Manter um bom relacionamento com o cliente é fundamental para que empresas consigam sobreviver ao mercado. Isso inclui, naturalmente, as empresas fornecedoras de material hospitalar. Esse relacionamento, no entanto, deve ser especialmente cuidado e zelado quando ocorre a ausência de consignado.
Nestas ocasiões, é fundamental garantir que o imprevisto seja corrigido. Quando não há essa possibilidade e o cliente será negativamente impactado, será preciso encontrar um modo de comunicar-se com ele, negociando as medidas a serem tomadas, de modo a mitigar os efeitos e manter a boa reputação do fornecedor no mercado.
Neste artigo, mostraremos a importância de uma gestão de materiais consignados, bem como o que deve ser feito nos casos em que estes materiais estão faltantes. Boa leitura!
O que é a gestão de material consignado?
A gestão de material consignado é o ato de garantir, por parte do fornecedor, que os produtos solicitados pelo cliente serão entregues efetivamente e em tempo hábil. Por isso, planejamento e organização são os alicerces fundamentais da gestão de material consignado.
Essa gestão consegue garantir que os produtos não enfrentem falta no estoque, de modo que a ausência de material consignado não seja sequer uma remota ameaça. De forma prática, esse forço todo envolverá o treinamento adequado das equipes e o uso de softwares especializados.
O modelo de consignação é extremamente vantajoso para hospitais e fornecedores. No entanto, se a falta se torna frequente, este modelo de negócio pode tornar-se inviável para alguns clientes.
Qual a importância de uma boa relação com o cliente?
O relacionamento com o cliente é fundamental para o fornecedor de materiais consignados. Isso porque, embora a ausência de consignado não seja desejável, imprevistos podem ocorrer e será preciso lidar com essa situação.
Quando há um bom relacionamento entre fornecedor e cliente, será mais fácil realizar a comunicação de falta de determinado produto. No entanto, nos casos em que esse relacionamento não é saudável, a hostilidade por parte do cliente pode gerar prejuízos financeiros para o fornecedor, uma vez que, segundo a legislação, o consumidor pode exigir a entrega do produto mesmo quando não há estoque.
Por isso é fundamental saber lidar com a ausência de consignado. Com ou sem um bom relacionamento entre as partes, o fato é que o cliente jamais irá gostar de não receber aquilo que pediu. Um ERP é uma maneira eficiente de gerir o estoque para impedir faltas.
5 dicas para lidar com a ausência de consignado
Existem algumas boas práticas que, quando aplicadas, ajudam fornecedores a estabelecer uma comunicação positiva com o cliente, de modo a encontrar soluções que não geram prejuízos a nenhum dos lados (ou, quando isso não for possível, garantir o menor impacto possível para ambos).
Confira, a seguir, algumas dessas boas práticas:
Bom diálogo
O primeiro passo está no estabelecimento de um bom diálogo entre as partes. Esse diálogo tem, em primeiro lugar, um caráter relacional, ou seja, é fundamental que as pessoas envolvidas no contato entre fornecedor e cliente tenham uma boa relação.
Por isso, essa intermediação deve ser feita por pessoas com temperamento mais extrovertido e com facilidade para criar amizades.
Em segundo lugar, o diálogo deve ter um caráter técnico, ou seja, faz parte do bom diálogo ter canais efetivos para a comunicação. Pode ser, por exemplo, um grupo no WhatsApp que reúna as partes, ou até mesmo a centralização das informações no e-mail.
Dizer a verdade
Em segundo lugar, é fundamental que os fornecedores treinem suas equipes para sempre falar a verdade para o cliente. Diante da ausência de consignado, o constrangimento de ter de informar a falta dos produtos pode levar algumas pessoas à tentação de mentir sobre o que realmente aconteceu.
Inevitavelmente, no entanto, acontecerá que em algum momento a verdade aparecerá, e os efeitos de uma mentira flagrante serão muito mais negativos para o fornecedor do que ter de encarar as consequências de uma verdade dita no momento que o problema aparecer.
Conferência
A próxima boa prática diz respeito a uma questão de processos operacionais. A conferência dos produtos entregues deve ocorrer sempre que o fornecedor deixar algum material junto ao cliente. Essa conferência é fundamental para garantir que as incongruências sejam identificadas com antecedência.
Além disso, a conferência também deve acompanhar a preparação da equipe para comunicarem qualquer tipo de problema com prontidão, garantindo que o cliente tenha ciência do problema enfrentado e identificado.
Tenha os passos todos muito bem definidos
Criar processos e fixá-los como modus operandi das equipes é fundamental para evitar erros. Quando isso é aplicado, a ausência de consignado será diretamente mitigada, uma vez que as arestas que podem gerar erros nos processos estarão todas devidamente aparadas.
Use a tecnologia a seu favor
Por fim, é importante ressaltar a necessidade de contar com o apoio da tecnologia para realizar a gestão de consignados e evitar as faltas. Um software que realize a gestão de estoque, por exemplo, permitirá um controle mais dedicado e rigoroso do estoque atual e das entradas e saídas.
No caso de materiais hospitalares, a gestão de consignados é um item que merece especial atenção. Existem, no mercado, diversos ERPs que permitem uma gestão mais eficiente, como o ERP da Visto Sistemas.
Conclusão
Neste artigo, entendemos que a ausência de consignado é um problema que precisa ser encarado com coragem e muita honestidade. Vimos que a gestão de material consignado é o ato de garantir, por parte do fornecedor, que os produtos solicitados pelo cliente serão entregues efetivamente e em tempo hábil.
Essa gestão, bem executada, impedirá que as faltas aconteçam. No entanto, caso imprevistos apareçam, será preciso tomar medidas para lidar com isso. O bom relacionamento construído entre fornecedor e cliente é fundamental para que o processo seja o menos danoso possível para o fornecedor.
Além disso, algumas boas práticas ajudam a lidar com a ausência de consignado. Listamos cinco, a saber:
- bom diálogo
- dizer a verdade
- conferência
- passos bem definidos
- uso da tecnologia
Gostou do nosso conteúdo? Aprofunde ainda mais em nosso manual gratuito sobre gestão de material consignado, onde apresentamos o modo de controlar todos os processos envolvidos na gestão.
