Em meio à rotina empresarial, a acumulação de documentos torna-se inevitável, englobando desde informações vitais até contratos e registros internos. A gestão de documentos surge como a chave para a organização eficiente desse vasto repertório, prometendo desvendar um caminho que vai além da mera burocracia.
Essa prática estratégica visa não apenas a economia sustentável e otimização do tempo, mas também a eficácia na recuperação de informações, essencial para a tomada de decisões informadas e a preservação da memória institucional.
Em um contexto onde a agilidade nas respostas, auditorias e análises fiscais são essenciais, a gestão meticulosa de registros emerge como uma ferramenta indispensável.
Descubra conosco o que é a gestão de documentos e quais as três fases essenciais da gestão documental, através de um guia prático para transformar a papelada acumulada em uma fonte valiosa de eficiência operacional e sucesso empresarial.
O que é a gestão de documentos?
Ao longo de sua trajetória, uma empresa acumula um vasto repertório de documentos, abrangendo desde dados cadastrais de clientes até registros internos e contratos com fornecedores.
A gestão de documentos, essencial para a organização eficiente, engloba práticas que visam simplificar o manuseio desses registros, proporcionando uma exploração mais eficaz. Seus objetivos são amplos, abrangendo desde a economia sustentável até a segurança e preservação da memória institucional.
Os principais objetivos da gestão de documentos incluem a busca por economia sustentável, otimização do tempo, facilidade e eficiência na recuperação de informações, além da preservação da memória organizacional.
Em um contexto em que a agilidade nas respostas a clientes, a conformidade em auditorias e a análise de documentos para declarações fiscais são cruciais, a organização meticulosa de registros torna-se uma ferramenta indispensável.
A gestão de documentos não é apenas uma prática administrativa, mas um alicerce para a transparência e eficácia operacional de qualquer negócio.
Ao garantir o acesso rápido e seguro a informações cruciais, ela se revela como a base necessária para a tomada de decisões informadas e o cumprimento de obrigações legais, contribuindo significativamente para o sucesso e sustentabilidade da empresa.
As 3 fases da gestão de documentos
A seguir, destacamos as três fases da gestão de documentos:
1. Produção de documentos
A gestão documental inicia-se na produção, onde normas para criação são estabelecidas, determinando suportes físicos e eletrônicos. Essa fase, crucial para o sucesso da gestão, racionaliza a criação, evitando excessos.
Aqui, a escolha criteriosa do suporte, classificação de armazenamento e destino final garantem uma base sólida.
2. Utilização dos documentos
Na segunda fase, a ênfase está na correta utilização dos documentos, essenciais para o êxito empresarial. Controle, uso efetivo e armazenamento adequado são centrais. Planos de classificação padronizados são fundamentais, assegurando uma recuperação eficiente das informações.
Aqui, a organização permeia desde a origem até a padronização do arquivamento.
3. Destino dos documentos
A terceira fase, crítica e estratégica, envolve decisões sobre a conservação e descarte de documentos. Identificação, listagem e avaliação são imperativos. Questões legais e administrativas guiam a determinação do tempo de guarda.
A precisão na identificação das classes, a definição de documentos permanentes e a coleta efetiva encerram o ciclo, evidenciando a importância da gestão documental.
Quais os benefícios da gestão de documentos?
A gestão de documentos não é apenas uma prática administrativa, mas uma estratégia vital para o sucesso e eficiência de uma empresa. Conhecer os benefícios que ela proporciona é essencial para compreender seu impacto positivo:
1. Redução de custos
Evitar o acúmulo de documentos desnecessários é o primeiro passo para a otimização financeira. Uma gestão eficiente elimina custos associados ao armazenamento de papéis, resultando em maior lucratividade para o negócio.
2. Agilidade na tomada de decisões
A organização eficaz dos documentos facilita o acesso rápido e fácil às informações cruciais. Isso não apenas torna a tomada de decisões mais produtiva, mas também agrega efetividade ao processo, contribuindo diretamente para o sucesso operacional.
3. Organização
A economia de espaço físico é um benefício tangível da gestão documental. Ao manter-se organizada, a empresa evita o acúmulo de documentos obsoletos, promovendo uma atmosfera mais ordenada e eficiente, possibilitando uma gestão eletrônica de documentos.
4. Redução de tempo
A digitalização de documentos traz uma economia significativa de tempo. O acesso facilitado por meio de soluções tecnológicas elimina a necessidade de manuseio físico, tornando as tarefas cotidianas mais eficientes e ágeis.
5. Segurança
A gestão de documentos assegura a segurança em todas as fases do processo. Adotando práticas que evitam extravios ou danos aos materiais, a empresa preserva a integridade das informações. Além disso, a utilização de tecnologia e softwares proporciona maior segurança dos dados, permitindo um controle rigoroso sobre o acesso.
Software para a gestão de documentos na saúde
Na área da saúde, a gestão eficiente de documentos é vital para assegurar padrões de qualidade e conformidade. Embora as fases desse processo sejam cruciais, a automação proporcionada por um software eleva a eficiência, reduzindo falhas e agilizando operações.
A Visto Sistemas, reconhecida por sua expertise, oferece o Vigix, um software de gestão da qualidade que inclui um módulo dedicado à gestão de documentos.
Esse módulo, disponível para aquisição independente, revoluciona a maneira como documentos são tratados, permitindo armazenamento, busca, versionamento, visualização e controle de versões obsoletas.
O fluxo de documentos, desde elaboração até distribuição, é meticulosamente registrado, destacando responsáveis em cada etapa. Com workflow integrado, o Vigix simplifica aprovações, garantindo rastreabilidade. Além disso, o controle de distribuição considera permissões específicas, proporcionando segurança e conformidade.
Notificações automáticas em casos de novas versões, mudanças de responsabilidades ou vencimento de prazos mantêm os usuários informados e engajados. Essa abordagem proativa, aliada a listas mestras e controle de registros, assegura uma gestão documental de alta qualidade.
Dessa forma, a Visto Sistemas, através do Vigix, não apenas simplifica a gestão de documentos na saúde, mas redefine os padrões de eficiência e qualidade, garantindo que cada documento seja gerenciado e organizado de maneira precisa e estratégica.
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