Saiba como analisar a matriz de risco e o que fazer com essas informações
Uma matriz de risco, ou matriz de probabilidade e impacto, é uma ferramenta visual para que os empreendedores consigam identificar todos os possíveis riscos atrelados ao seu negócio. Ela permite que todos dentro da corporação consigam visualizá-los de forma simples. Por se tratar de uma ferramenta gráfica, agiliza-se o processo de tomada de decisões e realização de medidas preventivas para os riscos, por meio, principalmente, da colaboração entre os departamentos da empresa. Já abordamos aqui no blog como elaborar uma matriz de risco e quais são as vantagens de se ter os riscos da operação mapeados em uma matriz. Nosso próximo passo é abordar como analisar a matriz de risco e utilizá-la proativamente na gestão empresarial. Confira.
Informações trazidas pela matriz de risco
Como já abordamos nos artigos anteriores, a matriz de risco atua com dois eixos: o eixo da probabilidade e o eixo do impacto. Ou seja, de acordo com a probabilidade de um risco acontecer e do impacto que esse risco poderá causar na empresa, a matriz calcula a criticidade de um risco. Quanto mais crítico, mais urgentemente esse risco precisa ser tratado, com a realização de ações preventivas, como treinamentos, mudanças de processos, uso de EPIs e inúmeras outras medidas. Assim, as informações trazidas pela matriz de risco estão relacionadas à urgência que um risco deve ser tratado.
Como analisar a matriz de risco
Vamos supor que o gestor da qualidade de sua empresa detectou um risco de um erro em determinado processo. A probabilidade, de 0 a 3, desse risco realmente acontecer, foi pontuada em 2. Já o impacto seria de 3, já que o erro comprometeria toda a empresa. Assim, a criticidade atingiu o nível 6 (calculando-se 3X2), o que significa uma alta criticidade. (Lembrando que esse é apenas um exemplo de cálculo que pode ser realizado. Muitas empresas não utilizam números, apenas classificações, outras utilizam cores, etc.).
Assim, é preciso também definir a urgência dessa criticidade. Por exemplo: será preciso realizar ações imediatas para criticidades muito altas, ações que podem ter prazo de um mês para criticidade alta, e assim por diante. Os riscos também precisam ser redefinidos periodicamente, de acordo com a necessidade da empresa.
Ações para minimizar riscos
Pois bem, agora você já entendeu como analisar a matriz de risco, vamos às ações que podem ser realizadas para minimizar os riscos (tanto mais quanto menos críticos):
Transfira alguns riscos
Em vez de você tomar ações relacionadas a determinados riscos, a ideia aqui é transferir esses riscos para uma empresa terceirizada. Essa empresa também deve saber como analisar a matriz de risco dentro dos riscos designados a ela, realizando ações para minimizá-los.
Explore os riscos benéficos
Nem todo risco é ruim, por exemplo, há um risco de não atendimento de demanda porque as vendas podem crescer muito. Assim, você precisa ter um plano B, de contratação imediata de novos funcionários, por exemplo, mesmo que sejam temporários.
Monitore os riscos
Como abordamos um pouco mais acima, é preciso monitorar os riscos com frequência, já que eles tendem a mudar – não somente os riscos em si mudam, mas também sua criticidade. Se você não fizer isso, pode estar trabalhando com um risco que não é tão crítico e deixando de realizar ações para evitar riscos de alto grau de criticidade.
Realize uma mudança de cultura
É preciso direcionar a cultura de sua empresa para que os colaboradores estejam cientes da importância do gerenciamento de riscos. O sucesso dos projetos depende quase que exclusivamente dessa consciência interna.
Faça treinamentos contínuos
Aprendizado nunca é demais. Seus funcionários precisam saber tudo sobre gerenciamento de riscos e também como analisar a matriz de risco. Mantenha o assunto sempre presente em treinamentos e capacitações.
Utilize a tecnologia a seu favor
Um bom SGA – Sistema de Gestão da Qualidade – conta com um bom gerenciamento de riscos, que pode ser auxiliado com o uso de softwares específicos para a qualidade, como é o caso do Vigix, da Visto Sistemas. Em um módulo próprio para a gestão de riscos, o software analisa, avalia, gere e monitora a efetividade do controle de risco nas empresas. O módulo foi desenvolvido com base na ferramenta FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), contribuindo de maneira expressiva para minimizar as falhas nos processos e atender com mais eficiência às demandas de melhoria contínua.
