Escolher um software para gestão da sua empresa, seja pela primeira vez ou para trocar o sistema atual, não é uma tarefa simples. É necessário considerar diversos aspectos, principalmente no que se refere ao segmento de atuação.
Uma das formas de minimizar as dificuldades deste processo é buscar respostas para algumas perguntas inerentes ao negócio, antes mesmo de começar a conhecer as opções disponíveis no mercado. Algumas delas são: Quais problemas precisam ser resolvidos? O que preciso que um software me ofereça, seja em processos do dia a dia ou gestão? Quais são os processos imprescindíveis que um sistema deve atender para que meu negócio funcione?
Falando especificamente das empresas fabricantes, importadoras e distribuidoras de OPMEs (órteses, próteses e materiais especiais), a complexidade se amplia, pois além de processos básicos do dia a dia, este segmento precisa atender toda uma regulamentação e normatização de órgãos reguladores como a Anvisa.
Se considerarmos o que diz no capítulo 2.3 do Manual de Boas Práticas de Gestão das Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPMEs), já teríamos uma dimensão do tamanho da responsabilidade que estas empresas, e o software escolhido, têm no processo de fornecimento para área da saúde.
Por isso, além das perguntas iniciais propostas acima, recomendamos as abaixo!
O negócio possui processos complexos, principalmente na área produtiva?
Se a resposta for não, pode-se optar por uma solução mais genérica. Agora, se o processo for complexo, com estruturas de produtos compostas por diversas matérias primas, produtos intermediários, recursividade, setup de máquinas e etc, é recomendável a busca de soluções especialistas porque, caso não a seja, a gestão da produção, estoques, custos, preços e etc podem ficar comprometida.
O negócio é de prestação de serviços e consequentemente baseado em pessoas?
A análise de aderência de um software ao segmento de serviços é realmente complexa. A diversidade de atividades e subsegmentos é muito grande, tornando difícil identificar um ERP que atenda plenamente a todos eles. Por isso, uma solução especialista é recomendada, destacando-se as funcionalidades de gestão de pessoas.
O negócio está sujeito a regras fiscais e tributárias muito complexas e específicas?
É certo que a complexidade fiscal e tributária atinge todas as empresas brasileiras porém, em alguns segmentos, ela chega a ser quase incompreensível. São tantos tributos, obrigações acessórias, variações de alíquotas e assim por diante que, até as mais competentes empresas de fornecimento de soluções genéricas, têm dificuldades para entender, interpretar e, consequentemente, traduzir em funcionalidades sistêmicas. Por isso, contar com “experts” é uma medida recomendável porque minimiza as chances de recolhimentos a maior, a menor e os consequentes riscos de autuações.
O negócio está sujeito ao cumprimento de normas impostas por agências reguladoras?
Este é um dos componentes que mais complicam a análise, seleção e adoção de um software de gestão. Apesar de terem o lado extremamente positivo de regular o mercado, gerar qualidade aos produtos e garantias ao consumidor, estas normas tornam-se verdadeiro “Calcanhar de Aquíles” para as empresas. Como já citamos, um bom exemplo é a ANVISA que regula as atividades de diversos segmentos, principalmente empresas que atuam no segmento de OPMEs, impondo-lhes regras e deveres muito rígidos. Mais uma vez, assegurar-se que o software escolhido possui todas as funcionalidades necessárias para atender a estas exigências é fundamental. E neste aspecto, mais uma vez, a solução especialista leva vantagem sobre a genérica que, na maioria das vezes, exige “customizações” para adequar-se e, em decorrência, maiores investimentos.
O conteúdo acima, não tem a intenção de fornecer uma “receita” para que as empresas escolham o software de gestão, mas sim de contribuir de forma simples para a assertividade neste processo.
