Qualquer tipo de sistema de gestão precisa levar em conta um eventual tratamento de não conformidade.
Seja nos processos de melhoria da qualidade, de gestão integrada ou em qualquer outro sujeito a auditorias, o uso eficiente de um bom software pode fazer toda a diferença para o sucesso dos programas implementados.
A seguir, entenda mais sobre o que caracteriza o tratamento de não conformidade, quais são as funcionalidades de um bom sistema de gestão e as principais recomendações para os empreendedores que precisam lidar com essa importante questão!
Aprenda o que é e qual a importância do tratamento de não conformidade
Quando abordamos algumas das normas internacionais que regem as atividades da grande maioria das empresas, com a ISO 9001, a ISO 14001, ISO 13485 e a ISO 22000, por exemplo, estamos falando sobre a implementação de processos muito bem definidos!
Caso algum desses processos falhe ao atender determinado requisito e os seus resultados não forem satisfatórios, torna-se necessário o tratamento de não conformidade, que nada mais é do que um diagnóstico, tratamento e prevenção de determinada ação problemática.
Confira exemplos que podem ser considerados não conformidades cotidianas em negócios dos mais diversos nichos:
- Atraso nos prazos de entrega;
- Funcionários realizando o uso incorreto de EPIs;
- Produtos que apresentam defeitos de fabricação;
- Não calibração adequada de equipamentos;
- Serviço prestados de forma errônea.
Em resumo, o tratamento de não conformidade é definido por qualquer ação que corrija o desempenho de algo que não está gerando os resultados esperados. Mesmo que a solução de problemas possa ser extremamente difícil, felizmente existem softwares específicos que facilitam essa tarefa! Saiba mais, no próximo item.
Saiba quais são as principais funcionalidades de um bom software de gestão
Um software que visa o tratamento de não conformidade precisa desempenhar algumas funções básicas para que realmente faça a diferença nos processos internos. Veja quais as principais vantagens que esse tipo de sistema é capaz de agregar:
Integre sua equipe e otimize as funções
Qualquer esforço de tratamento de não conformidade terá diversas atividades e pessoas envolvidas.
Um bom software é capaz de engajar os colaboradores para a importância dos resultados e fazer com que todos tratem cada situação com a atenção necessária, a fim de eliminar os problemas. Além de manter os fluxos de trabalho bem definidos, isso otimiza as funções por meio de uma integração precisa entre os envolvidos em cada processo.
Obtenha insights e registros precisos
Mais que captar as informações relevantes de forma prática, um software de tratamento de não conformidade ainda as organiza de forma intuitiva em um único documento.
Dessa forma, o tempo que antes era gasto na análise de dados, agora, pode ser dedicado em ações mais assertivas, que são obtidas por meio desses insights.
É importante ressaltar que leis regulamentares, a exemplo da própria ISO, exigem que as informações sobre o tratamento de não conformidade sejam muito bem documentadas. Portanto, além de dados relevantes para a gestão da qualidade, você ainda poderá cumprir requisitos e gerar relatórios de controle em um único clique!
Analise o histórico e tenha documentações em dia
Lembre-se de que não conformidades não são erros que devem ser apagados da história da sua empresa. Mas processos de aprendizado que devem ser discutidos e documentados para que o negócio possa evoluir!
Nesse sentido, uma das funções mais importantes de qualquer software de tratamento de não conformidade é a capacidade de registrar as informações sobre a gestão interna. A fim de que elas possam ser consultadas sempre que necessário.
Como se já não bastasse, as normas novamente são um ponto relevante! O requisito 10.2.2 da ISO 9001:2015, por exemplo, prevê que toda informação documentada deve ser retida.
Realize um planejamento preciso e assertivo
Aquilo que realmente garante o sucesso do tratamento de não conformidade é o plano de ação estabelecido para solucionar os eventuais problemas detectados. O sistema de gestão é fundamental para determinar esse planejamento, pois traz ferramentas que possibilitam a organização de ações eficientes.
Ao obter os dados de forma integrada e encontrar um modo bem fundamentado e intuitivo de estabelecer o tratamento de não conformidade, as chances de sucesso dessas ações tornam-se muito maiores!
Conheça as principais recomendações para quem deseja aderir à gestão de não conformidades
Agora que você já conhece as principais vantagens do tratamento de não conformidade no seu software de gestão, chegou a hora de saber algumas dicas básicas para que todos esses conceitos façam a diferença no seu negócio!
Aborde o tratamento de não conformidade como prioridade
Ainda é alto o índice de empresas que sequer realizam um esforço de gestão e tratamento de não conformidade.
Os empreendedores precisam ter em mente que, se é importante conhecer cada aspecto de sua produção para obter sucesso, as falhas cometidas em determinadas etapas também devem ser parte fundamental desse acompanhamento.
Tenha relatórios sempre detalhados e avalie sua eficácia
Ao implantar um sistema de gestão para o tratamento de não conformidade, lembre-se de que nenhum resultado será obtido se isso for feito de forma pouco detalhada, ou mesmo, sem continuidade. Os relatórios devem ser extremamente atualizados, a fim de que exista uma base comparativa sobre a real eficácia de cada detalhe ou alteração.
Cumpra os prazos estabelecidos e as exigências documentais
Ao atestar a necessidade de alguma ação, tenha um prazo e um responsável bem definidos para o seu cumprimento. Nesse sentido, o tratamento de não conformidade por meio de software é indispensável, pois proporciona total controle sobre o que deve ser feito, sempre com base nos parâmetros previstos na norma ISO e em demais regulamentações.
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