Nem sempre é algo fácil manter em dia o estoque de material hospitalar consignado. A realidade das empresas que atuam na área da Saúde mostra bem isso.
Afinal, são vários os processos para ficar de olho, a fim de controlar possíveis não conformidades. Mas não é só em relação à estrutura que se trata essa dificuldade: o problema pode ir além!
Neste post, vamos explicar como é possível fazer a gestão de agendamento de cirurgias, controlar o material hospitalar consignado e até mesmo cuidar da rastreabilidade e do armazenamento desses materiais com a ajuda de um sistema ERP. Leia mais, a seguir!
Como organizar o material hospitalar consignado?
Cuidar da organização de um material hospitalar consignado é uma atividade que precisa de regras e capacitação em grupo. Isso se dá porque esse trabalho, quando está bem feito, reduz os gastos da empresa e assegura o produto constantemente em armazenamento.
A consignação pode ser definida como a entrega de itens, com certa instabilidade, a serem distribuídos em caso de urgência do paciente. Representa um meio benéfico tanto para as clínicas, quanto para os fornecedores desse tipo de artigo.
Tendo em conta esta determinação, é fundamental instaurar hábitos regulares, analisar de que forma ocorre a compra e venda de um material hospitalar consignado e acompanhar a mensuração dos produtos em estoque, a fim de apresentar números fiéis aos profissionais envolvidos.
Veja quais são as melhores formas para implementar uma boa gestão destes materiais, nos tópicos abaixo:
Faça levantamentos constantes
A quantificação daqueles artigos que estão armazenados é uma exigência importante para que os produtos se mantenham em ordem. Sendo assim, é primordial que você realize uma categorização do material hospitalar consignado de acordo com a utilidade por cirurgias, fornecedor ou compra de ambos.
A partir do momento em que você tiver essa lista em mãos, os gerentes devem comparar o material hospitalar consignado conforme o custo, identificando os itens que precisam de um acompanhamento periódico.
Além disso, é de extrema relevância ter um monitoramento de consumo, com recebimentos e superávits. Inclusive, compartilhando o mesmo continuamente aos fornecedores para uma eventual reposição de armazenagem. Essas atividades precisam ser normalizadas, a fim de que todas as pessoas que trabalham em meio ao processo saibam como efetuá-las.
Avalie os seus fornecedores
Quando a clínica se responsabiliza por um material hospitalar consignado, os gerentes devem estar assegurados sobre a confiabilidade do negócio que fornece para ela. Por este motivo, algumas sugestões podem se fazer necessárias nesse sentido.
Em primeiro lugar, você deve pedir todos os documentos que atestem a permissão para um acordo de consignação e/ou compra, entre outras tarefas com relação ao uso do material hospitalar consignado.
Fora isso, é preciso requerer certificados de alvará de localização, do responsável técnico e da permissão de itens consignados nas instituições sanitárias capacitadas.
Controle a saída de materiais
Em seguida do levantamento, os gerentes precisam se ocupar com a aplicação do material hospitalar consignado. Como não é possível desfrutar de um espaço físico para estoque em volumes maiores, se torna extremamente importante analisar a periodicidade do uso.
No entanto, algumas clínicas preferem não colocar os produtos no programa automatizado. E, nesses casos, a simples criação de uma planilha de acompanhamento do uso já seria capaz de solucionar o desafio de modo prático.
Falando nisso, é essencial que os gerentes analisem a saída desses artigos com seus fins de cirurgias feitos periodicamente, instaurando um volume mínimo e otimizando o fluxo dos produtos.
Realize capacitações em grupo
A prática para isenção do material hospitalar consignado depende de mais cuidado, caso seja confrontado com os outros itens clínicos. O motivo é que são materiais dedicados para operações cirúrgicas de quaisquer portes.
Inclusive, há leis específicas para geração de receita desses artigos nas folhas clínicas, a exemplo da obrigação de adicionar o rótulo no prontuário do paciente – algo que é realizado em determinados cenários – ou a validação do uso no material através de um raio-X.
Dessa forma, é crucial capacitar o grupo de profissionais que está envolvido em processos hospitalares. Afinal, esses materiais são sujeitos à falsificações e contratos duvidosos entre quaisquer tipos de agentes, o que acarreta em riscos ao bem-estar do consumidor final.
Administrar o material hospitalar consignado é um dever fundamental nas clínicas. Isso porque as ações que irão assegurar maior eficácia dos processos demandam a aplicação de levantamentos constantes, avaliação de fornecedores, controle da saída de materiais e capacitação contínua em grupo.
De que forma um ERP pode ajudar na gestão?
A fim de otimizar o desempenho da clínica onde você trabalha, é possível contar com um ERP automatizado para a área da Saúde. Essa ferramenta é capaz não apenas de facilitar as tarefas do dia a dia, como também de padronizar as suas atividades e permitir que novos profissionais sejam melhor capacitados. Assim, pode-se economizar tempo e recursos dos demais envolvidos, focando naquilo que realmente importa: a segurança do paciente!
Entenda, na prática, como isso é possível:
Agendamento de cirurgia
Há um controle total das caixas ou kits que vão para cirurgias, sabendo o item que foi usado e qual precisa ser reposto. Além disso, é possível ter a gestão do faturamento destes artigos e o controle de pendências. Existe, inclusive, a possibilidade de realizar todo o processo de agendamento da intervenção com previsão de gastos.
Controle de material hospitalar consignado
Há acompanhamento de todo o material que está consignado pelo fabricante ou distribuidor, o qual fica no hospital. Ainda pode-se saber qual foi o consumo e a utilização do mesmo em uma cirurgia para prever a reposição – ou, até mesmo, a montagem – do item.
Rastreabilidade e armazenamento
Há possibilidade de saber exatamente onde está um material ou lote através do número de série, Rfid ou QR code. Também é possível fazer relatórios sobre as entradas e saídas de produtos, além do controle de registro por item da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA).
Agora, você deseja entender mais sobre a gestão dos equipamentos médicos e correlatos? Continue acompanhando nosso blog para acompanhar as novidades do setor!
