A pandemia do coronavírus lançou desafios em todas as atividades humanas. Novas maneiras de realizar antigas práticas tiveram que ser elaboradas. Grandes passos foram e estão sendo tomados para superar esses desafios.
E, como em tudo que é recente e realizado rapidamente, os equívocos e erros devem ser entendidos dentro deste contexto singular, mas sem esquecer também que o feito é melhor que o perfeito, embora ajustes e melhorias serão necessários quase unanimidade dos casos. Em relação às auditorias remotas isso não seria diferente.
Antes só existia a possibilidade de auditorias presenciais
Para muitas das empresas e entidades ligadas ao setor regulado, as auditorias remotas vieram para ficar. Elas começaram em abril deste ano. Antes, disso vale lembrar, só existia a possibilidade de auditorias presenciais.
E a presença de auditores na empresa sempre foi tratado como um momento crucial, pois depende da avaliação deles processos importantes como a obtenção de certificação.
Vale lembrar que auditoria é a atividade de verificação de procedimentos, estoques, rotinas, linhas de produção, entre outros, com o objetivo de encontrar evidências de que a operação está sendo realizada de acordo com regras, normas, leis, etc.
Questionamentos sobre a auditoria remota
Por isso, em abril, quando começou a modalidade de auditoria remota a pergunta geral era uma só: e agora, o que fazer?
Outros questionamentos surgiram na seqüência:
- A auditoria remota serve para todos os tipos de empresas?
- É possível manter remotamente a efetividade de uma auditoria presencial?
- O auditor não vai perder a possibilidade de fazer a observação? Observação que é um dos fundamentos da prática de auditoria.
Início forçado, mas necessário diante das circunstâncias
A todas essas perguntas a resposta pode ser uma só: depende de cada caso e depende também da evolução a partir desse início brusco, forçado, mas necessário diante das circunstâncias do momento.
A questão da efetividade da auditoria levanta alguns pontos importantes. Pois quando se faz a auditoria usando os recursos tecnológicos, o auditor está obviamente distante, na casa dele ou no escritório.
Toda a interação é realizada via câmera e compartilhamento de telas
Toda a interação com a equipe auditada é realizada via câmera e compartilhamento de telas. Tem sido uma nova experiência para todos, tanto para a empresa auditada quanto para os órgãos certificadores e os próprios auditores.
Por isso as primeiras auditorias realizadas no modo remoto foram consideradas um aprendizado.
E uma das lições aprendidas foi a necessidade de organizar das evidências por parte da empresa auditada. Por isso vale relembrar as 7 boas práticas de gestão de documentos.
1. Organize seus documentos físicos
Mesmo que grande parte dos documentos já seja rotineiramente digitalizada, ainda é necessário arquivar papéis. Por isso, mantê-los organizados poupa tempo. A dica é dividi-los em datas, segmentos e outras especificidades.
2. Descarte o que não é necessário
A gestão de documentos também pressupõe o arquivamento somente do que for necessário. Contas de luz, água, telefone que já perderam sua validade, por exemplo, podem ser descartados para liberar espaço físico e mesmo virtual.
3. Estabeleça um padrão
Cada documento precisa ter um padrão de armazenamento, com data, objetivo, importância, horário de arquivamento, título, etc.
4. Digitalize arquivos
Arquivos que você precisa ou mesmo quer armazenar por algum motivo, mas que não necessitam ser guardados em papel, devem ser digitalizados.
5. Faça o backup corretamente
A gestão de documentos passa por um bom e frequente backup. O tipo de backup que você vai utilizar depende de seu ERP (se possuir um) e da quantidade de arquivos armazenados, entre outros fatores.
6. Treine sua equipe
Treinar os seus colaboradores é imprescindível para o correto arquivamento e disponibilização dos registros da sua empresa.
7. Adquira um sistema de gestão de documentos
Um software de gestão de documentos é um apoio fundamental para organização dos arquivos de sua empresa. Módulos como o GED, do Vigix, são fundamentais durante auditorias remotas.
Como tem acontecido o processo de Auditoria Remota
Maristela Moraes, da MP Hospitalar, foi umas auditadas que já passaram pela experiência remota. No caso dela foram duas auditorias remotas desde abril. A primeira assusta, ela confessa. Confira a seguir um trecho do depoimento que ela deu durante um bate-papo promovido por nós sobre auditoria remota.
“A primeira auditoria remota assusta. E as evidências devem ser muito claras, não é possível deixar dúvidas para o auditor. Então primeiro ocorre uma entrevista inicial, onde é feita uma reunião de abertura, em seguida a parte da entrevista do auditor com o auditado, na qual são colhidas as primeiras informações, as primeiras evidências”, contou Maristela.
Segundo ela, a parte documental pode ser feita por meio de compartilhamento em tela, em tempo real, mostrando os documentos, ou pelo envio prévio dos documentos via email.
É necessário se preparar com antecedência
Por isso, alerta ela, é necessário um preparo anterior, pois as evidências precisam já estar digitalizadas para reduzir o tempo da auditoria. E para facilitá-la, sem ficar procurando documentos no momento.
Para Maristela, a maior diferença é que a auditoria física, durante a visita, há mais interação do auditor com os colaboradores, enquanto a remota é mais focada na comunicação em si.
Vigix faz toda a diferença nas auditorias remotas
De acordo com a gestora, o Vigix fez toda a diferença nas duas auditorias remotas que ela enfrentou.
“O sistema de gestão documental online, que é o Vigix, nos ajudou muito. Fizemos 80% da auditoria via Vigix. Então o auditor conseguiu ter uma amostragem melhor porque ele pode pedir o período que quis. Eu emitia o relatório para ele na hora”, disse Maristela.
