Desenvolver a atualização da certificação ISO é um dos principais métodos que auxiliam na padronização das atividades de qualquer empresa — não importando a qual nicho esta pertença —, com o intuito de executar um tipo de Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).
Este selo é oferecido por instituições renomadas mundialmente e também aplicado nas mais diversas empresas. Dessa forma, o negócio que o detém se favorece da autoridade de sua imagem e da oportunidade de melhorar constantemente seus processos, mantendo-se importante como um forte concorrente neste mercado.
No entanto, após todos os esforços para alcançar a certificação ISO e/ou introduzir os seus mecanismos, ainda há a chance de que o documento seja suspenso, em casos nos quais uma determinada empresa não tenha cuidados com relação a melhoria contínua do mesmo.
Enquanto a certificação ISO for válida, a empresa é analisada pelo órgão regulamentador e pode haver o selo revogado ao menor sinal de não conformidade com os itens requisitados.
Sendo assim, para que sua organização desfrute das vantagens deste instrumento e esteja pronta para futuras auditorias, veja como implementar a atualização da certificação ISO. Além disso, preze também pelo cumprimento dos fatores de qualidade, a fim de que estes vigorem em quaisquer processos executados.
A manutenção da certificação ISO na prática
Acreditar no conceito de qualidade como estrutura principal para as mais diversas tarefas e ações no dia a dia da empresa é um bom modo de fazer a reciclagem da certificação ISO. Para alcançar maior êxito nessa jornada, invista em análises constantes e dinâmicas, a fim de que a evolução dos resultados seja algo habitual.
Acompanhe as indicações, a seguir:
1- Assegure a motivação dos profissionais
Após obter a documentação, é fundamental reunir o time e reavivar missão, visão e valores – ou seja, identidade organizacional – no que compete a qualidade. Também é recomendado o diálogo sobre a essência e o foco de se preservar o selo. Com isso, elabore conferências sazonais e estimule os funcionários a participarem – através de suas sugestões e/ou críticas – para avanços no cotidiano da instituição.
No momento em que forem realizadas reuniões, observe e verifique os aspectos críticos dos processos da empresa, com o intuito de identificar falhas e potenciais ameaças.
2- Realize auditorias internas em seu negócio
As auditorias internas devem compor uma espécie de prática recorrente. Garanta que o time responsável seja habilitado para uma implementação exigente e de análise profunda, que possa detectar todos os requisitos que encontram-se fora dos padrões de normatização.
É essencial destacar que o papel da auditoria ultrapassa a listagem de erros, também indo de encontro com a observação de possíveis falhas, possibilidades de evolução segundo os atividades da empresa e adição de informações extras.
Uma vez tendo os relatórios da auditoria interna ao seu alcance, convoque os funcionários envolvidos para uma reunião, analise junto a eles todos os itens apontados cuidadosamente e diferencie os mesmos de acordo com o seu estágio. Isso objetivando os indícios achados e adequadamente protocolados.
Ao invés de apontar agentes causadores, desenvolva um planejamento de ação com metas bem estabelecidas, de forma que este aproxime os responsáveis e conduza as atualizações que foram instauradas.
3- Aposte no treinamento da sua equipe
Com a inclusão do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) do seu negócio, outras tarefas podem surgir. Logo, é necessário capacitar seus profissionais, a fim de que eles possam orientar ações segundo as normas regentes.
Vale ressaltar que as leis da certificação ISO são amplas. Portanto, é fundamental apostar em treinamentos e melhorias contínuas, além de impulsionar e fornecer ocasiões para que o time continue aprimorando-se sobre os requisitos estipulados.
As organizações que apostam não somente em treinamento, mas também no bem-estar dos seus colaboradores, asseguram maiores índices de qualidade nas práticas do dia a dia e formam um time mais coerente, minimizando as chances de uma grande rotatividade.
4- Prepare-se para a auditoria externa
Assim que for chegada a hora da auditoria externa, concilie todas as informações referentes aos últimos processos internos e afunile-as. A meta é que seu time esteja tanto habilitado quanto confiante, tendo a certeza de que as conformidades reagiram da maneira esperada, sem que qualquer item – seja ele relatório, documento e/ou pasta – fique para trás.
O responsável pela direção (RD) tem uma função importante nessa atividade. Inclusive, ele precisa estar imerso em todas as fases da auditoria.
5- Disponha da tecnologia para atualizações
Hoje em dia, não há razões para que uma instituição mantenha-se distante da adoção de sistemas digitais. Uma vez que estes podem automatizar tarefas e simplificar o cotidiano de profissionais, elevando o desempenho e reduzindo falhas.
Os softwares aplicados à gestão da qualidade e desenhados segundo as determinações da certificação ISO, como o Callisto, simplificam o acompanhamento dos recursos e o controle das variáveis, possibilitando mais garantia e assertividade.
Tais programas são capazes de administrar documentos, indicadores-chave de sucesso, fornecedores e demais relações comerciais. Além do fato destes serem grandes parceiros na identificação e na gestão de fatores críticos.
Isso também viabiliza a inclusão de todos o conhecimento em um só lugar, facilitando o acesso e o relacionamento entre os funcionários. Desse modo, a área diretiva da empresa e o restante de sua equipe atuam com maior rapidez, o que auxilia no processo das tomadas de decisão.
Com o amparo de softwares, gestores podem acompanhar e verificar a performance do seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Fora isso, é possível buscar melhorias constantes no que se refere às atividades do dia a dia, objetivando a qualidade dos serviços prestados.
Dispor da certificação ISO posiciona sua empresa com destaque frente a concorrência. Ademais, isso prova que a sua solução está atenta aos níveis de excelência dos produtos e/ou serviços que fornece, cumprindo com os requisitos obrigatórios e as leis exigidas.
Por esse motivo, repare na manutenção da certificação ISO que sua empresa adquiriu. Ela é determinante para a continuidade do negócio em um ambiente cada vez mais competitivo!
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