Benchmarking, como se sabe, é o processo de avaliação da própria empresa com base na concorrência. É extremamente útil, por exemplo, na hora de decidir sobre rotinas e ferramentas a serem implementadas, usando-se para isso a comparação com outras firmas que já aperfeiçoaram os seus próprios métodos.
No segmento da saúde, um benchmarking consolidado entre as melhores empresas do ramo é o uso de ERP (Enterprise Resource Planning) para a gestão integrada do negócio. Pode-se perguntar então: existe um momento ideal para contratar um ERP?
Neste artigo, vamos listar os sinais que indicam a necessidade de contar com um ERP. Também vamos elencar vantagens e benefícios da implementação de um sistema especialmente desenvolvido para as empresas da área de saúde, como é o caso do software de ERP da Visto Sistemas.
Como saber o momento certo de contratar um ERP
Uma série de sinais indicam que sua empresa está necessitada de um software de gestão integrada. Processos morosos, dificuldades que se repetem diariamente e resultados aquém do previsto são alguns dos sinais que vamos discutir a seguir:
Processos lentos e desorganizados
Se na sua empresa há carência de um padrão de trabalho, ou seja, cada colaborador tem a sua própria maneira de executar a tarefa, então é muito provável que exista também sérias dificuldades em acompanhar e avaliar o desempenho individualmente ou por equipe.
Como uma bola de neve, isso impacta a empresa, os resultados oscilam e até tarefas simples, como treinar um novo colaborador em alguma rotina, torna-se algo complicado.
Esse é um dos sinais de que a sua empresa precisa com urgência de um ERP, um sistema em que os gestores possam mapear e padronizar rotinas e processos. Isso porque organização e sistematização de procedimentos é uma das atividades primárias de um ERP.
Informações dispersas e controle ineficiente
Informações descentralizadas complicam os processos de avaliação, dificultam o compartilhamento de dados entre setores e atrapalham a tomada de decisão.
Se esse é o caso na sua empresa, o ERP vai provocar uma revolução gerencial ao centralizar e consolidar todas as informações e dados numa única plataforma, economizando tempo e recursos e reduzindo consideravelmente o nível de estresse organizacional.
Desperdícios de materiais, maquinário, mão-de-obra e tempo
Empresas sem sistemas de gestão integrada tendem a ser redutos de desperdício. Por exemplo, se não há controle de estoque, o desperdício de materiais é uma consequência direta e objetiva.
A mesma coisa vale para máquinas e equipamentos: sem controle efetivo nos processos, elas podem ficar ociosas mais tempo do que deveriam, desperdiçando capacidade de produção.
Ociosidade também é um problema na mão-de-obra de empresas que não contam com um ERP. Ou então exige-se mais tempo do que o necessário para concluir determinada tarefa, reduzindo a produtividade.
Esse é um dos fatores do desperdício de tempo, que se alimenta ainda de processos burocratizados, etapas inúteis, espera de material, entre outros.
Incerteza na tomada de decisão
Como tomar uma decisão de forma segura se na sua empresa ocorrem problemas como os listados acima? Como levantar dados estratégicos de maneira rápida e definir novos planos de ação com confiança?
Essas incertezas minam o negócio e enfraquecem a empresa como um todo. Para ver o que um ERP pode fazer pela sua organização, acompanhe a seguir os benefícios de contar com uma softwares de gestão integrada.
Como a sua empresa se beneficia de um ERP
Vamos destacar nos tópicos abaixo aspectos gerais da rotina de sua empresa que são consideravelmente aprimorados com a implementação de uma plataforma de gestão integrada.
Integração
Ao centralizar processos, atividades, rotinas, dados e informações, o ERP faz sobrar tempo e energia para a dedicação ao que é necessariamente importante.
Por exemplo, imagine que a sua empresa tenha um programa dedicado ao controle de estoque e outro software unicamente utilizado para organizar pedidos de clientes. Ou ainda um terceiro que funcione apenas para a gestão financeira.
Pois essas três funções podem ser reunidas em um ERP, economizando recursos, tempo, energia e comunicação entre as áreas.
Tempo de resposta
O fluxo de informações é cada vez mais rápido e intenso no mundo corporativo. Quem não consegue lidar com isso, invariavelmente fica para trás.
Com plataformas de ERP, o tempo de resposta para clientes, fornecedores e colaboradores cai exponencialmente.
Dados padronizados
Sistemas diferentes numa mesma empresa implicam padrões distintos no fluxo de informações e dados. ERPs não têm esse problema.
Como a plataforma integra diversas áreas, tudo fica dentro do mesmo parâmetro, facilitando a visualização e compreensão dos colaboradores, o que por sua vez impacta diretamente na produtividade e eficiência da operação.
Facilidade de acesso e flexibilidade
Acompanhar o fluxo de informações da empresa é uma função que faz parte da rotina de diversos profissionais corporativos, como os do setor financeiro.
Isso fica muito mais fácil e seguro com aplicativos e dispositivos móveis interligados à plataforma ERP, permitindo o acesso remoto e o acompanhamento online das operações, sem prejuízos para a segurança e o negócio.
Segurança das informações
Ao centralizar informações e dados numa única plataforma, o ERP facilita muito a segurança. Sem diferentes bancos de dados, gestores e profissionais de TI poupam esforços de proteção e anonimização, pois tudo está concentrado em um único repositório.
Facilita o crescimento em escala
Crescer sem perder qualidade é um desafio para todas as empresas. Pois quanto mais variáveis em jogo, maior e mais abrangente é o controle necessário de gestores e chefes de setor.
Com um sistema integrado de gestão, cada etapa, cada momento de vida da empresa, pode ser conduzida da melhor forma possível, sem comprometer os negócios, já que softwares de ERP têm justamente na escalabilidade uma de suas principais vantagens.
Implemente um ERP na sua gestão
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