de inventário e de contagem de produtos, além de promover assertividade das informações com a automatização. Ganha-se em eficiência e agilidade ao contratar um profissional com essa competência para distribuidoras de produtos cirúrgicos.
Não esqueça a parte administrativa
É muito importante que você estruture uma equipe de profissionais responsáveis pelas demandas administrativas nas distribuidoras de produtos cirúrgicos. As atividades estão relacionadas a faturamento, recebimento de encomendas, logística, recursos humanos, contabilidade, entre outras.
O capital humano é fundamental para o bom desempenho e o sucesso de uma distribuidora de medicamentos e contar com profissionais qualificados e comprometidos deve estar no topo da lista de prioridades do empreendedor.
Então, lembre-se: a qualificação dos profissionais eleva o comprometimento com a empresa, aumenta o nível de retenção de funcionários, melhora a performance do negócio e diminui os custos trabalhistas com a rotatividade de pessoal. Por isso, apostar em treinamentos para os colaboradores faz com que desenvolvam competências interessantes para a empresa, como agilidade no atendimento, motivação, capacidade de vender produtos específicos (como os materiais cirúrgicos) e capacidade de percepção para entender e atender as expectativas dos clientes.
Agora você já está por dentro das dicas para montar uma equipe para distribuidoras de produtos cirúrgicos! Você já teve alguma experiência de contratação de profissionais para formação dessas equipes específicas? Compartilhe conosco!
