Sem plano de ação bem traçado, as iniciativas, métodos e recursos necessários para se alcançar determinado objetivo ou meta na gestão da qualidade correm o risco de se perder pelo caminho.
Além de definir o que deve ser feito, um plano de ação apresenta os meios, as tarefas e atividades diárias que precisam ser realizadas para a concretização da meta previamente estabelecida.
Como a gestão de qualidade é um caminho que sempre visa a excelência, ou seja, sempre haverá planos de ação a executar, é preciso ser eficiente em cada etapa de busca da qualidade.
Desse modo, trazemos neste texto dicas sobre como executar um plano de ação utilizando como ferramenta um software de gestão da qualidade. Fique com a gente e confira!
Qual a importância de um plano de ação na gestão da qualidade?
Quando o gestor está seguro sobre o que deve fazer e como fazer, um plano de ação é algo relativamente simples e prático. Por isso, é empregado em diversas áreas corporativas, incluindo a gestão de qualidade.
Ao mesmo tempo, como um plano de ação traz em si mesmo uma mudança a ser implementada na operação, tornando a empresa mais eficiente, a sua realização é fundamental para que o negócio se mantenha em evolução e crescimento.
Ao orientar o papel de cada setor ou colaborador no processo de mudança, apontando o que fazer, como fazer e quando fazer, o plano de ação fortalece a cultura organizacional, pois traça um roteiro em que o trabalho em conjunto é valorizado, com cada colaborador sendo orientado a parte que lhe cabe na melhoria que está sendo empregada.
Quais os principais desafios nesse processo?
O principal desafio do plano de ação é alcançar a meta dentro do prazo previsto. Isso porque o tempo é o recurso mais escasso e valioso da operação — e qualquer plano de ação parte do pressuposto de ser o caminho mais curto, mais breve, mais prático e mais eficiente para concretizar o objetivo almejado.
Uma forma de manter esses desafios e dificuldades inerentes a qualquer plano de ação é elaborá-lo segundo um roteiro. Vamos apresentar uma série de tópicos a seguir e, na próxima parte do artigo, aprofundar o que deve ser feito para um plano de ação eficiente.
O que é importante levar em conta ao traçar um plano de ações:
- Definição clara e precisa do objetivo geral a ser alcançando;
- Listagem de tarefas e atividades para execução;
- Prever data de início e fim para cada etapa;
- Saber qual o orçamento necessário para cada tarefa ou ação;
- Definir quem é o responsável pela execução de cada ação;
- Ter bem claro quais os objetivos de cada passo que está sendo executado para o todo;
- Prever riscos, dificuldades e, claro, planos de contingência.
Como elaborar um plano de ação da qualidade?
A seguir, separamos 5 passos que podem ajudar a sua empresa a montar planos de ação eficientes e pertinentes:
Início
O objetivo é o componente mais importante de qualquer plano de ação, pois é a partir dele, e da análise de validade desse objetivo, que todos os demais passos devem ser traçados.
O segundo ponto é encontrar, entre os colaboradores, a pessoa mais indicada para ser o responsável pela execução do plano.
Para isso, é preciso contar com alguém que tenha conhecimento não só para tocar o plano, mas também para identificar eventuais dificuldades que possam prejudicar o andamento das tarefas, além de definir prazo e custos com maior clareza.
Planejamento
O planejamento em si das ações a serem realizadas é o coração do processo. Por isso, se o objetivo estiver definido com clareza, e o responsável pela execução seja um colaborador com conhecimento suficiente para a empreitada, o planejamento poderá ser feito para aquilo que, de fato, se destina, ou seja, estruturar as atividades que serão postas em prática.
É nesta fase que se faz o cronograma, determina-se quais os profissionais serão escolhidos e quais os custos que demandará a execução do plano.
Sem contar que, além do plano principal, muitas vezes é necessário a elaboração de planos de ações secundários, ou complementares, visando dar mais atenção a fatores como, risco, qualidade, recursos humanos, etc.
Execução
Nesta etapa de realização das atividades, tarefas e ações planejadas, tudo deve ser calculado em termos em tempo e custo, os dois componentes mais importantes a serem poupados, sempre que possível.
O responsável pela execução precisa analisar a execução de cada tarefa, uma vez que é nesta fase que restam evidentes os eventuais enganos, erros e/ou desvios que podem comprometer o projeto.
Monitoramento
Meios, métricas e indicadores são informações essenciais para monitorar e acompanhar a execução do plano de ação.
Por isso, sempre que for encontrado um problema, deve-se registrar o que ocorreu, identificando causas e buscando a melhor solução possível para resolvê-lo.
Conclusão
A fase de encerramento é muitas vezes negligenciada. Pois é uma fase que exige revisão de tudo que foi feito, com relatórios e informes tendo que ser elaborados e encaminhados a todos os envolvidos ou afetados pela mudança.
Uma fase de conclusão facilita a realização dos próximos planos de ação, pois é o momento de avaliar o que foi feito e aprender com isso, melhorando o desempenho quando novas mudanças forem exigidas.
Como um software pode ajudar na execução?
A vantagem de contar com um sistema integrado de gestão (ERP) como o Vigix, da Visto Sistemas, é a facilidade em reunir informações e dados úteis para o plano de ação.
Como dissemos antes, métricas e indicadores são fundamentais para orientar o responsável pela execução do plano de ação.
Com o Vigix, tudo fica à mão e a planilha eletrônica em que o plano de ação é elaborado pode ser facilmente alimentada por números, dados, métricas e indicadores pertinentes ao processo a ser aprimorado.
Se você quiser ter uma ideia mais aprofundado das vantagens que o Vigix traz para a elaboração dos planos de ação da sua empresa da área de saúde, entre em contato conosco e peça uma demonstração!
