Nem sempre é algo fácil manter em dia o estoque de material hospitalar consignado. A realidade das empresas que atuam na área da Saúde mostra bem isso.
Afinal, são vários os processos para ficar de olho, a fim de controlar possíveis não conformidades. Mas não é só em relação à estrutura que se trata essa dificuldade: o problema pode ir além!
Neste artigo, vamos explicar como é possível fazer a gestão de agendamento de cirurgias, controlar o material hospitalar consignado e até mesmo cuidar da rastreabilidade e do armazenamento desses materiais com a ajuda do novo sistema Field Service.
Leia mais a seguir!
O que é material hospitalar consignado
Antes de saber o que é material hospitalar consignado, vale começar lembrando que o termo “consignação”é tão longevo quanto as próprias relações comerciais.
Uma de suas definições mais antigas diz que consignação é o “ato de tomar conta do carregamento de um navio que seu dono envia ao cuidado do correspondente, negociante ou consignatário”.
Não muito distante da definição mais recente segundo a qual consignação é o “depósito de mercadorias que alguém (um consignador) deixa em mãos de outrem (um consignatário), para que este possa vendê-las ou delas faça outro uso, conforme a disposição do consignador”.
No setor da saúde, consignação é muitas vezes uma questão de vida ou morte. Uma falha no controle de material hospitalar consignado pode ser fatal numa cirurgia de emergência realizada com carência de suprimentos.
Produtos descartáveis, por exemplo, têm alta demanda no dia a dia dos cuidados hospitalares, o que leva os gestores a dedicar especial atenção ao planejamento e organização do setor de controle dos materiais consignados.
Como tornar o controle do material consignado mais simples e eficiente
Cuidar da organização de um material hospitalar consignado é uma atividade que precisa de regras e capacitação em grupo. Isso se dá porque esse trabalho, quando está bem feito, reduz os gastos da empresa e assegura o produto constantemente em armazenamento.
A consignação pode ser definida como a entrega de itens, com certa instabilidade, a serem distribuídos em caso de urgência do paciente. Representa um meio benéfico tanto para as clínicas, quanto para os fornecedores desse tipo de artigo.
Tendo em conta esta determinação, é fundamental instaurar hábitos regulares, analisar de que forma ocorre a compra e venda de um material hospitalar consignado e acompanhar a mensuração dos produtos em estoque, a fim de apresentar números fiéis aos profissionais envolvidos.
Veja quais são as melhores formas para implementar uma boa gestão destes materiais, nos tópicos abaixo:
Fazer levantamentos constantes
A quantificação daqueles artigos que estão armazenados é uma exigência importante para que os produtos se mantenham em ordem.
Assim, é primordial que você realize uma categorização do material hospitalar consignado de acordo com a utilidade por cirurgias, fornecedor ou compra de ambos.
A partir do momento em que você tiver essa lista em mãos, os gerentes devem comparar o material hospitalar consignado conforme o custo, identificando os itens que precisam de um acompanhamento periódico.
Além disso, é de extrema relevância ter um monitoramento de consumo, com recebimentos e superávits. Inclusive, compartilhando o mesmo continuamente aos fornecedores para uma eventual reposição de armazenagem.
Essas atividades precisam ser normalizadas, a fim de que todas as pessoas que trabalham em meio ao processo saibam como efetuá-las.
Avaliar os fornecedores
Quando a clínica se responsabiliza por um material hospitalar consignado, os gerentes devem estar assegurados sobre a confiabilidade do negócio que fornece para ela. Por este motivo, algumas sugestões podem se fazer necessárias nesse sentido.
Em primeiro lugar, você deve pedir todos os documentos que atestem a permissão para um acordo de consignação e/ou compra, entre outras tarefas com relação ao uso do material hospitalar consignado.
Fora isso, é preciso requerer certificados de alvará de localização, do responsável técnico e da permissão de itens consignados nas instituições sanitárias capacitadas.
Controlar a saída de materiais
Em seguida do levantamento, os gerentes precisam se ocupar com a aplicação do material hospitalar consignado. Como não é possível desfrutar de um espaço físico para estoque em volumes maiores, se torna extremamente importante analisar a periodicidade do uso.
No entanto, algumas clínicas preferem não colocar os produtos no programa automatizado. E, nesses casos, a simples criação de uma planilha de acompanhamento do uso já seria capaz de solucionar o desafio de modo prático.
Falando nisso, é essencial que os gerentes analisem a saída desses artigos com seus fins de cirurgias feitos periodicamente, instaurando um volume mínimo e otimizando o fluxo dos produtos.
Realize capacitações em grupo
A prática para isenção do material hospitalar consignado depende de mais cuidado, caso seja confrontado com os outros itens clínicos. O motivo é que são materiais dedicados para operações cirúrgicas de quaisquer portes.
Inclusive, há leis específicas para geração de receita desses artigos nas folhas clínicas, a exemplo da obrigação de adicionar o rótulo no prontuário do paciente – algo que é realizado em determinados cenários – ou a validação do uso no material através de um raio-X.
Dessa forma, é crucial capacitar o grupo de profissionais que está envolvido em processos hospitalares. Afinal, esses materiais são sujeitos à falsificações e contratos duvidosos entre quaisquer tipos de agentes, o que acarreta em riscos ao bem-estar do consumidor final.
Administrar o material hospitalar consignado é um dever fundamental nas clínicas. Isso porque as ações que irão assegurar maior eficácia dos processos demandam a aplicação de levantamentos constantes, avaliação de fornecedores, controle da saída de materiais e capacitação contínua em grupo.
Solução recente e inovadora para melhoria da área de controle
Para melhorar a performance na área de controle de material hospitalar consignado, uma solução recente e inovadora é o Field Service, plataforma digital desenvolvida pela VISTO.
Essa ferramenta é capaz não apenas de facilitar as tarefas do dia a dia, como também de padronizar as suas atividades e permitir que novos profissionais sejam mais bem capacitados.
Assim, pode-se economizar tempo e recursos dos demais envolvidos, focando naquilo que realmente importa: a segurança dos processos. No Field Service da VISTO tudo isso é feito de forma integrada.
Recursos para controle de material hospitalar consignado
Entre os recursos para controle de material hospitalar consignado, por exemplo, há a possibilidade de o usuário acessar a lista de unidades que têm materiais consignados.
Assim, pode aplicar filtros para organizá-los de modo a visualizar, entre outros tópicos, todos que estão na contagem e todos que já tiveram a contagem finalizada, além de diversas outras ações.
A gestão do material consignado hospitalar é de vital importância para o desempenho e eficiência dos processos. Isso reflete diretamente na qualidade do atendimento.
Por isso é crucial contar com os parceiros certos para encontrar a melhor solução caso a caso.
Se a sua unidade hospitalar precisa aperfeiçoar o controle de material consignado, entre em contato conosco para combinarmos uma conversa esclarecedora a respeito das suas necessidades e também das potencialidade oferecidas pela plataforma digital Field Service.
